UNIDAD 4 - TEMA 5 - COBRO / PAGO AUTOMÁTICO
1. REPASO - DATOS MAESTROS.
El programa de pagos automáticos permite emitir pagos masivos, haciendo que la tarea de cuentas a pagar sea más eficiente.
Datos relevantes y requisitos:
DATOS MAESTROS DE ACREEDORES Y DEUDORES.
- Solapa Datos Generales - Control
- Cliente / Acreedor: si un deudor es también acreedor, o al revés, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos. Las partidas abiertas de la cuenta asignada, también se pueden visualizar en el reporte de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.
- Solapa Datos generales - Pagos:
Cuentas bancarias: se puede almacenar los datos bancarios del acreedor o deudor.
Pagador / Receptor alternativo: se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel de sociedad (mas importante que a nivel mandante).
- Solapa Datos Sociedad - Gestión de cuenta
Central y subsidiaria: en algunas industrias, los clientes realizan las órdenes de compara localmente (mediante sus subsidiarias), pero, pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central). Existe, así, una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos.
Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria, se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. En la cuenta de la subsidiaria no se llevan movimientos ni daldos cuando la gestión es centralizada.
Si está seleccionado el campo Gestión descentralizada en el registro maestro de la centralm el programa de pagos utiliza cuenta de la subsidiaria.
- Solapa Datos de Sociedad - Pagos
Clave de bloqueo: con ella se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos. Se puede utilizar en los pagos automáticos. Surte efecto si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento.
Tiempo previsto hasta el cobro del cheque: número de días que transcurren antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago del cheque.
En los pagos automáticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula como fecha de contabilización del pago hasta el cobro del cheque.
La fecha valor es una información muy útil para tesorería, pues informa sobre la salida de fondos que se prevé.
Vías de pago: determina la lista de vías de pago a utilizar en los pagos automáticos con el acreedor, siempre que no haya indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar, la cual tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.
Pagar todas las partidas individualmente: las partidas abiertas no se agruparán par un pago, se pagarán al acreedor por separado.
Banco propio: se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagará.
2. REPASO - PARTIDAS ABIERTAS.
Transacción para visualizar y modificar partidas, transacciones FB02 y modificaciones masivas desde la transacción FBL1N.
Se pueden analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlos en caso necesario.
3. PROGRAMA DE PAGOS AUTOMÁTICOS.
Es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar el proceso de pago a proveedores.
Permite realizar automáticamente:
- Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse.
- Contabilizar documentos de pago.
- Imprimir medios de pago, o crear sopores para el intercambio de datos electrónicos.
El proceso de pagos consiste en cuatro pasos:
- Fijar parámetros: se plantean y responden a las siguientes preguntas: qué se tiene que pagar, vías de pago a utilizar, cuándo se llevará a cabo el pago, sociedades a tener en cuenta y forma de pago.
- Generar una propuesta: se genera una lista de interlocutores comerciales (deudores y acreedores), y las facturas pendientes vencidas para el pago, bloqueando o desbloqueando facturas para el pago.
- Planificar la ejecución del pago: se crean los doc. de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.
- Imprimir los medios de pago.
Transacción F110
Ruta: Finanzas - GF - Acreedores - Operaciones periódicas - Pagos.
Pantalla "Pagos automáticos: Status"
Pasos:
1.- Parámetros:
Cualquier ejecución del programa de pagos se identifica mediante dos campos:
- Fecha de ejecución. Sirve como identificación de la ejecución del programa.
- Identificación: permite diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.
Datos relevantes para crear una propuesta:
- Fecha de contabilización: fecha en la que se actualizarán las contabilizaciones en el Libro Mayor. Aparece como propuesta de la fecha de ejecución de la pantalla anterior.
- Doc. creados hasta: los ingresados en el sistema hasta la fecha se incluyen en la ejecución de pago.
- Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos. Si se introducen varias sociedades, se separan con una coma. Si se desea especificar un rango de sociedades, de introduce la primera y la última sociedad del rango entre paréntesis.
- Se seleccionan las vías de pago a utilizar en la ejecución de pago actual. Pueden ser una o varias.
- Se seleccionan los acreedores y clientes a los cuales se pagará. Se completan con rangos o se seleccionan con la ayuda del icono Opciones de selección múltiple.
* Solapa selección libre: permite filtrar doc. a cancelar por algún criterio de selección adicional (hasta tres). por ej. fecha de contabilización.
* Solapa Log. adicional: permite seleccionar la información a ver en el log de la propuesta de pagos.
* Solapa Impresión y soporte de datos.
2.- Propuesta: ingresados los parámetros, se planifica la propuesta de pago a crear.
En ella, el programa selecciona doc. y cuentas con posiciones pendientes de pago, utilizando los criterios de búsqueda especificados en los parámetros. El programa agrupa por pagos y asigna las vías de pago y los datos bancarios que se utilizarán.
Si el sistema no puede encontrar una vía de pago válida o datos bancarios válidos o si una posición está bloqueada para el pago, añade estas posiciones a la lista de excepciones.
Finalizada la ejecución de propuesta, el sistema genera dos informes:
- una lista de propuestas de pago (cuadradito verde): muestra los interlocutores comerciales y los importes que se deben pagar o recibir. Se puede visualizar los números de doc. y los descuentos por pronto pago asociados.
Con un doble clic en un pago, se visualizan todas las partidas abiertas que se deben pagar junto con el pago en cuestión. Se puede modificar el bloqueo de pago y el descuento por pronto pago de esas partidas abiertas.
- una lista de excepciones (circulito rojo): seleccionando el log adicional, se muestra el motivo por el que no se puede pagar la factura. Se puede desglosar varias veces para visaulizar y modificar los detalles de las posiciones de pago.
También se puede asignar la partida a un pago distinto (a otra vía de pago o cuenta bancaria) o crear un nuevo pago seleccionando una vía de pago y el banco propio. Para ello, se utiliza el icono Reasignar.
Pantalla "Tratar propuestas de pago: Pagos".
En las excepciones, pueden existir errores que no se pueden solucionar desde la propuesta, sino que se deben resolver primero. Por ejemplo, los bloqueos de pago. si una partida se encuentra bloqueada no podrá pagarse. En este caso, se debe eliminar la propuesta, desbloquear la partida y volver a generar la propuesta de pago.
Si bien, en la propuesta no se puede desbloquear, si se puede bloquear una partida que está disponible para el pago. Y el programa no la contemplará en la ejecución del pago.
Es decir, no se puede desbloquear una partida, pero sí se puede bloquear para el pago.
3.- Ejecución.
Tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecución del mismo utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.
Hasta este momento, no se ha realizado ninguna contabilización.
Los doc. incluidos en esta ejecución de pago quedan bloqueados para cualquier otra contabilización, es decir, cualquier factura pendiente que esté contenida en esta ejecución de pago, se bloquea para evitar su pago manual o su pago en una ejecución de pago distinta.
En la ejecución, se crean los doc. de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan las contabilizaciones en el Libro Mayor.
Pantalla "Lista regulación de pagos".
Al ejecutar el pago, se generan y contabilizan los doc. Si algún pago se hizo por error o debe anularse, se debe utilizar la transacción FBRA para anular compensaciones (la misma con la que se anularía un pago manual).
Si además se contabiliza la ejecución de pagos automáticas, se ejecutó el programa de impresión de cheques, se debe anular el pago con la transacción FCH8 (la vista para cheques). Si los pagos se hacen por una transacción automática, y hay que realizar una anulación, se deben utilizar las transacciones manuales.
CUENTAS TRANSITORIAS: en las cuentas para cheques emitidos, transferencias bancarias cobradas y pagadas, se recomienda el uso de cuentas transitorias bancarias en la contabilización de entradas y salidas de pagos.
Ventajas de su uso:
- permite conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente.
- contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aún no se han acreditado o debitado en la cuenta bancaria.
- las contabilizaciones en la cuenta banco real (cuenta principal) normalmente se introducen mediante el extracto bancario manual o electrónico.
4.- Impresión y soporte de datos.
Este paso depende de las vías de pago elegidas, y de la necesidad de soporte de pago de la empresa.
La ejecución de impresión inicia el programa de impresión, y realiza las siguientes tareas:
- Transferir los medios de pago, avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión.
- Genera archivos EDI (intercambio de datos electrónicos).
Transacción SP01: permite acceder a la clase de órdenes de impresión en la gestión de impresión.