PAGOS MANUALES
1 | Pagos y Cobros
Una de las transacciones de pago que se encuadra dentro del grupo de las transacciones manuales. Veremos como se registran los pagos manuales a proveedores y las cobranzas a clientes.
Para todos los casos utilizaremos las mismas transacciones (una de pago y una de cobro), solo que se cambiará el medio con el cual se está pagando.
2 | Pago con efectivo o transferencias
La única diferencia entre emitir o recibir un pago en efectivo o transferencia, es la cuenta contable que utilicemos.
La primer pantalla se encuentra dividida en tres partes tal como vimos en la lección anterior, hagamos un repaso.
- Datos Cabecera: lo más importante de los datos de cabecera es la clase de documento, ya que es lo que nos permite identificar si es una cobranza o un pago. Tendremos las siguientes clases de documentos:
KZ: Documento de Pago
DZ: Documentos de Cobranza
- Medios de Pago: aquí es donde elegiremos la cuenta de mayor que represente el medio de pago. Esta cuenta puede ser efectivo, moneda extranjera, transferencia bancaria o cheque. (Las transferencias y cheques pueden estar representada por la misma cuenta de mayor).
- Cuenta de Terceros: debemos elegir el acreedor o deudor dependiendo de cual sea la operación que estemos realizando, un pago o una cobranza.
Luego de haber completado los campos correspondientes a cabecera, datos bancarios y cuenta de terceros deberemos tratar las partidas abiertas.
Tratar PAs
Tratar Partidas abiertas implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago correspondiente.
La pantalla de tratar partidas abiertas es muy similar a la de compensaciones de cuentas de mayor que aprendimos en la unidad 2. Volveremos a repasar algunos conceptos y aprenderemos otros nuevos.
El sistema traerá todas las partidas abiertas que tenga pendiente el Tercero que hayamos elegido en el punto anterior.
Grilla de partidas - Solapa Estándar
Visualizamos las siguientes columnas
- Número de Documento: corresponde al número de documento pendiente de compensar o cancelar.
- Clase de documento: nos permite identificar el tipo de documento pendiente (Factura, Nota de crédito, anticipos, etc.)
- Fecha de documento: corresponde a la fecha del documento pendiente de compensar.
- Importe Bruto: es el importe total del documento.
- Importe pagado en parte: si una partida posee un pago parcial (o la aplicación de una nota de crédito) ese importe lo veremos reflejado en esta columna.
- Descuento: Importe de descuento que corresponde según la fecha y el porcentaje que tenga almacenada la partida en su condición de pago.
- Porcentaje de Descuento: es el porcentaje que puede traer la partida de acuerdo a la condición de pago que se le haya asignado.
Las columnas que vemos en la grilla de partidas abiertas son configurables (lo hace un consultor funcional).
¿Cómo marcar y desmarcar partidas?
Si el importe de las partidas están marcadas con la letra en color negro es porque aun no se han seleccionado para su compensación. Si las partidas están en letra color azul significa que se han marcado para su cancelación.
Si en Opciones de tratamiento el usuario tiene el flag en Partidas Seleccionadas inicialmente inactivas, todas las partidas aparecerán desmarcadas, si el flag no esta marcado todas las partidas vendrán marcadas.
Tenemos dos opciones para marcar/desmarcar
- Manualmente: haciendo doble clic sobre la partida. Debemos hacer el doble clic sobre el importe, si hacemos doble clic sobre el número de documento, el sistema nos llevará a la visualización del documento.
- Marcando las partidas con la ayuda de los íconos y luego presionando los botones de Activar o Desactivar las partidas.
Barra de Herramientas
Los iconos que poseemos en la barra de herramientas nos permitirán realizar distintas selecciones y operaciones para el tratamiento de las partidas abiertas.
Status de Tratamiento
Aquí veremos información sobre la cantidad de partidas abiertas y totales de las partidas seleccionadas.
- Partidas: Nos muestra el total de los documentos que están pendientes de compensación, independientemente de que se hayan seleccionado o no para su compensación.
- Visualización desde Posición: nos indica cual es la primera posición que se visualiza en pantalla. Es un dato útil cuando tenemos una lista grande de documentos.
- Origen de Diferencias: es una clave que permite clasificar las diferencias que pudieran existir entre el importe entrado y las partidas seleccionadas.
- Importe entrado: es el importe que colocamos en la pantalla de datos bancarios. Este importe puede ser modificado posteriormente. Generalmente cuando hacemos un pago no sabemos el importe exacto que vamos a pagar hasta que no seleccionamos las partidas que se cancelarán.
- Asignados: corresponde a la sumatoria de las partidas seleccionadas. A medida que marcamos o desmarcamos partidas, éste campo se va actualizando.
Si debiéramos ajustar el importe entrado o si fuera necesario ingresar una cuenta de mayor adicional, por ejemplo de gastos o retenciones deberemos presionar el ícono de Resumen de Posiciones
Para ajustar el importe ingresado en el banco deberemos hacer doble clic sobre dicha posición y se abrirá la pantalla correspondiente a esa posición y nos permitirá modificar el importe.
Si colocamos un asterisco el sistema determinará automáticamente el importe que corresponde al banco. Esta determinación se hace en base a las partidas seleccionadas para su cancelación.
Cuando coloquemos el asterisco para determinar el importe, el sistema nos mostrará el importe en las monedas paralelas. Siempre deberemos borrar esos importes para que el sistema los vuelva a calcular en base al tipo de cambio de la fecha.
Para agregar una nueva posición al documento, debemos ingresar la clave de contabilización correspondiente al Debe o Haber, la cuenta, el importe y algún dato adicional dependiendo el tipo de cuenta. (Ejemplo, Centro de costos).
Simular
Una vez que hayamos seleccionado todas las partidas debemos grabar la transacción, previamente podremos simular el asiento para
revisar como quedará.
Veremos que no hemos colocado en ningún momento claves de contabilización, ya que todo lo determina el sistema de manera automática.
Para finalizar con el documento de pago, grabamos la operación.
3 | Descuentos por pronto pago
En la unidad anterior hemos visto que existen condiciones de pago que pueden cancelarse anticipadamente y como consecuencia se recibe u otorga un descuento.
Al momento de hacer la cancelación, SAP verifica la fecha del pago comparándola con la fecha de vencimiento. Si corresponde un descuento por pronto pago, entonces el sistema realizará ese descuento.
Si nos encontramos ante facturas que poseen descuentos por pronto pago, lo visualizaremos al momento de elegir las partidas a cancelar.
A pesar de que una factura posea descuentos, los mismos pueden desactivarse y cobrarse o pagarse por la totalidad. Para esto podemos utilizar los icono Activar o Desactivar DPP.
En el campo Asignados, donde se carga la sumatoria de las facturas seleccionadas, contempla los descuentos, tal como lo podemos ver en la siguiente imagen 4.2.8. donde si bien la factura es de 1.000 USD, el importe asignado es de 970 USD como consecuencia del descuento del 3% que posee la factura.
Luego de seleccionadas las partidas el procedimiento es el mismo. Debemos ingresar el importe correcto en la posición del banco considerando los descuentos. Con la funcionalidad de completar con asterisco el sistema lo calcula automáticamente.
El asiento que SAP realice por la utilización de los descuentos, dependerá de la configuración del sistema. Una forma, es imputar el importe del descuento en una cuenta de resultados. La otra forma de contabilizar implica que se generen dos asientos:
Un documento por el pago, el cual contendrá una posición adicional, similar a si se hubiera cancelado una Nota de Crédito.
Un documento por con el reconocimiento del resultado y con el calculo de IVA correspondiente. El sistema utilizará el mismo indicador de IVA que se utilizó en la factura que poseía el descuento por pronto pago.
Este documento que vemos en la imagen 4.2.10. es el que se cancela en el documento de pago. (Posición 002 de la imagen 4.2.9).
Si visualizamos una lista de documentos, veremos las siguientes partidas:
Contabilizamos una factura de gastos por 1000 USD, como pagamos anticipadamente, tuvimos un descuento de 30 USD, con lo cual, de la cuenta de Banco salió un pago por 970 USD.
4 | Asignación de cheques manuales
Si la empresa cuenta con chequeras manuales, estos cheques deberán ingresarse a SAP asignandose al documento de pago que corresponde. Esta asignación nos permitirá llevar un control de los cheques emitidos y luego serán necesarios para la conciliación bancaria. La asignación de cheques manuales, lo veremos en la próxima lección.
5 | Transacciones de pagos y cobranzas manuales
A continuación encontrarás los accesos a las transacciones de pagos y cobranzas manuales.
Transacción F-53 para pagos manuales
> Finanzas.
|-> Gestión Financiera
|-> Acreedores
|-> Contabilización
|-> Salida de Pagos
|> Contabilizar
Transacción F-28 para cobranzas manuales
> Finanzas.
|-> Gestión Financiera
|-> Deudores
|-> Contabilización
|-> Entrada de Pagos