UNIDAD 4 - AR Y AP : Proceso de Cobros y Pagos > Introducción a los conceptos de cobro y pago (lección 1°)
En esta lección se hace una introducción a la gestión de pagos en SAP, los medios de pagos y los nuevos datos maestros que estarán disponibles para la emisión de pagos o cobranzas.
*** NOTA = Los pagos son transacciones similares a las compensaciones.
1. TIPOS DE PAGOS
° Manuales ~~ Para pagos con transferencias y/o débitos, anticipos, emisión de "cheques manuales", etc. Las transacciones utilizadas permiten ingresar más de un medio de pago a cada Orden de Pago.
° Semi-automáticos ~~ Para pagos con "cheques impresos automáticamente" por el sistema. Por cada pago solo se puede emitir un cheque.
° Automáticos ~~ Para pagos "masivos" y por "distintas vías de pago". Esto a través de ciertos parámetros ingresados por el usuario.
2. DATOS MAESTROS UTILIZADOS EN LOS PAGOS
° Banco País ~~ representa a las instituciones bancarias de un país, a las cuales se las identifica en SAP con un código de 3 caracteres según el código asignado por el Banco Central de ese país. Por ejemplo en Argentina: "017" Banco Francés, "015" Standard Bank Argentina.
° Banco Propio ~~ identifica los "Bancos País" que utilizan las sociedades FI, poseen un código alfanumérico de hasta 5 caracteres. Por ejemplo "BF001" Banco Francés.
° ID de cuenta ~~ representan las cuentas bancarias de la Sociedad FI en el "Banco Propio". Por ejemplo, al Banco Propio "BF001" se le asocia un ID Cuenta CC001 que representa a la cuenta corriente y un ID Cuenta CA001 que representa a la caja de ahorro.
° Vía de pago ~~ determina el procedimiento de pago. Por ejemplo: cheque, transferencia, etc.
*** NOTA 1 = Las vías de pago se utilizan en los pagos "automáticos" y "semi-automáticos".
*** NOTA 2 = Para los pagos "manuales" se utilizan cuentas contables para indicar el medio con el cual se realiza el pago.
° Condiciones de pago ~~ determinan junto con la fecha base el "vencimiento de una factura" y si la misma posee algún "descuento por pronto pago".
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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR
Consulta ~~ El Banco Propio dice que se utiliza en las sociedades, entonces el Banco País dónde se utiliza?
Respuesta ~~ El banco país es el código que tiene un banco asignado por la entidad que lo regula. Por ejemplo, en Chile la SBIF identifica al banco SCOTIABANK con el 014 y al banco BICE con el 028. Entonces 028 es el código de Banco País para identificar a BICE. Este código lo utilizarás tanto en los bancos propios como en los bancos de los clientes y proveedores para indicar que su cuenta bancaria pertenece al BICE.
Si la empresa que estás configurando tiene una cuenta bancaria en el banco BICE, entonces debes crear un Banco Propio para realizar las operaciones de pago, conciliaciones bancarias, etc. Al Banco Propio le asignas el Banco País. Por ejemplo: puedes definir el banco propio BI01 para la sociedad 1 y BI02 para la sociedad 2 (son códigos libres) pero a ambos bancos propios se le asigna el banco país 028.
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2.1 Datos maestros de Acreedores y Deudores
- Los DM de Pagos se vinculan con los DM del Acreedor y Deudor en la vista Datos de Sociedad / Pagos.
- Los datos ingresados en Datos de Sociedad / Pagos son propuestos al momento de registrar un comprobante pudiendo modificarse incluso después de haber contabilizado las facturas.
- Si a un proveedor se le paga habitualmente con el mismo banco y con la misma vía de pago (cheque o transferencia) se puede dejar estos datos ya especificados en el DM.
- Para modificar el banco o la vía de pago se puede utilizar la funcionalidad de "modificación masiva" desde el reporte de Partidas Individuales.
*** NOTA = NO ES OBLIGATORIO completar los datos de pago ni en el DM del Acreedor o Deudor, ni en las facturas. Todos los comprobantes pueden pagarse igual aunque no posean estos datos. No obstante, con los datos predefinidos, se agiliza muchísimo el procedimiento de pago.
3. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
Las transacciones de cobros o pagos cuentan con la siguiente estructura:
3.1 DATOS DE CABECERA
a) Se ingresan los datos de : Fecha de documento, Fecha de contabilización, Sociedad, Moneda, Texto de cabecera y Referencia.
*** NOTA = Los pagos o cobranzas siempre traen la clase de documento como dato propuesto: "KZ" para pagos y "DZ" para cobranzas.
3.2 DATOS DE MEDIOS DE PAGO
a) Se ingresan los datos de :
° Cuenta Contable ~~ utilizada en una transacción "manual".
° Banco Propio ~~ utilizada en una transacción semi-automática".
° Importe ~~ importe del pago.
° Fecha valor ~~ permite ver en reportes cuál es la fecha en la que realmente se debitará el importe de la cuenta bancaria, independientemente de la fecha del documento o contabilización.
° Gastos ~~ es el gasto bancario por ingresar un pago.
° Texto, CeBe, Asignación, etc.
*** NOTA 1 = Son datos obligatorios : a) Cuenta y b) Importe.
*** NOTA 2 = Si se tiene un gasto fijo bancario por realizar un pago se puede ingresar en el campo "Gastos". El sistema tiene configurado una "cuenta fija" en la cual se contabilizará la erogación; para esto hay que aumentar el valor de salida del banco. Por ejemplo, si a un Acreedor se le pagará 1000 y se tiene un gasto bancario de 50, entonces en la cuenta bancaria se debe completar con 1050.
3.3 DATOS DE LA CUENTA
a) Se ingresan los datos del deudor (cobro) o acreedor (pago) y las delimitaciones necesarias para la selección de las facturas a cancelar.
*** NOTA = Si se conocen las partidas a pagar y hay una gran cantidad de partidas, se puede delimitar la cantidad de partidas a tratar seleccionando los filtros. Por ejemplo: fecha de contabilización, número de documento.
3.4 PARTIDAS A CANCELAR
- A menos que se esté realizando un anticipo, siempre se tendrá disponible la pantalla que contiene la lista de partidas pendientes para seleccionar.
a) Se seleccionan las partidas pendientes que se desea cancelar.
b) Se puede acceder al "Resumen de documentos" para visualizar las posiciones ingresadas manualmente.
c) Se puede modificar los datos de las posiciones ingresadas. Por ejemplo: Importe.
d) Se pueden ingresar nuevas posiciones si fuera necesario. Por ejemplo: un gasto, una comisión, etc.
e) Se puede "Simular" el documento para visualizar las posiciones automáticas que genera el sistema.
*** NOTA = Las cuentas de acreedores y deudores que surjan de las partidas canceladas, serán "posiciones automáticas", como así también si hubieren descuentos por pronto pago, diferencias por redondeo, retenciones, diferencias de cambio, etc.