✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Marian Coeffier Zuccolillo

UNIDAD 2 - GL - Registraciones Contables: Introducción al concepto de documento contable (lección 2°)

¡Bienvenido/a a mis apuntes! Espero sea de gran ayuda para ti!

El sistema que empleo para estudiar se basa en un "modelo esquemático" que me permite focalizar en la idea central y recordar conceptualmente cada aspecto de la lección. Mis apuntes los utilizo principalmente como ayuda memoria ya que constituyen una síntesis de lo que abarca un tema en particular.

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1. ESTRUCTURA DE DOCUMENTO

- Se registra como mínimo un documento por cada operación contabilizada según el "Principio del registro por documentos" aplicado en SAP.

- Identificada de forma única a través de: Número de documento / Sociedad FI / Ejercicio.

° Asignación de números interna (numérico) ~~ el sistema asigna los números de documento.

° Asignación de números externa (numérico o alfanumérico) ~~ el usuario asigna el número en el ingreso de documentos. Son habitualmente utilizados para registraciones por interfaces, por ejemplo si existe un sistema externo que emite la factura a los deudores y en SAP sólo se registran los documentos contables, la numeración que se asigne al documento puede ser la misma que tenga el sistema externo, de esta manera se facilita la verificación y conciliación de los documentos que han pasado por interface.

- Se divide en dos partes:

a) Cabecera

° Información válida para todo el documento.

° Dato de control fundamental: CLASE DE DOCUMENTO.

b) Posiciones

° Múltiples posiciones (entre 2 y 999).

° Dato de control fundamental: CLAVE DE CONTABILIZACIÓN.

2. DATOS DE CABECERA

° Clase de documento ~~ Se define a nivel de Mandante, es decir es válida para todas las sociedades financieras. Clave de dos caracteres que permite:

a) Diferenciar las operaciones contables que se registran. Por ejemplo: KR (factura de acreedor), KG (nota de crédito de acreedor) SA (documentos).

b) Definir el rango de números que se asignará a los documentos. Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración, por ejemplo todos los documentos de acreedores (facturas, notas de crédito, débito).

c) Definir el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable (cuenta de mayor, acreedores, deudores o activos fijos). Si por ejemplo se está en una clase de documentos que identifica "Pago a acreedores" no se podrá realizar imputaciones a "Activos fijos".

EJEMPLO DE UNA EMPRESA QUE UTILIZA EL MISMO RANGO DE NÚMEROS PARA VARIAS CLASES DE DOCUMENTOS

La empresa tenía varias clases de documento para facturas de acreedor. Los documentos "KR" era para todas las facturas que se procesaban en la Administración Central y los documentos "KS" para todas aquellas facturas que se procesaban en una sucursal. Si bien las clases de documento KR y KS representaban la misma operación, una factura de acreedor, para ellos era importante distinguir la procedencia de la contabilización ya que las facturas de sucursales tenían una gran cantidad de validaciones y controles extras. Ambas clases de documentos se registraban en el sistema con el mismo rango de numeración.

EJEMPLO PARA DETERMINAR LA CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA DE ACUERDO A LA CLASE DE DOCUMENTO

Lo que se puede determinar que solo lleve contabilización automática son las cuentas de mayor. En el caso de las "clases de documento" solo se podría limitar por medio de "validaciones". En una validación se establecen condiciones que deben cumplir determinadas operaciones, si no se cumple, el sistema emite un error e impide la contabilización. Las validaciones las puede configurar un consultor funcional.

° Fecha documento ~~ fecha del documento físico que se registra. Por ejemplo la fecha de la factura del acreedor.

° Fecha contabilización ~~ fecha contable, determina el periodo del ejercicio fiscal en el que se registra el asiento.

° Sociedad ~~ sociedad FI en la que se registra el asiento contable.

° Moneda ~~ moneda del documento (local o extranjera).

° Fecha de conversión(*) ~~ para operaciones en moneda extranjera se puede utilizar el tipo de cambio de una fecha distinta a la fecha del documento.

° Tipo de cambio(*) ~~ para operaciones en moneda extranjera se puede utilizar un tipo de cambio específico.

(*) En caso de no especificar los dos últimos campos, el tipo de cambio se toma de la tabla de tipos de cambio guardada en SAP (transacción "OB08" o "S_BCE_68000174").

° Referencia ~~ campo de entrada libre. Por ejemplo en documentos que representen facturas se almacena el número del documento legal.

° Texto de cabecera ~~ texto libre que se visualiza en diferentes reportes.

° Tienda ~~ identifica el punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.

3. DATOS DE POSICIÓN

° Clave de contabilización ~~ Se define a nivel de Mandante, es decir es válida para todas las sociedades financieras. Clave de dos caracteres que determina:

a) Si la imputación va al "Debe" o al "Haber".

b) El tipo de cuenta a imputar : "S"= cuenta de mayor, "D"= deudores o clientes, "K"= acreedores o proveedores, "M"= materiales y "A"= activos fijos.

c) Indicador relevante para pagos --) la operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.

d) Indicador Cuenta de Mayor Especial (CME) --) si se contabiliza en una cuenta asociada distinta a la especificada en el dato maestro (sólo en operaciones con deudores o acreedores).

e) Controla el status campo de la imputación.

EJEMPLO DE CLAVES DE CONTABILIZACIÓN COMUNES

"01"= Deudor al Debe, "11"= Deudor al Haber, "21"= Acreedor al Debe, "31"= Acreedor al Haber, "40"= Cuentas de mayor al Debe, "50"= Cuentas de mayor al Haber.

21/31 - Se utiliza de manera manual para indicar una contabilización en el Debe o en el Haber.

22/32 - Se genera automáticamente en la anulación de facturas o notas de crédito.

25/35 - Se genera automáticamente en los pagos.

26/36 - Se genera automáticamente en las diferencias de pago.

27/37 - Se genera automáticamente en la compensación de partidas de acreedores (por ejemplo se compensa una factura con un pago).

28/38 - Se genera automáticamente en la compensación de pagos (por ejemplo se compensa el pago de una factura con un anticipo pendiente).

EJEMPLO DE CLAVES DE CONTABILIZACIÓN "CME"

"09"= Deudor con CME al Debe, "19"= Deudor con CME al Haber, "29"= Acreedor con CME al Debe, "39"= Acreedor con CME al Haber.

° Posición ~ número de renglón dentro del asiento contable, asignado por SAP automáticamente.

° Cuenta ~ cuenta de Mayor, Deudor, Acreedor o Activo Fijo, depende de la clave de contabilización utilizada.

Al posicionarse en el Matchcode del campo "Cuenta" traerá la información según la clave de contabilización ingresada. Por ejemplo: al elegir una clave 01 al 19, en el campo se deberá ingresar un "deudor" y por ende el matchcode sólo traerá "deudores"; en cambio si se elige una clave 21 al 39 el matchcode traerá "acreedores" y sólo se podrá ingresar un "acreedor" en el campo Cuenta.

° Indicador CME ~ permite contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro. Aplicable a acreedores o deudores.

° Importe ~ importe en la moneda del documento (moneda posición = moneda cabecera).

° Centro de costo ~ objeto de imputación del módulo CO (aplicable a cuentas de resultados).

° Texto de posición ~ texto libre que se visualiza en los reportes.

° Asignación ~ entrada libre o automática (campo "Clave de Clasificación" en el dato maestro de la cuenta mayor).

NOTA: existen muchos campos al momento de ingresar una posición en SAP, dependerá del tipo de operación que se realice. Por ejemplo, en la contabilización automática de la recepción de un material, el documento tendrá como dato adicional: el material, cantidad y centro logístico de recepción.

4. CARGAR UN DOCUMENTO CONTABLE EN SAP (TRANSACCIÓN "F-02" O "FB50")

4.1 Se completa los datos de cabecera (válidos para todo el documento).

4.2 Se completa la clave de contabilización y la cuenta de mayor.

4.3 Se pasa a la siguiente pantalla donde se completa la información adicional respecto a esa posición. Esta información estará dada conforme al "Grupo de Status Campo" (obligatorio, opcional, oculto) que se definió en el dato maestro de la cuenta de mayor.

4.4 En esta misma pantalla se puede ingresar la clave de contabilización y cuenta de la próxima posición, luego de confirmar se pasa a una pantalla similar siempre según el grupo de status campo de la cuenta seleccionada.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Glendy Samaniego Carvajal

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Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Pedro Caro Roman, Glendy Samaniego Carvajal