✒️SAP FI / Introducción a los conceptos de cobro y pago Por Edwin Camacho Vergara

Introducción a Cobros y Pagos

Dentro de SAP, se puede realizar la gestión de pagos y cobranzas. Estos procesos son similares al proceso de compensaciones.

Tipos de Pagos

• Manuales: Se utilizan para realizar pagos con transferencias y/o débitos, anticipos, emisión de cheques manuales, etc. (Es posible ingresar más de un medio de pago a cada orden de pago).
• Semiautomáticos: Se utilizan para realizar la emisión de pagos con cheques que son impresos automáticamente por el sistema (Por cada pago solo se puede emitir un cheque).
• Automáticos: Se utilizan para realizar pagos masivos y por distintas vías de pago.

Datos Maestros que son usados en los pagos

Estos datos maestros se pueden relacionar desde el dato maestro de acreedor o deudor, en la vista Datos de Sociedad, solapa de pagos. Los siguientes son los principales componentes de los datos maestros para pagos:

• Banco País: Se le reconoce como dato maestro para identificar las instituciones bancarias de un país.
• Banco Propio: Son configurados en SAP para identificar el Banco País que utilizan las sociedades FI.
• ID Cuenta: Los ID de cuenta van de la mano con los bancos propios, representan las cuentas bancarias que posee la sociedad en ese banco.
• Vía de Pago: Determina el procedimiento de pago, por ejemplo, cheque, transferencia, efectivo etc. (Se utilizan en pagos automáticos y semiautomáticos, para el caso de pagos manuales se realiza por medio de una cuenta contable).
• Condiciones de Pago: Se determinan con la fecha base, el vencimiento de la factura y si la misma posee algún descuento por pronto pago.

Estructura de los Documentos

Las transacciones que se utilizan para cancelar documentos ya sean de cobros o pagos, cuentan con la siguiente estructura.

• Datos de Cabecera: Contiene datos como fecha de documento y contabilización, sociedad, moneda, textos de cabecera y referencia, por defecto se proponen documentos KZ para pagos y DZ para cobranzas.
• Datos de Medios de Pago: Datos correspondientes al medio de pago, como importe, fecha, valor textos etc.. Si es una transacción manual se ingresa la cuenta contable, si es una transacción semi-automática se ingresa el banco propio.
• Fecha valor (Value Date): Es la fecha en la que se puede especificar el pago del banco y está puede ser diferente a la fecha de contabilización del movimiento.
• Gasto Bancario: Si hay un gasto fijo se puede ingresar en este campo.
• Datos de la cuenta: Aquí se ingresa los datos del deudor o acreedor dependiendo si es cobro o pago.

Gestión de Cheques

Los cheques que emite una empresa son formularios pre numerados y suministrados por un banco que normalmente están contenidos en remesas. Las remesas deben ingresarse a SAP con el rango de números que corresponda a los cheques recibidos. Las remesas cumplen la función de controlar la emisión y asignación de cheques en los pagos.

• Tcode FCHI: Permite la creación y parametrización de remesas.
• Tcode FCH5: Permite asignar un cheque a un documento de pago.
• Tcode FCH6: Visualización y modificación de un cheque.
• Tcode FCHU: Copia número de cheque de pago.
• Tcode FCH9: Anulación cheque (Se anula cheque y se puede volver a asignar por FCH5)
• Tcode FCH8: Anulación de pago generado por cheque (Anula el cheque y revierte el pago dejandolas PA canceladas como partidas abiertas)
• Tcode FCH3: Invalida cheques no utilizados.
• Tcode FCHN: Reporte de registro de cheques.
• Tcode FCHK: Menú completo de cheques.

Pagos Semi Automático

SAP permite crear pagos semi automáticos para generar pagos manuales e imprimir cheques en un solo paso. Para este tipo de proceso se puede hacer uso de las siguientes transacciones:

• Tcode F-58: Pago con impresión
• Tcode FBZ5: Reimpresión de Cheques
• Tcode FCH7: Anular y reimprimir cheques.

Pagos Parciales y Partidas Restantes

• Pagos Parciales: No generan documentos de compensación, para este caso se mantiene un documento original y el documento de pago se genera una partida en la cuenta del tercero que refleja el pago.
• Pagos por el resto: También es un pago parcial de una factura, solo que creará un nuevo documento por la diferencia que resta por cancelar.

Cobro/Pago Automático

Este proceso en SAP permite generar cobros/pagos de forma masiva para que sea más eficientes, para esto es necesario tener una master data actualizada.

1. Datos Maestros de Acreedores/Deudores -> Solapa Datos Generales - Control: Si un cliente es a su vez un acreedor, se podrían compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos, sin embargo, será necesario que a nivel de cuentas se encuentren correctamente relacionadas.
2. Datos Maestros de Acreedores/Deudores -> Solapa Datos Generales - Pago:

· Campo de cuentas Bancarias debería estar actualizado

· Campo de Pagador / Receptor alternativo, esto puede ser ingresado a nivel de mandante o a nivel de sociedad.

3. 3. Datos Maestros de Acreedores/Deudores -> Solapa Datos Sociedad -> Gestión de cuenta:

· Central y Subsidiaria: Dependiendo del esquema de Gestión Centralizada o Descentralizada, las partidas contabilizadas pueden transferirse automáticamente a una cuenta central (Centralizada) o una cuenta subsidiaria (descentralizada).

4. 4. Datos Maestros de Acreedores/Deudores -> Solapa Datos Sociedad -> Pagos:

· Clave de Bloqueo: Es la clave por la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos. Esta clave se puede utilizar en los pagos automáticos.

· Tiempo previsto hasta cobro del cheque: Cantidad de días que transcurren usualmente antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por el cheque.

· Vías de Pago: Lista de vías de pago qué pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor.

· Pagar todas las partidas individualmente: Con esta opción se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor, esto significa que las partidas abiertas no se agruparán para un pago.

· Banco propio: Se pueden determinar todos los datos bancarios con los cuales se pagará.

CME Cuenta Mayor Especial

Es utilizada para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene definida en el dato maestro.

Todo lo que se impute a un CME, lleva claves de contabilización especial:

• 09 - CME - Debe - Deudor
• 19 - CME - Haber - Deudor
• 29 - CME - Debe - Acreedor
• 39 - CME - Haber - Acreedor

Cada indicador CME, posee una configuración de fondo, donde se especifica para Indicador creado, cuál es la cuenta asociada del acreedor/deudor, y cuál es la cuenta asociada especial en la cual se imputará cuando se utilice dicho CME. Los siguientes son tipos de CME:

• Anticipos: Se utiliza en pagos o cobranzas. A su vez tienen una funcionalidad adicional que permite realizar una solicitud de anticipo.
• Efectos: También se utilizan en pagos y cobranzas, su utilización depende de las generalidades de cada país.
• Otros: Se utilizan en diversas transacciones para representar las operaciones en otras cuentas de mayor que no estén relacionadas con pagos.

Para contabilizar anticipos es posible utilizar la transacción F-48.

Los pagos se generan con la clave de contabilización 25 (15 para cobranzas de deudores)

Los anticipos se generan con la clave de contabilización 29 y un indicador CME.

Para solicitud de anticipos es posible utilizar la transacción F-47, sin embargo, este documento no genera asientos contables, sino que son líneas dentro de un documento SAP que no poseen contrapartidas.