CATALOGO DE ACTOS
Aquí se crean y planifican las fechas de los tipos de eventos. Estos pueden ser creados sin ninguna planificación, o pueden planificarse como resultado de una necesidad.
La transacciones usada para la creación de eventos son :
PV11 Creación sin recursos
Se debe de ingresar el tipo de evento, el evento y la fecha y presionar Pantalla de datos, en la que se ingresa la fecha de inicio, la sede y el idioma.
El status del evento podrá ser "planificado" si no se tiene certeza de celebrarlo o "fijo" si se tiene la certeza.
Se indica el horario del evento (3 alternativas):
- Modelo con horario (recomendado)
- Horario sin modelo
- Horario definido por el usuario (recomendado)
PV10 Creación con recursos
Completar los campos de evento o tipo de evento y la fecha de inicio y presionar Pantalla de Datos.
Se selecciona la sede, el idioma y el horario, de la misma forma que en la PV11.
Para reservar los recursos, presionar "Seleccionar Recursos", con esto quedan asignado para la fecha del evento.
Si existiera concflicto con los recursos se podrá cambiar la fecha del evento
Es muy importante tener en cuenta los siguientes indicadores:
- El indicador obligatorio indica si un recurso es necesario para el desarrollo del acto.
- El indicador múltiple indica que puede ser usado para varios actos
- El indicador crítico indica que no hay suficientes recursos
- La disponibilidad indica qué porcentaje que está disponible en total.
- La necesidad restante indica qué porcentaje libre del tipo de recurso
Para ver detalles del recurso podemos consultarlos dando click en el recurso deseado.
OPERACIONES DIARIAS
Todas las actividades relacionadas con los eventos deben ser registradas, tales como:
- Inscribir participación
- Cancelación de participación
- Cambio de Participación a otro curso
- Reemplazar participación
- Reserva adelantada de participación
Para poder hacer lo anterior, previamente deberá estar registrado el evento en el catálogo de eventos.
CREACIÓN DE PARTICIPANTES POR EVENTO
Transacción PV07 - Inscribir lista por Acto
Se ingresa el tipo de evento, el idioma y la sede
Se presentarán todos lo eventos que coincidan con los criterios dados, seleccionar el evento deseado y presionar Lista Partic
Campos a llenar:
- TP. Persona o unidad organizativa
- Cantidad. Numero de participantes -individual =1-
- Prioridad. 00 a 09 Obligatoria, 10 a 89 Normal y 90 a 99 Lista de espera
- Tasa. Para grabar datos de facturación
- Gratis
- Facturación (datos de facturación)
- Imputación (centro de costos)
CREACIÓN DE PARTICIPANTES POR PARTICIPANTES
Transacción PV08 - Inscribir lista por Participante
CORRESPONDENCIA: Confirmación de inscripción definitiva
Se utilizan dos notas de correspondencia:
- Confirmación de inscripción definitiva
- Confirmación de participación.
Transacción PP40 - Correspondencia Salida Manual
Completar en Operación: ACER/TEIL y oprimir Fijar medio edición
Se oprime Pantalla de Datos y se selecciona el tipo y el participante
Es posible visualizar la notificación oprimiendo el boton de Visualizar impresión.
TAREAS REPETITIVAS DE LA GESTIÓN DE EVENTOS
Una vez creado un evento se pueden realizar varias tareas entre las más comunes:
Bloquear y desbloquer eventos
Con la apertura de un evento, a éste se pueden inscribir participantes, o se puede puede bloquer el evento para evitar inscripaciones
Transacción PV14
Fijar Eventos
Fijar un evento es pasar éste de planificado a fijado, con la capacidad mínima, optima o máxima. El acto de Fijar un Evento es irreversible.
Transacción PV12
Cuando la cantidad de participantes inscritos es menor que la capacidad mínima, es sistema da opción a cancelar el evento, pasar de lista de espera a participantes y cambia a otro evento.