✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable (AR y AP) Por Grisel Curti

Objetivo

En esta lección haremos un repaso de los documentos contables enfocándonos en todo lo referente a cuentas a pagar y cuentas a cobrar.

En el transcurso de la unidad veremos que existen dos formas de contabilizar, una estándar o clásica y otra denominada por SAP Transacciones Enjoy o Simple. Las contabilizaciones de cuentas a pagar y a cobrar tienen el mismo formato de las que ya hemos visto en la unidad 2, solo que comenzaremos a utilizar cuentas de deudores y acreedores.

1- Clases de Documentos

Cuando realizamos un ingreso de documento tenemos dentro de los datos de cabecera, el campo Clase de Documento, el cuales fundamental para clasificar el tipo de comprobante que estamos ingresando

Las clases de documentos estándar que trae SAP son las siguientes:

• Cuentas a Pagar:

1. KR: Facturas
2. KE: Notas de débito
3. KG: Notas de Crédito (SAP las denomina abonos)
4. KZ: Pagos a Proveedores
5. RE: Facturas que ingresan por medio del circuito MM.

Podemos encontrar muchas clases de documentos que representan el mismo tipo de comprobante (Ej: KR, K1 facturas de servicios, K2 nota de crédito de servicios, K3 Factura de activos fijos). La selección de la clase de documento estará a cargo del usuario que cargue la factura, éstas nos permitirán visualizar en los mayores contables o partidas individuales de acreedores cual es el tipo de operación que origino la contabilización.

• Cuentas a cobrar:

1. DR: Facturas
2. DE: Notas de débito
3. DG: Notas de crédito (SAP las denomina abonos)
4. DZ: Cobranzas de Deudores

Adicionalmente a las clases de documentos estándar que vienen definidas por SAP, se pueden configurar nuevas clases de documentos según las necesidades de la empresa.

Otros campos fundamentales en los datos de cabecera son:

• Moneda: Local o extranjera
• Referencia: donde se ingresa el número de factura.

En Argentina el campo Referencia posee el siguiente formato: Ej. 0001A00001234

1. PPPP (4): Representa el punto de Venta o tienda.
2. A (1): Representa la letra de la factura.
3. NNNNNNNN (8): Representa el número de la factura.

Muchas veces en el texto de cabecera se ingresa alguna clave de control o autorización de la factura, dato que puede ser solicitado por el organismo fiscalizador de impuesto. Es importante saber que por medio de rutinas ABAP se pueden establecer ciertos controles de formatos, emitir mensajes en el caso de que el campo no se llene como corresponde o incluso para validar los datos ingresados, en caso de ser necesario se podría agregar funcionalidad para controles específicos que no realiza el sistema de manera estándar.

2- Claves de Contabilización

Recordemos que las claves de contabilización definen si una imputación va al debe o al haber y la clase de cuenta que se está imputando

En los documentos de cuentas a pagar tendremos las siguientes claves de contabilización

En los documentos de cuentas a cobrar tendremos las siguientes claves de contabilización:

Tengamos en cuenta lo siguiente:

• La columna Clase Cuenta indica:

1. S: Cuentas de Mayor
2. K: Cuentas de Acreedor
3. D: Cuentas de Deudor

• La columna D/H indica:

1. S: Imputación al DEBE
2. H: Imputación al HABER

Existen otras claves de contabilización que se utilizan en cuentas de acreedores y deudores y generalmente son determinadas automáticamente por SAP, por ejemplo en las operaciones de pagos y compensaciones.