Unidad 4 Los pagos manuales
1) el pago con efectivo o transferencias:
La unica diferencia entre emitir o recibir un pago en efectivo o transferencia , es la cuenta contable que utilicemos.
La primera pantalla se encuentra dividida en tres partes tal como vimos en la leccion anterior
- Datos cabecera: lo mas importante de los datos de cabecera es la clase de documento, ya que es lo que nos permite identificar si es una cobranza o un pago. Tendremos las siguientes clases de documentos KZ: Documento de pago DZ: Documento de cobranza
- Medios de pago: aqui es donde elegiremos la cuenta de mayor que represente el medio de pago. Esta cuenta puede ser efectivo, moneda extranjera, transferencia bancaria o cheque.
- Cuenta de terceras: debemos elegir el acreedor o deudor dependiendo de cual sea la operacion que estemos realizando, un pago o una cobranza.
Luego de haber completado los campos correspondientes a la cabecera, datos bancarios y cuenta de terceros deberemos tratar las partidas abiertas (Tratar partidas abiertas implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago correspondiente).
La pantalla de tratar partidas abiertas es muy similar a la de compensaciones de cuentas de mayor que aprendimos en la unidad 2. Volveremos a repasar algunos conceptos y aprenderemos otros nuevos.
El sistema traera todas las partidas abiertas que tenga pendiente el tercero que hayamos elegido en el punto anterior.
- La grilla de partidas - solapa estandar
Haremos un repaso de las columnas que se visualizan
- Numero de documento: Corresponde al numero de documento pendiente a compensar o cancelar.
- Clase de documento: Nos permite identificar el tipo de documento pendiente (Facturas, notas de creditos, anticipos, ect).
- Fecha de documento: Corresponde a la fecha del documento pendiente de compensar.
- Importe bruto: Es el importe total del documento
- Importe pagado en parte: Si un partida posee un pago parcial por la aplicacion de una nota de credito, ese importe lo veremos reflejado en esta columna.
- descuento: Importe de descuento que corresponde segun la fecha y el procentaje que tenga la almacenada la partida en su condicion de pago.
- Porcentaje de descuento: Es el porcentaje que puede traer la partida de acuerdo con la condicion de pago que se le haya asignado.
Las columnas que vemos en la grilla de aprtidas abiertas son configurables (lo hace un consultor funcional).
- ¿Como marcar y desmarcar partidas?: Si los importes de las partidas estan marcados con la letra en color negro es porque aun nose han seleccionado para su compensacion. Si la partidas estan en letra color azul significa que se han marcado para su cancelacion. (Nota si en opciones de tratamiento el usuario tiene el flag en partidas seleccionadas inicialmente inactivas, todas las partidas apareceran desmarcadas, si el flag no esta marcado todas las partidas vendran marcadas.)
Tenemos dos opciones para marcar / Desmarcar.
- Manualmente: Haciendo doble clic sobre la partida. Debems hacer el doble clic sobre el importe, si hacemos doble clic sobre el numero de documento, el sistema nos llevara a la visualizacion del documento.
- Marcando las partidas con la ayuda de los iconos luego presionando los botones de activar o desactivar las partidas.
- La barra de herramientas: Los iconos que poseemos en la barra de herramientas nos permitiran realizar distintas selecciones y operaciones para el tratamiento de las partidas abiertas.
- El status de tratamiento: aqui veremos informacion sobre la cantidad de partidas abiertas y totales de las partidas seleccionadas.
- Partidas: nos muestra el total de los documentos que estan pendientes de compensacion, indenpendientemente de que se haya seleccionado o no para su compensacion
- Visualizacion desde posicion: Nos india cual es la primera posicion que se visualiza en pantalla. Es un dato util cuando tenemos una lista grande de documentos.
- Origen de diferencias: Es una clave que permite clasificar de las diferencias que pudieran existir entre el importe entrado y las partidas seleccionadas.
- Importe entrado: es el importe que colocamos en la pantalla de datos bancarios. Este importe puede ser modificado posteriormente. Generalmente cuando hacemos un pago no sabemos el importe exacto que vamos a apgar hasta no seleccionamos las partidas que se cancelaran.
- asignados: Corresponde a la smuatoria de las partidas seleccionadas. A medida que amrcamos o desmarcarmos partidas, este campo se va actualizando.
IOJO si deberiamos ajustar el importe entrado o si fuera necesario ingresar una cuenta mayor adicional, por ejemplo de gastos o retenciones deberemos presionar el icono de resumen de posiciones.
Para ajustar el importe ingresado en el banco deberemos hacer doble clic sobre dicha posicion y se abrira la pantalla correspondiente a esa posicion y nos permitira modificar el importe.
Si colocamos un asterisco el sistema determinara automaticamente el importe que corresponde albanco. Esta determinacion se hace en base a las partidas seleccionadas para su cancelacion.
Cuando coloquemos el asterisco para determinar el importe, el sistema nos mostrara el importe en las monedas paralelas. Siempre deberemos borrar esos importes para que el sistema los vuelva a calcular en base al tipo de cambio de fecha.
para agregar una nueva posicion al documento, debemos ingresar la clave de contabilizacion correspondiente al debe o al haber, la cuenta , el importe y algun dato adicional dependiendo el tipo de cuenta.
4) Los descuentos por pronto pago: al momento de hacer una Cancelacion, SAP Verifica la fecha de pago comparandola con al fecha de vencimiento. Si corresponde un descuento por pronto pago, entonces el sistema realizara ese descuento.
Si nos encontramos ante facturas que poseen descuentos por pronto pago, lo visualizaremos al momento de elgir las partidas a cancelar.
A pesar de que una factura posea descuentos, los mismo pueden desactivarse y cobrarse o pagarse por la totalidad. Para esto debemos utilizar los iconos desactivar o activar DPP
En el campo asginados, donde se carga la sumatoria de las facturas seleccionadas. Contempla los descuentos , tal como lo podemos ver
Luego de seleccionadas las partidas el procedimiento es el mismo, debemos ingresar el importe correcto en la posicion del banco considerando los descuentos.
El asiento que SAP realice por la utilizacion de los descuentos dependera de la configuracion del sisteam, Una forma es imputar el importe del descuento en una cuenta de resultados, la otra forma de contabilizar implica que se genere dos asientos
- Un documento por el pago, el cual contendra una posicion adicional, similar a si se hubera cancelado una nota de credito.
- Un documento por con el reconocimiento del resultado y con el calculo de IVA correspondiente. El sistema utilizara el mismo indicador de IVA qeu se utilizo en la factura que poseia el descuento por pronto pago.
5) La asignacion de cheques manuales: Si la empresa cuenta con chequeras manuales, estos deben ingresarse por SAP asignandose al documento de pago que corresponde. Esta asignacion nos permitira llevar un control de los cheques emitidos y luego seran necesarios para la conciliacion bancaria.
6) Las transacciones de pagos y cobranzas manuales: Para ingresar
TRANSACCION F-53 PARA PAGOS MANUALES FINANZAS- GESTION FINANCIERA- ACREEDORES- CONTABILIZACION- SALIDA DE PAGOS- CONTABILIZAR
TRANSACCION F-28 PARA COBRANZAS MANUALES FINANZAS- GESTION FINANCIERA- DEUDORES- CONTABILIZACION- ENTRADA DE PAGOS.