Unidad 4: AR y AP - Proceso de Cobros y Pagos
Lección 1: Introducción a los conceptos de cobro y pago
Los pagos son transacciones similares a las compensaciones.
1 Tipos de pagos.
> Manuales: Los pagos manuales se utilizan para realizar pagos con transferencias y/o débitos, anticipos, emisión de cheques manuales, etc. Estas transacciones, también permiten ingresar más de un medio de pago a cada orden de pago.
> Semi-automáticos: Se utilizan para la emisión de pagos con cheques que son impresos automáticamente por el sistema. Por cada pago, solo se puede emitir un cheque.
> Automáticos: Los pagos automáticos permiten, a través de ciertos parámetros que ingresa el usuarios, que se emitan pagos masivos y por distintas vías de pago.
2 Datos Maestros que utilizaremos en los pagos
> Banco País: El dato maestro de Banco país representa a las instituciones bancarias de un país. Es el código que se guarda en SAP.
> Banco Propio: se configuran en SAP para identificar los Bancos País que utilizan las sociedades FI. Poseen un código alfanumérico de hasta 5 caracteres.
> ID de cuenta: Los ID de cuenta van de la mano con los banco propios, y representan las cuentas bancarias que posee la sociedad en ese banco. ID Cuenta: que representa a la Cuenta corriente. El mismo banco propio puede tener otro ID de Cuenta que representa por ejemplo una caja de ahorro dentro del mismo banco.
> Vía de Pago: la vía de pago determina el procedimiento de pago, por ejemplo, cheque, transferencia, efecto, etc. Las vías de pago se utilizarán en los pagos automáticos y semi automáticos. Para los pagos manuales se utilizarán cuentas contables para indicar el medio con el cual se realiza el pago.
> Condiciones de Pago: las condiciones de pago determinan junto con la fecha base, el vencimiento de una factura y si la misma posee algún descuento por pronto pago.
Datos Maestros de acreedores y deudores.
Los maestros relacionados con bancos y pagos que acabamos de ver, pueden vincularse desde el dato maestro del acreedor o deudor, desde la vista de Datos de Sociedad, en la solapa Pagos. Los datos que almacenemos en esta vista serán propuestos al momento de registrar un comprobante.
Sin embargo, podremos modificar los datos para el pago incluso después de haber contabilizado las facturas. Si a un proveedor le pagamos habitualmente con el mismo banco y con la misma vía de pago (cheque o transferencia) podremos dejar estos datos ya especificados. Si fuera necesario hacer un cambio en el banco o la vía de pago, tenemos la posibilidad de utilizar la funcionalidad de modificación masiva desde el reporte de partidas individuales.
No es obligatorio completar estos campos ni en el dato maestro del acreedor o deudor, ni en las facturas. Todos los comprobantes pueden pagarse igual aunque no posean estos datos, no obstante, con los datos predefinidos, se agiliza muchísimo el procedimiento de pago.
3 Estructura de los documentos
> Datos de cabecera clases de documentos propuestos (KZ para pagos y DZ para cobranzas)
> Datos de medios de pago: si la transacción es manual se ingresa la cuenta contable, si es una transacción semi automatica se ingresa el banco propio. Además se ingresa el importe, fecha valor, textos, etc.
> Datos de la cuenta se ingresa los datos del deudor o acreedor dependiendo si es cobro o pago y las delimitaciones necesarias para la selección de los comprobantes a cancelar.