UNIDAD 7 - DESARROLLO DEL PERSONAL Y GESTIÓN DE CAPACITACIONES
Lección 5/6 - Creación de capacitaciones
1) CATALOGO DE ACTOS
Los eventos pueden ser creados sin ninguna planificación, o pueden planificarse como resultado de una necesidad.
Se accede a la gestión de eventos a través de la siguiente ruta de menú:
Recursos Humanos >> Gestión de Eventos >> Fechas
La transacciones usada para la creación de eventos son :
1) Txn. PV11 Creación sin recursos
Se debe de ingresar el tipo de evento, el evento y la fecha y presionar Pantalla de datos, en la que se ingresa la fecha de inicio, la sede y el idioma.
El status del evento podrá ser "planificado" si no se tiene certeza de celebrarlo o "fijo" si se tiene la certeza.
Para determinar el horario del evento tenemos 3 alternativas:
- Modelo con horario (recomendado ya que permite una mejor gestión de eventos)
- Horario sin modelo
- Horario definido por el usuario (recomendado)
2) Txn. PV10 Creación con recursos
La transacción se inicia completando los campos de evento o tipo de evento y la fecha de inicio y presionar Pantalla de Datos.
Se selecciona la sede, el idioma y el horario.
Para reservar los recursos, presionar "Seleccionar Recursos", con esto quedan asignado para la fecha del evento la cual puede modificarse.
Observaciones:
- El indicador obligatorio indica si un recurso es necesario para el desarrollo del acto.
- El indicador múltiple indica que puede ser usado para varios actos
- El indicador crítico indica que no hay suficientes recursos
- La disponibilidad indica qué porcentaje que está disponible en total.
- La necesidad restante indica qué porcentaje libre del tipo de recurso
En cuanto a las reservas se dispone de dos opciones:
a) Se puede utilizar la reserva de recuursos automática.
b) Se puede reservar los recursos manualmente seleccionando el recurso.
2) OPERACIONES DIARIAS
Todas las actividades relacionadas con los eventos deben ser registradas, tales como:
- Inscribir participación
- Cancelación de participación
- Cambio de Participación a otro curso
- Reemplazar participación
- Reserva adelantada de participación
Para poder hacer lo anterior, previamente deberá estar registrado el evento en el catálogo de eventos.
CREACIÓN DE PARTICIPANTES POR EVENTO
Transacción PV07 - Inscribir lista por Acto (transacción para crear participantes por evento)
Se ingresa el tipo de evento, el idioma y la sede
Se presentarán todos lo eventos que coincidan con los criterios dados, seleccionar el evento deseado y presionar Lista Partic
Campos a llenar:
- TP. Persona o unidad organizativa
- Cantidad. Número de participantes
- Prioridad. 00 a 09 Obligatoria, 10 a 89 Normal y 90 a 99 Lista de espera
- Tasa. Para grabar datos de facturación
- Gratis (no se graban datos para Tasa y Asignación)
- Facturación (datos de facturación)
- Imputación a una Unidad Organizativa
CREACIÓN DE PARTICIPANTES POR PARTICIPANTES
Transacción PV08 - Inscribir lista por Participante
CORRESPONDENCIA: Confirmación de inscripción definitiva
Se utilizan dos notas de correspondencia:
- Confirmación de inscripción definitiva
- Confirmación de participación.
Transacción PP40 - Correspondencia Salida Manual
La nota de inscripción definitiva de un participante la hacemos a través de la operación: ACER/TEIL y oprimir Fijar medio edición (por ejemplo "impresora")
Se selecciona Pantalla de Datos y luego el tipo y el participante
Es posible visualizar la notificación oprimiendo el boton de Visualizar impresión.
TAREAS REPETITIVAS DE LA GESTIÓN DE EVENTOS
Una vez creado un evento se pueden efectuar las siguientes actividades:
Bloquear y desbloquer actos para evitar que continúe su tratamiento
Con la apertura de un evento, a éste se pueden inscribir participantes, o se puede puede bloquer el evento para evitar inscripaciones
Utilizamos para esto la ransacción PV14
Fijar Actos
Fijar un acto consiste en cambiar su estado de planificado a activado, El acto de Fijar un Evento es irreversible.
Utilizamos para este fin la Transacción PV12
Cuando la cantidad de participantes inscritos es menor que la capacidad mínima, es sistema da opción a cancelar el evento, pasar de lista de espera a participantes y cambia a otro evento.