LECCIÓN 2
LOS PAGOS MANUALES
1 Los pagos y cobros: Transacciones de pago dentro del grupo de las transacciones manuales. Para todos los casos se utilizarán las mismas transacciones (una de pago y una de cobro) solo cambiara el medio con el cual se está pagando.
2. El pago con efectivo o transferencias
La única diferencia entre emitir o recibir un pago en efectivo o transferencia, es la cuenta contable que utilicemos. La primera pantalla se divide en tres partes:
Datos Cabecera: Lo más importante es la clase de documento, porque identifica si es cobranza o pago, con las siguientes clases de documentos:
KZ: Documentos de Pago
DZ: Documentos de Cobranza.
Medios de pago: Se elige la cuenta de mayor que represente el medio de pago. Puede ser efectivo, moneda extranjera, transferencia bancaria o cheque (estas dos últimas pueden ser representadas por la misma cuenta de mayor).
Cuenta de Terceros. Elegir el acreedor o deudor, dependiendo de cuál sea la operación, un pago o una cobranza.
La pantalla de ingresos es muy similar en cobros y pagos, sin embargo, en pagos se debe considerar los descuentos por pronto pago, retenciones de impuestos, es por eso que se puede completar el campo importe con valor 1 y después se completa en función de las partidas seleccionadas a pagar.
Completados los datos de cabecera, datos bancarios y cuenta de terceros se deben tratar las partidas abiertas.
Tratar PAS. Partidas abiertas implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago correspondiente.
La pantalla de partidas abiertas es muy similar a la de compensaciones de cuentas de mayor.
El sistema traerá todas las partidas abiertas que tenga pendiente el tercero (deudor o acreedor) elegido.
La grilla de partidas – Solapa estándar: Columnas que se visualizan:
Número de documento: Número de documento pendiente de compensar o cancelar.
Clase de documento: tipo de documento pendiente (factura, nota de crédito, anticipos, etc.)
Fecha de documento: Fecha del documento pendiente.
Importe bruto: importe total del docto.
Importe pagado en partes: partidas con pago parcial, o aplicación de una nota de crédito.
Descuento: monto de descuentos, correspondiente a la fecha y porcentajes guardados en la condición de pago.
Porcentaje de Descuento: porcentaje de la partida de acuerdo con la condición de pago.
Las columnas de la grilla de partidas abiertas son configurables.
¿Cómo marcar y desmarcar partidas?
Los importes en letra color “Negro” aún no han sido seleccionados para su compensación. En color “Azul” significa que se han marcado para su cancelación.
Dos opciones para marcar/desmarcar.
Manualmente: doble clic sobre el importe.
Marcando las partidas: con ayuda de íconos y luego con botones de activar o desactivar las partidas.
La barra de herramientas: permiten realizar distintas selecciones y operaciones para el tratamiento de las partidas abiertas.
El status de tratamiento: Información sobre la cantidad de partidas abiertas y totales de las partidas seleccionadas.
Partidas: Total de documentos pendientes de compensación, independientes de las seleccionadas o no para su compensación.
Visualización desde posición: Indica la primera posición que se visualiza en pantalla. Es un dato útil en casos de grandes listas de doctos.
Origen de Diferencias: Clasifica las diferencias que pudieran existir entre el importe entrado y las partidas seleccionadas.
Importe entrado: importe capturado en la pantalla de datos bancarios, que puede ser modificado posteriormente. Cuando hacemos un pago no sabemos el importe exacto que vamos a pagar hasta que seleccionamos las partidas a cancelar.
Asignados: Sumatoria de las partidas seleccionadas. Conforme se marcan o desmarcan partidas se actualiza el campo.
Para ajustar el importe entrado o si fuera necesario ingresar una cuenta de mayor adicional, ejemplo gastos o retenciones, presionar el ícono “Resumen de posiciones”.
Para ajustar el importe ingresado en el banco, doble clic sobre la posición y abrirá pantalla que permitirá modificar el importe.
Si se coloca asterisco el sistema determinará automáticamente el importe que corresponde al banco. Esta determinación se hace conforme a las partidas seleccionadas para su cancelación.
Colocando el asterisco, el sistema mostrará el importe en las monedas paralelas, siempre se deben borrar esos importes para que el sistema vuelva a calcular en base al tipo de cambio de la fecha.
Una nueva posición al documento, se ingresa la clave de contabilización correspondiente al Debe o Haber, el importe y algún dato adicional dependiendo el tipo de cuenta (ejemplo: centro de costos).
Para una nueva posición: otro medio de pago, en este caso la posición de banco no se ingresa el total a pagar, sino solo una parte, para ingresar una nueva posición de banco completar con la clave de contabilización 50 la cuenta de mayor del banco que corresponda y el importe restante.
Simular: Seleccionado todas las partidas debemos grabar la transacción y simular el asiento para revisar.
El sistema determina de forma automática la contabilización, sin colocar claves.
Para finalizar el documento de pago, grabamos la operación.
3 Los descuentos por pronto pago
Condiciones de pago que pueden cancelarse anticipadamente y como consecuencia se recibe u otorga un descuento.
Al momento de hacer la cancelación, el sistema verifica la fecha de pago, compara vencimiento, y si corresponde un descuento por pronto pago, realiza el descuento.
En facturas con descuentos por pronto pago, se visualizan al momento de elegir las partidas a cancelar.
Los descuentos pueden activarse o desactivarse. (íconos Activar o Desactivar DPP)
El campo Asignados de la sumatoria de las facturas seleccionadas, contempla descuentos: ejemplo factura de 1000 UDS, importe asignado es de 970 USD, en consecuencia, el descuento es del 3%.
Seleccionadas las partidas, el procedimiento es el mismo, se ingresa el importe correcto en la posición del banco con descuentos. Con la función de completar con asterisco * el sistema calcula automáticamente. Dependerá de la configuración del sistema el asiento de los descuentos.
Una forma es imputar el importe del descuento en cuentas de resultados.
La otra forma es generar dos asientos:
Uno por el pago, que contendrá una posición adicional como si se hubiera cancelado una Nota de crédito.
Un documento con el reconocimiento del resultado, con el cálculo de IVA. Este último documento es el que se cancela en el documento de pago, si se visualiza una lista de documentos, se ven las siguientes partidas:
Con este procedimiento se ven la contabilización de la factura, ejem. Factura por 1000, con pago anticipado se obtiene un descuento por PP, con lo cual la salida del banco es de 970 USD.
1. LA ASIGNACIÓN DE CHEQUES MANUALES
Con cheques manuales, se ingresan a SAP asignándose al documento de pago que corresponde, lo que permite llevar un control de cheques para conciliación bancaria.
2. LAS TRANSACCIONES DE PAGOS Y COBRANZAS MANUALES
Acceso a transacciones de pagos y cobranzas manuales.
Transacción F-53 para pagos manuales
- Finanzas
- Gestión financiera
- Acreedores
- Contabilización
- Salida de Pagos
- Contabilizar
Transacción F-28 para cobranzas manuales
- Finanzas
- Gestión financiera
- Deudores
- Contabilización
- Entrada de pagos