Documento Contable Posterior
En caso de que el usuario sea interrumpido o no cuente con los datos suficientes para contabilizar el documento contable, no es necesario borrarlo o cancelar los datos ingresados. Existen dos opciones para grabar temporalmente el asiento sin que afecte el Libro Mayor.
· Retener Documentos
· Documentos Preliminares ( mas eficiente por para efectos de control de verificación)
Retener Documentos:
Graba temporalmente los datos con el fin de posteriormente continuar con la entrada de datos o bien borrarlo.
· Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
· No se visualizan en los reportes.
· El sistema no le asigna ningún numero de documento.
· Al seleccionar retener documento el sistema pide una denominación para su posterior ubicación.
Apartar documento es sinónimo de Retener.
Para las transacciones Enjoy ejemplo FB50 existe el icono “Retener”, para poder tratarlo posteriormente existe el icono “Modelos trabajo de” donde aparece el documento según lo hemos nombrado, una vez contabilizado desaparece.
Los documentos retenidos solo se visualizan para el Usuario que lo creó. Salvo que en la consulta de documentos preliminares en la Lista donde dice Nombre del Usuario se le de asterisco para que aparezcan todos.
Para las transacciones Clásicas ejemplo F-02, para Retener el documento debemos accede a Menú – Documento – Retener. Para poder tratarlo debemos acceder a Menú – Documento – Traer documento Apartado.
Documentos Preliminares
Podemos grabar documentos inconclusos en el sistema, aun cuando hayan validaciones o datos obligatorios pendientes.
· El sistema le asigna un numero de documento de acuerdo a la clase de documento seleccionado.
· No actualizan los saldos de los mayores contables.
· Podran visualizarse en reportes, con un status que indica documento preliminar. (triangulo amarillo)
· Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse inclusive por otro usuario, también si corresponde se pueden borrar.
En la transacción Enjoy FV50 se encuentra el icono Registrar de forma preliminar, que permite guardar el documento en un estado previo a la contabilización.
Tratamiento posterior de documentos preliminares
Ya sea para completar los datos del documento, o bien verificar si el mismo esta completo. El tratamiento posterior es muy útil para efecto de control, ya que permitirá a otro usuario el poder revisarlo y contabilizarlo, asentado responsabilidades diferenciadas.
Modificaciones de documentos preliminares
Se pueden modificar tanto datos de Posicion como de Cabecera, excepto la Moneda y Clase de Documento. Se pueden tratar de forma individual o masiva a través de una lista de selección.
La transacción para modificación es la FBV2
Diferencia entre Grabar y Grabar Completamente:
Grabar: implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no.
Grabar completamente: Verifica que el documento tenga todos los campos obligatorios completos. Se encuentra listo para contabilizar.
Contabilización de documentos preliminares
Si se contabilizan actualiza los saldos contables e impacta la contabilidad.
Si se borra, quedara el numero de documento con los datos de cabecera y condición de borrado. Los datos de posición se borraran.
Transaccion FBV0
Inclusive se pueden realizar modificaciones si fuera necesario en esta transacción, luego se procede a su contabilización.
Para el proceso de liberación y contabilización de documentos preliminares entra en juego el Workflow aunque es mas complejo y encarece el costo de la implementación. Tambien se puede realizar a través de Roles y Perfiles con autorizaciones para contabilizar.
Borrar documentos preliminares
Desde la misma transacción FBV0 se pueden borrar los documentos preliminares, se accede a Menu – Documento – Borrar documento preliminar
Visualización en Reportes
Se debe tildar Part reg forma preliminar y aparecerán en el reporte con un triangulo amarillo en la columna Status.