1 | Transacciones Clásicas de contabilización de documentos
En la unidad 2 hemos visto como contabilizar documentos con cuentas de mayor con la transacción F-02. En el caso de deudores y acreedores la transacción es muy similar solo que incorporaremos otras clases de cuentas. Veremos que las pantallas son exactamente iguales, con algunas diferencias en los datos que son obligatorios u opcionales.
Las transacciones que utilizaremos son mascaras de la transacción básica FB01, que traen propuestos ciertos datos. El procedimiento de ingreso es siempre el mismo.
2 | Facturas de Acreedores
En este punto veremos las principales características para el ingreso de documentos de acreedores ya sean Facturas, Notas de Crédito o Notas de Débito.
Transacción F-43
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Acreedores
|-> Contabilización
|->Factura General
En la primera pantalla deberemos ingresar los datos de cabecera y la primera posición del documento. El sistema ya trae como propuesta la clase de documento 'KR - Factura Acreedor' y la clave de contabilización '31 - Imputación de acreedor en el haber'.
Datos a completar en la cabecera del documento:
Fecha de documento y contabilización.
Clase de documento y Sociedad.
Moneda y Tipo de Cotización.
Referencia y texto de Cabecera.
Veremos que en esta primera pantalla, en la parte inferior, el sistema nos habilita los campos para el ingreso de la primera posición del documento. No es relevante el orden de las posiciones, no obstante, SAP siempre propone una clave de contabilización de deudor o acreedor dependiendo la transacción con la que accedimos.
Datos a completar en la primera posición del documento:
Clave de contabilización: el sistema propone 31 que corresponde para el uso de facturas de acreedores.
Cuenta: en este campo se elige el código acreedor que corresponda.
Presionando Enter o el tilde verde que se encuentra en el vértice superior izquierdo accedemos a la siguiente pantalla.
Una vez que hayamos accedido a la posición del acreedor, se deberá ingresar el monto total de la factura, es decir, el monto a pagar. En esta pantalla nos encontraremos con datos adicionales como la condición de pago, la misma se completa automáticamente con la condición que se ha especificado en los datos maestros del acreedor, si es necesario, se puede modificar.
La condición de pago tiene almacenada los días de plazo en el cual se deberá abonar la factura, éste plazo de pago comenzará a contarse desde la fecha base. Adicionalmente, la condición de pago puede contener un porcentaje de descuento por pronto pago.
Ejemplo: Si la factura se paga antes de los 10 días, se obtendrá un 3% de descuento.
Fecha Vencimiento
No es un campo que se ingrese manualmente, sino que se calcula sumando los días de la condición de pago a la fecha base.
Finalmente antes de pasar a la siguiente pantalla, deberemos ingresar los datos correspondientes a la próxima posición. La siguiente posición corresponderá a la cuenta de mayor que identificará la naturaleza del gasto.
Presionando Enter o el tilde de confirmación accedemos a la siguiente pantalla.
En la posición correspondiente al gasto (dependiendo de lo que se haya comprado, puede utilizarse también, una cuenta de activo) se deberá elegir el indicador de impuestos que corresponda de acuerdo al porcentaje de impuestos que haya facturado el acreedor.
El importe a indicar en esta posición debería ser el importe antes de impuestos, no obstante SAP nos da la posibilidad de ingresar el importe bruto o neto (Ver información adicional). En cualquiera de los casos, el sistema determinará el importe correspondientes a los impuestos y creará la posición con la cuenta de mayor que corresponda en cada caso.
Si se encuentra implementado el modulo de CO, en todas las cuentas de resultado deberá ingresarse un objeto de CO, en este caso utilizamos el Centro de Costo.
Podrán ingresarse tantas posiciones a cuentas de mayor como sean necesarias.
Una vez finalizada la carga de posiciones, se deberá presionar el icono Resumen de Posiciones que nos mostrará un resumen de todo lo ingresado.
Ademas de los principales datos que se han ingresado, el sistema muestra un total de los importes acumulados en el Debe y el Haber y el importe de la diferencia en caso de que no de cero.
Para visualizar como quedará el asiento contable cuando se grabe, se puede utilizar la función de Simular accediendo desde el Menú Documento Simular.
Como hemos utilizado indicadores de impuestos que registran posiciones de manera automática, veremos el asiento de la siguiente manera:
En el ejemplo de la imagen 3.7.6 se utilizó el calculo por el importe bruto, donde el indicador C1 tiene configurado un porcentaje de 21% (1000 / 1,21 = 826,45 826,45 x 21% = 173,55).
Además de la simulación que acabamos de ver, tenemos una segunda opción que es la Simulación de Libro Mayor que nos permite ver cuales son las cuentas de mayor en las cuales se contabilizará en la contabilidad general. En la posición del acreedor veremos la cuenta contable que se asignó en el dato maestro del acreedor.
En la primer simulación en cuenta vemos el valor 11 que es el código del acreedor utilizado, en la segunda simulación vemos la cuenta 210101 Proveedores locales que es la cuenta de mayor en la cual se contabilizan las cuentas a pagar.
El último paso, si todo esta correcto, es grabar la operación.
Notas de Débito
Para la contabilización de las notas de débito, la transacción es la misma que para facturas F-43, sólo será necesario cambiar la clase de documento para identificar un documento como Nota de débito.
Notas Crédito
Las notas de crédito se debe ingresar por medio de otra transacción similar a la transacción de ingreso de factura pero que traerá como clase de documento propuesta 'KG - Abono Acreedor' y como clave de contabilización '21 - Imputación de acreedor en el Debe'.
Transacción F-41
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Acreedores
|-> Contabilización
|->Abono General
3 | Facturas de Deudores
Este punto es muy similar al que hemos descripto para acreedores, por lo tanto solo veremos las diferencias que existen en la registración de documentos de Deudores ya sean Facturas, Notas de Crédito o Notas de Débito.
Transacción F-22
> Finanzas.
|-> Gestión Financiera
|-> Deudores
|-> Contabilización
|->Factura General
La principal diferencia son los datos propuestos por SAP, en clase de documento el sistema propone 'DR - Factura Deudor' y la clave de contabilización propuesta es '01 - Imputación de deudor en el debe'.
El resto de la operación, pantallas, funcionalidades y datos son idénticos a los documentos de acreedores. Hay que tener en cuenta que la clave de contabilización de la cuenta de contrapartida (Cuenta de Ingresos por la venta a un cliente) deberá ser '50 - Imputación en cuenta de mayor en el haber'.
Cuando ingresemos un documento y utilizamos una clave de contabilización de deudores, el matchcode nos traerá una lista de deudores de acuerdo a los criterios que especifiquemos en la pantalla de pre-selección de datos.
Repasemos nuevamente algunos conceptos nuevamente que ya hemos visto para acreedores sobre la condición de pago.
La condición de pago es un dato que viene propuesto desde el dato maestro del deudor, pero al momento de ingresar un documento podemos cambiar. Podemos cambiarlo incluso después de grabar un documento. Los datos relacionados a la Condición de pago son los siguientes:
Fecha Base: la fecha base es la fecha desde la cual se comienzan a contar los días de la condición de pago. En la configuración de la Condición de Pago se especifica como debe llenarse esa fecha (Fecha Documento, Fecha Contabilización, Fecha de entrada o ninguna fecha). Este campo también editable al momento de ingresar un documento.
Días y Porcentajes: La condición de pago posee configurado los días de vencimiento. Además pueden indicarse porcentajes de descuentos en base al momento en el que se produzca el pago o la cobranza. El ejemplo que vemos en la imagen 3.7.8. se interpreta de la siguiente manera:
Si la cobranza de éste documento se realiza antes de los 14 días, se otorgará un 3% de descuento.
Si la cobranza se realiza antes de los 30 días, se otorgará un 2% de descuento.
Luego de los 30 días y hasta los 45 días se cobrará el total de la factura, sin ningún tipo de descuento.
Pasados los 45 días la factura se considerará vencida.
Al momento de registrar la cobranza o el pago el sistema verifica las fechas y condiciones de pago, y en caso de corresponder, contabiliza automáticamente el descuento.
En la posición correspondiente a la cuenta de resultado positivo por la venta, debemos especificar cual será el indicador de impuestos. Como es una factura a un deudor, seleccionaremos el correspondiente a IVA Repercutido.
Para este ejemplo de Factura a un Deudor, utilizaremos el calculo del impuesto sobre importe neto. La diferencia esta en que no ingresamos el mismo importe en la posición del Deudor y en la posición de la cuenta de mayor.
Deudor: $ 121.
Cuenta Mayor: $ 100.
Utilizamos el Indicador de Impuestos D1, IVA 21%.
Opciones de Tratamiento elegimos "Calcular Impuestos sobre Importes Neto".
Si accedemos al resumen del documento, veremos que las posiciones no suman cero.
Simulemos el documento para visualizar las posiciones de contabilización automática.
El sistema determina automáticamente, el importe y la cuenta de mayor de IVA.
La diferencia entre la contabilización que hicimos con el método de importe bruto y con el método importe neto, radica en el importe con el que completamos la posición de la cuenta de mayor. Elegir el método de cálculo más adecuado, dependerá de la información que tengamos al momento de registrar un comprobante.
Información Adicional
En la primer pantalla de ingreso de documento encontraremos un botón llamado Opciones de Tratamiento, que nos permitirá configurar algunas opciones para el ingreso de documento. Estas opciones son solo válidas para el usuario que lo hace.
Principales opciones:
Calcular impuestos sobre importes netos.
Copiar texto en registro de cuenta mayor.
Moneda local propuesta en ingreso de documento.
Para que las opciones sean válidas, primero deberán grabarse los cambios