✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable (AR y AP) Por Erica Vasquez Mejia

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LECCION 6

INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE (AR y AP)

Trataremos dos temas muy importantes que son clases de documento y claves de contabilización. Enfocándonos en todo lo referente a cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Veremos que existen dos formas de contabilizar:

• Estándar

• Clásica

Otra contabilizacion opcional denominada por SAP transacciones Enjoy o Simple.

CLASES DE DOCUMENTOS

Cuando realizamos un ingreso de documento tenemos dentro de los datos de cabecera, el campo clase de Documento, el cual es fundamental para clasificar el tipo de comprobante que estamos ingresando.

1. Cuentas a Pagar

KR: Facturas

KE: Notas de débito

KG: Notas de Crédito (SAP

KZ: Pagos a Proveedores

2. Cuentas a Cobrar

DR: Facturas

DE: Notas de débito

DG: Notas de crédito (SAP las denomina abonos)

DZ: Cobranzas de Deudores

Adicionalmente a las clases de documentos estándar que vienen definidas por SAP, se pueden configurar nuevas clases de documentos según las necesidades de la empresa.

Otros campos fundamentales en los datos de cabecera son:

• Moneda: Local o extranjera

• Referencia: donde se ingresa el número de factura.

CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

Definen si una imputación va al debe o al haber y el tipo de cuenta que se está imputando.

• Los documentos de cuentas a pagar tendremos las siguientes claves de contabilización:

Clave Clase D / H Observación

40 S S Cuentas de mayor al Debe

50 S H Cuentas de mayor al Haber

31 K H Cuentas de Acreedor al Haber

21 K S Cuentas de Acreedor al Debe

• Los documentos de cuentas a cobrar tendremos las siguientes claves de contabilización:

Clave Clase D / H Observación

40 S S Cuentas de mayor al Debe

50 S H Cuentas de mayor al Haber

01 D S Cuentas de Deudor al Debe

11 D H Cuentas de Deudor al Haber

Tener en cuenta lo siguiente:

• La columna Clase Cuenta indica:

S: Cuentas de Mayor

K: Cuentas de Acreedor

D: Cuentas de Deudor

• La columna D/H indica:

S: Imputación al DEBE

H: Imputación al HABER

Existen otras claves de contabilización que se utilizan en cuentas de acreedores y deudores y generalmente son determinadas automáticamente por SAP, por ejemplo en las operaciones de pagos y compensaciones.