PAGOS MANUALES
1. Pagos y Cobros.
Para todos los casos utilizaremos las misma transacciones (una de pago y una de cobro), solo se cambiará el medio con el cual se estará pagando.
2. Pago con efectivo o transferencias.
La diferencia entre recibir o emitir un pago en efectivo o transferencia es la cuenta contable que utilizaremos.
La primera pantalla tiene la siguiente estructura:
Datos de cabecera: la clase de documento nos permite identificar si es una cobranza o un pago:
- KZ Documento de pago.
- DZ Documento de cobranza.
Medios de pago: elegiremos la cuenta de mayor que representa el medio de pago. Las transferencias o cheques pueden estar representadas por la misma cuenta de mayor.
Cuenta de terceros: elegiremos el acreedor o deudor dependiendo de la operación que estemos realizando.
Cuando cobramos conocemos el importe recibido, en cambio cuando pagamos no necesariamente lo sabemos hasta que seleccionemos las facturas a pagar, y el sistema calcule las retenciones de impuestos, los descuentos por pronto pago, es por eso que el importe muchas veces se modifica en función con las partidas a pagar.
Luego de haber completado estos campos tenemos que tratas las partidas abiertas. Tratar PAs que implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago.
El sistema traerá todas las partidas abiertas que tenga pendiente el tercero que hayamos elegido.
Grilla de partidas - Solapa estándar.
- Número de documento.
- Clase de documento.
- Fecha de documento.
- Importe bruto.
- Importe pagado en parte (si una partida posee un pago parcial).
- Descuento.
- Porcentaje de descuento.
las columnas que vemos en la grilla de partidas pueden ser configuradas por un consultor funcional.
Cómo marcar y desmarcar partidas?
Si los importes de las partidas están marcados con letra de color negro, es por que aún no se han seleccionado para su compensación, si están con letra azul significa que se han marcado para su cancelación.
Dos opciones para marcar y desmarcar:
- Manualmente: haciendo doble click sobre la partida. tenemos que hacer doble click sobre el importe, si hacemos doble click sobre el número del documento el sistema no llevará a la visualización del documento.
- Marcando las partidas con la ayuda de los íconos y luego presionando los botones activar o desactivar las partidas.
Barra de herramientas:
En la barra de herramientas teneos íconos que nos permiten realizar distintas selecciones y operaciones para el tratamiento de las partidas abiertas.
Status del tratamiento:
- Partidas: nos muestra el total de documentos pendientes de compensación seleccionados o no.
- Visualización desde posición: indica cual es la primera posición que se visualiza en pantalla.
- Origen de diferencias: clasifica las diferencias existentes entre el importe entrado y las partidas seleccionadas.
- Importe entrado: es el importe que colocamos en la pantalla de datos bancarios, puede ser modificado posteriormente.
- Asignados: sumatoria de las partidas seleccionadas.
para ajustar el importe entrado o para adicionar una cuenta de mayor deberemos presionar el ícono Resumen de posiciones.
Para ajustar el importe ingresado en el banco haremos doble click sobre dicha posición, si colocamos un asterisco el sistema determinará automáticamente el importe que corresponde al banco, esta determinación se hace en base a partidas seleccionadas para su cancelación.
cuando coloquemos el asterisco el sistema mostrará el importe en monedas paralelas, siempre hay que borrar estos importes para que el sistema los vuelva a calcular en base al tipo de cambio de la fecha.
para ingresar una nueva posición al documento debemos ingresar la clave de contabilización correspondiente al debe o al haber la cuenta, el importe y algún dato adicional dependiendo del tipo de cuenta.
Simular
Luego de haber seleccionado todas las partidas procedemos a grabar la transacción, no sin antes simular el asiento para ver como quedará.
la clave de contabilización es determinada por el sistema de manera automática.
finalmente grabamos la operación.
3. Descuentos por pronto pago.
Al momento de la cancelación SAP verifica la fecha de pago y la compara con la fecha de vencimiento, y si corresponde realizará el respectivo descuento.
A pesar de que las facturas posean descuentos, estos se pueden desactivar utilizando los íconos Activar o Desactivar DPP
En el campo Asignados, donde se carga la sumatoria de las facturas seleccionadas, contempla los descuentos.
Luego de seleccionadas las partidas debemos ingresar el importe correcto en la posición del banco considerando los descuentos, con la funcionalidad de completar el sistema lo calcula automáticamente.
el asiento que se genere dependerá de la configuración del sistema, una forma es cargar el descuento a una cuenta de resultados, y otra forma es que se generen dos asientos:
- Un documento por el pago, el cual contendrá una posición adicional similar a si se hubiera cancelado una nota de crédito.
- Un documento por el reconocimiento del resultado y con el cálculo de IVA correspondiente, el sistema utilizará el mismo indicador de IVA que utilizó en la factura.
4. Asignación de cheques manuales.
Si la empresa cuenta con chequeras manuales, estos cheques deberán ingresarse a SAP asignándole al documento de pago que corresponde, que luego serán necesarios para la conciliación bancaria.
5. Transacciones de pagos y cobranzas manuales.
Transacción F-53 para pagos manuales.
Finanzas>> Gestión Financiera>> Acreedores>> Contabilización>> Salida de pagos>> Contabilizar.
Transacción F-28 para cobranzas manuales.
Finanzas>> Gestión financiera>> Deudores>> Contabilización>> Entrada de pagos.