✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable Por Luciano Capua
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
1) ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
Cada documento se identifica de manera unica con : Numero de documetno SociedadEjercicio.
Los documentos SAP se dividen en dos partes.
- Cabecera de documentos
- Posicion de documento ( entre 2 y 999 posiciones).
Cada documento recibe un numero unico. El sistema puede asignar automaricamente ( asignacion interna) o se lo puede asignar el usuario ( Asignacion externa).
2) DATOS DE CABECERA
El dato de control clave es la clase de documento que controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acredores, pagos de deudores, etc.
La clase de documento son validas para todas las sociedades FI y definen el rango de documentos.
Varias Clases de documento pueden tener el mismo rango de numeracion .
La numeracion externa se utiliza habitualmente para registracion por interfaces para que el numero de documento de sap coincida con el del otro sistema.
Otras caracteristicas relevantes de los datos de cabecera.
- Fecha de documento: se utiliza para registrar la fecha de documento fisico.
- Fecha de contabilizacion; Es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
- Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
- Moneda: Moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extrajera.
- Fecha de conversion: Se utiliza para los casos en que se registre una operacion en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta a la fecha del documento.
- Tipo de cambio: Se utiliza para los casos en que se registre una operacion en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio especifico.
- Referencia: Es un campo de entrada libre que representan las facturas. En argentina se utiliza el formato Punto de venta (4) Letra(1) Numero legal (8).
- Texto de cabecera: es texto libre.
- Tienda Punto de venta.
El tipo de cambio se toma de la transaccion S_BCE_68000174
3) Datos de Posicion
La clave de contabilizacion determina:
- si la imputacion va en el debe o el haber.
- Que tipo de cuenta esta imputando S (cuenta de mayor), D (Cuenta de deudor) K (Cuenta de acreedor), M ( cuenta de materiales), A ( Cuenta de activos Fijos)
Clave de cuenta 01 a 09 ( Deudor DEBE), 11 a 19 ( Deudor HABER)., 21 a 29(Acreedor DEBE), 31 a 39 (Acreedor Haber), 40 (S Debe), 50 (S Haber). 80 a 86 ( cuenta de materiales en cuentas de mayor Debe), 90 a 96 ( Materiales en cuentas de mayor Haber). 70 D y 75 AA,H 89 D y 90 H Materiales.
Otras caracteristicas de la posicion
- Posicion: Nnumero que identifica el numero de renglon dentro del asiento contable. Campo automatico.
- Cuenta: depende de la clave de contabilizacion utilizada, la cuenta sera de Cuenta de mayor, cuenta de Acreedor, cuenta de deudor, cuenta de activo fijo.
-Indicador CME: Se utiliza cuando se contabiliza en una cuenta distinta a la asociada
- Importe: Importe en moneda de documento.
- Centro de costo: Objeto de imputacion del modulo CO. ( solo para cuentas de resultado).
- Texto de posición.
- Asignacion.: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automatica con determminados datos.
Hay muchas las claves de contabilización que las utiliza el sistema de manera automática. Te cuento sobre el uso de algunas:
21/31 - Esta se utiliza de manera manual para indicar una contabilización en el debe o en el haber.
22/32 - Se genera automáticamente cuando se anula una factura o una nota de crédito.
25/35 - Se genera automáticamente en los pagos.
26/36 - Se genera automáticamente en las diferencias de pago. Este tema lo verás mejor en la unidad 4, pero cuando realizas un pago y se genera una partida por un monto pendiente de pago, se registra con la clave 26.
27/37 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas de acreedores, por ejemplo, cuando se compensa una factura con un pago.
28/38 - Se genera automáticamente cuando se compensan partidas en los pagos, por ejemplo, cuando haces un pago de una factura y también compensas un anticipo pendiente.
29/39 - Se utilizan en las operaciones CME (Cuenta de mayor especial). Este tema lo verás en la unidad 4.
Con respecto a la clase de cuenta, lo que determina es, que cuando te posicionas en el siguiente campo que es cuenta, te habilita el matchcode para la clase de cuenta según la clave de contabilización que hayas seleccionado.
Por ejemplo si elegís una clave de contabilización 01 a 19, en el campo cuenta tendrás que ingresar un deudor y si buscas con el matchcode solo te traerá deudores, en cambio si elegís de 21 a 39 el matchcode te traerá acreedores y solo podrás ingresar un acreedor en el campo cuenta.
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Sobre el autor
Publicación académica de Luciano Capua, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Luciano Capua
Profesión: Economista (analista Funcional Sap Fi) - Argentina - Legajo: ZU55P
✒️Autor de: 88 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Luciano Capua
Disponibilidad Laboral: FullTime
