UNIDAD 4 - LECCIÓN 2 "PAGOS MANUALES"
1. PAGOS Y COBROS:
Se trataran las transacciones manuales en el sistema para pagos a proveedores y cobros a clientes.
2. PAGO CON EFECTIVO O TRANSFERENCIAS
La diferencia entre recibir o emitir un pago en efectivo o transferencia es la cuenta contable que utilicemos,
Al realizar pagos la primera pantalla del sistema esta compuesta por tres partes:
- Datos de cabecera: en esta sección encontramos la clase de documento, que nos permite identificar si es cobranza o pago.
- KZ: Documento de Pago (K indicador de proveedores/acreedores) TRANSACCIÓN F-53
- DZ: Documento de cobranza (D indicador de deudores/clientes) TRANSACCIÓN F-28
- Medios de Pago: se elige la cuenta de mayor que representa el medio de pago. (cheque, efectivo, transferencia bancaria, moneda extranjera, entre otros. En caso de cheque o transferencia pueden tener el mismo tipo de cuenta mayor)
- Cuenta de terceros: debemos elegir el acreedor o deudor dependiendo de la operación.
NOTA: La diferencia de pago o cobro es que al cobrar ya conocemos el importe recibido, luego de seleccionar las facturas a pagar el sistema realiza los descuentos por pronto pago, calculo de impuestos, podremos realizar el importe del pago a realizar, el cual podrá ser modificado en función de las partidas seleccionadas para ser canceladas.
Una vez completada la selección de datos, debemos tratar las partidas abiertas, lo que implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago correspondiente. Este procesos es similar a la compensación de cuentas de mayor.
en este proceso:
1. El sistema traerá las partidas abiertas que tenga pendiente el tercero elegido. La grilla presenta los siguientes columnas en la solapa estándar:
- Número de documento
- Clase de documento (factura, nota de crédito, anticipos, etc)
- Fecha de documento
- Importe bruto
- Importe pagado en parte: en caso que la partida posea pagos parciales o aplicación de NC,
- Descuento: en base a la fecha y porcentaje que corresponda a la partida por las condiciones de pago.
- Porcentaje % de descuento.
***Estas columnas son configurables (Lo hace el consultor funcional)
2. Marcamos o desmarcamos las partidas (Si el importe está en negro es porque aun no se ha seleccionada, las seleccionadas están en color azul, por lo cual han sido marcadas para su cancelación.
- Podemos marcar/desmarcar manualmente: haciendo doble clic en cada partida sobre el importe, si hacemos clic en el número documento se abrirá para mostrar detalle.
- Marcando las partidas con la ayuda de los íconos y luego presionando los botones de activar o desactivar las partidas.
3. Evaluamos el estatus de tratamiento, donde se muestra la cantidad de partidas abiertas, y los totales seleccionados.
- Partidas: total de documentos pendientes por compensación, ha si hayan sido o no seleccionadas
- Visualización desde posición: indica cual es la primera posición que se visualiza en pantalla. (útil para listas grandes de documentos)
- Origen de diferencias: permite clasificar diferencias posibles entre el importe y las partidas seleccionadas
- Importe entrado: es el importe colocado en pantalla de datos bancarios. Puede ser modificado posteriormente, ya que cuando hacemos pagos no sabemos con certeza el monto exacto a pagar. Para modificar este importe debemos ir a el icono RESUMEN DE POSICIONES (Montaña), también se emplea para agregar una cuenta de mayor adicional; al estar en esa pantalla hacemos doble clic sobre el importe de banco ingresado. SI COLOCAMOS ASTERISCO EL SISTEMA DETERMINA EL IMPORTE QUE CORRESPONDE AL BANCO EN BASE A LAS PARTIDAS SELECCIONADAS PARA CANCELACIÓN. En ese caso debemos verificar el importe en monedas paralelas y limpiar ese campo, para que el sistema los vuelva a calcular con el tipo de cambio a la fecha.
- Asignados: sumatoria de partidas seleccionadas.
4. Simular, se resalta que las claves de contabilización las coloca el sistema de manera automática.
5. Grabar
3. DESCUENTOS POR PRONTO PAGO
Al momento de hacer la cancelaciÓn SAP verifica la fecha del pago comparando con la fecha de vencimiento. Si corresponde un descuento por pronto pago el sistema realizara ese descuento. Esto se puede visualizar al momento de cancelar. Los descuentos se pueden activar o desactivar en el botón ACTIVAR O DESACTIVAR DPP, en la casilla asignados se ve el total con los descuentos.
El asiento que SAP realice por la utilización del descuento dependerá de la configuración, una forma es imputar el descuento en una cuenta de resultados y la otra hacer los 2 asientos siguientes:
- Un documento adicional por pago como si se hubiera cancelado una nota de crédito.
- Un documento que reconozca el resultado con el IVA correspondiente este sera el mismo indicador que se uso en la factura.
4. ASIGNACIÓN DE CHEQUES MANUALES
Si la empresa cuenta con chequeras manuales estos se ingresaran a SAP con el documento de pago que corresponda, esto permite llevar control de los cheques emitidos necesarios para la CONCILIACIÓN BANCARIA.
5. TRANSACCIONES DE PAGOS Y COBRANZAS MANUALES
- TRANSACCIÓN F-53 PARA PAGOS MANUALES: >Finanzas>Gest.Financiera>Acreedores>Contabilización>SalidasdePagos>Contabilizar
- TRANSACCIÓN F-28 PARA COBRANZAS MANUALES: >Finanzas>Gest.Financiera>Deudores>Contabilización>Entrada de Pagos