✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Maricela Moran Raya
SAP FI El documento contable posterior
LECCIÓN 5
1. EL DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
Es útil cuando un asiento contable no está completo por falta de información y para no borrar o cancelar lo capturado, se graban temporalmente los datos con dos opciones:
ü Documentos retenidos y
ü Documentos preliminares
1. RETENER DOCUMENTOS: Graba temporalmente los datos para continuar posteriormente, con las siguientes premisas:
ü No actualizan datos de los mayores contables
ü No se visualizan en reportes.
ü No tienen número de documento
ü Con una denominación se localiza posteriormente el documento
ü Posteriormente se pueden contabilizar o borrar.
ü Con la Tr. Enjoy FB50, con el ícono “Retener” se guarda el borrador del documento:
Se abre una ventana emergente para poner el nombre del documento retenido.
Para retomar un documento retenido se abre el panel de “modelos de trabajo” donde está la lista de doctos. Pendientes de contabilizar, lista que solo será visible para el usuario que las creo.
Contabilizado el documento, desaparece de la lista de doctos. Apartados.
En las Transacciones clásicas como F-02 para grabar un docto. Retenido es desde la barra de menú “Documento” “Retener”. Para grabar un docto retenido es “Documento”, “Traer documento apartado”.
1. DOCUMENTOS PRELIMINARES: Documentos inconclusos aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes. La función tiene las características siguientes:
o El sistema asigna número de documento conforme a la clase de documento seleccionado.
o No actualizan los saldos de los mayores contables.
o Pueden visualizarse en reportes con estatus de preliminar.
o Pueden completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse por otro usuario y pueden ser borrados.
o Transacción Enjoy FV50 ícono “Registrar de forma preliminar” permite grabar un documento previo a la contabilización.
o Mantiene el mismo número correlativo según la clase de documento hasta su contabilización.
1. TRATAMIENTO POSTERIOR DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Con los documentos preliminares es posible verificar si el documento está completo, se recomienda un usuario para el registro preliminar y otro para la contabilización.
Modificaciones de documentos preliminar. Se modifican datos de posición y cabecera, excepto moneda y clase de documento. Su tratamiento puede ser individual o masivo mediante lista de selección.
Transacción FBV2
Ruta
o Finanzas
o Gestión Financiera
o Libro Mayor
o Documento
o Documentos preliminares
o Modificar
Se selecciona un documento o el ícono “Lista de documentos”, se abre pantalla de selección para filtrar diferentes criterios.
Al documento se le hacen las modificaciones necesarias solo en los cambios habilitados y volver a grabarse.
Grabar: guardo los cambios sin que SAP verifique si el documento está completo o no.
Grabar completamente: Verifica datos obligatorios completos y queda es estatus listo para contabilizarse a menos de que exista un error.
Contabilizaciones de documentos preliminares. Se contabilizan y actualizan saldos con impacto en la contabilidad. Si se borra el documento queda con datos de cabecera y estatus de borrado, las posiciones se borran.
Transacción FBV0
o Finanzas
o Gestión Financiera
o Libro Mayor
o Documento
o Documentos Preliminares
o Contabilización/Borrar
En la pantalla se puede seleccionar un documento o una lista de documentos
Seleccionados los documentos pueden modificarse y contabilizarse.
Borrar documentos preliminares:
Desde la Tr. FBV0, un documento preliminar se puede borrar.- Barra de menú: “documento” Borrar documento preliminar”.
Los documentos borrados se pueden consultar posteriormente, toda vez que los números no se eliminan, con datos de cabecera sin posiciones.
1. LA VISUALIZACIÓN EN REPORTES.
Diferenciación entre documentos preliminares y preliminares en el libro mayor o en un reporte de partidas individuales.
En la pantalla de selección del reporte mediante tilde “visualizar partidas preliminares”. El resultado muestra con triangulo amarillo los documentos preliminares.
La entrada preliminar de documentos es más eficiente que la de retención, ya que se puede usar para el control por más de dos personas, es decir, una ingresa y otra revisa y contabiliza.
Con WorkFlow en SAP permite diversos procesos de negocio, se estable que, quién, cuándo y cómo realiza una determinada tarea en el sistema, participan también los documentos preliminares que a través de mails se envían a los usuarios liberadores.
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Sobre el autor
Publicación académica de Maricela Moran Raya, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP SemiSenior
Maricela Moran Raya
Profesión: Licenciada en Administración - Mexico - Legajo: KG29R
✒️Autor de: 50 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Presentación:
Contribuir al logro de objetivos a través del esfuerzo, aplicación de estrategias y conocimientos adquiridos durante la experiencia y preparación académica, en la constante búsqueda de mejora continúa
Certificación Académica de Maricela Moran
Disponibilidad Laboral: FullTime 
