Unidad 2: Lección - Documento contable posterior
Existen dos opciones que permiten grabar temporalmente un documento sin que esto impacte en el libro mayor.
- Retener (apartar) documentos
Esta funcionalidad permite temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos. Los documentos retenidos:
- No actualizan libro mayor (no hay impacto contable)
- No se visualizan en reportes
- El sistema no le asigna número de documento, sino que solicita se le asigne una denominación para poder identificarlo
- Se pueden tratar en forma posterior. Pueden ser contabilizados o borrados.
Durante la transacción enjoy se debe marcar el icono de retener y asignarle un nombre.
Para tratarlo posteriormente se debe abril el panel de Modelos de trabajo, donde encontraremos la lista de documentos apartados (retenidos)
El usuario visuaizará los documentos que creó el mismo, no visualizará los que creó otro usuario.
Una vez contabilizado, el documento desaparece de la lista de apartados.
En transacciones clásicas (ej f-02): Menu => Documento => Retener
Para tratarlo posteriormente: Menu => Documento => Traer documento apartado
Si aparto desde una enjoy (FB50), luego puedo levantarlo desde la transacción clasica.
Desde f-02 puedo levantar los documentos retenidos creados no solo por mi usuario. Para ello debo ingresar * en el campo usuario
- Documentos preliminares
Permite grabar documentos inconclusos en forma preliminar, aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes. No es necesario que se verifiquen todas las entradass.
Los documentos preliminares:
- Tienen un número de documento (de acuerdo a la clase de documento que se le haya asignado). Cuando el documento se contabiliza en forma definitiva, conserva el mismo número.
- No actualizan libro mayor
- Se pueden visualizar en reportes (con status de preliminar)
- Podran completarse, verificarse, ajustarse posteriormente, incluso por otro usuario. También pueden ser borrados.
En general estos documentos se utilizan en procesos de doble control. Un usuario registra y otro controla y contabiliza.
Modificación de documentos preliminares (FBV2)
- Pueden modificarse datos de posición y datos de cabecera (excepto moneda y clase de docuemento)
- Se pueden modificar todas las veces que sea necesario.
- Fechas, imputaciones e importes pueden ser modificados.
- Transacción para modificar
En la transacción hay dos opciones
- Grabar: graba los cambios pero no valida si el documento está completo
- Grabar completamente: el sistema verifica que el documento esté completo y balanceado como si fuera a contabilizarse realmente (pero continua como preliminar)
Contabilización de documentos preliminares (FBV0)
Los documentos preliminares pueden conntabilizarse o borrarse
- La contabilización implica la actualización de saldos contables (impactó contable)
- Si se borra, quedará el número de documento con datos de cabecera y status de borrado. Las posiciones se borran. Para borrar, Menu => Documento => borrar documento preliminar.
Visualización de documentos preliminares en reportes
En la pantalla de selección del reporte, deberemos marcar el tilde "partidas registradas en forma preliminar"
El reporte identificará a los documentos preliminares con un triangulo amarillo. Nos muestra los mismos datos que un documento real, pero el estatus es distinto.
Conclusión: la entrada preliminar de documentos es mas eficiente que la retención de documentos, ya que permite el control por mas de una persona en el proceso de contabilización de documentos.