✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Doris Monrroy Zapata

LECCIÓN 5 COBRO / PAGO AUTOMÁTICO

Permite emitir pagos masivos, haciendo eficiente la tarea de cuentas a pagar.

Los datos maestros en la solapa control tanto en clientes como acreedores debe tener:

Si el acreedor es deudor y viceversa debe asignarse el código en el campo control de cuentas

En datos generales solapa pagos se puede almacenar la cuenta bancaria, esto con el fin de realizar las transferencias.

Pagador / Receptor Alternativo: se puede introducir a nivel mandante o de sociedad, La entrada en el segmento de Sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel Mandante.se emplea cuando se debe cancelar una factura a un acreedor o deudor alterno, diferente a la cuenta registrada en SAP

En la transacción FB60, en la solapa Pagos se habilita el campo Receptor Alternativo. En este campo se indica a cuál de los tres receptores le realizarás el pago

Desde la solapa datos sociedad- Gestión de Cuenta: se registran las cuentas central y Subsidiaria, empresas donde los clientes realizan sus órdenes de compra, mediante las subsidiarias, pero hacen el pago de sus facturas de forma centralizada, es decir a través de la central. En este caso existe diferencia de flujo de mercancías y flujo de pagos.

Esto se refleja en SAP en las cuentas de la central y de las subsidiarias : cada una es un dato maestro diferente.

Gestión Centralizada: todas las partidas gestionadas en la cuenta de una subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. En la cuenta de la subsidiaria , no se llevan movimientos ni saldos.

Gestión Descentralizada: Si esta seleccionado el campo Gestión Descentralizada en el registro maestro central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.

En la solapa de sociedad - Pagos

Clave de Bloqueo: con la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos. Esta clave se puede utilizar en los pagos automáticos. Surge efecto si se ha almacenado en el registro maestro osea que ha registrado en el documento.

Tiempo previsto hasta el cobro de cheque: cantidad de días que transcurren usualmente antes de que el banco efectué el débito resultante el pago por cheque. En los pagos automáticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición del documento

Fecha valor= fecha de contabilización de pago mas el tiempo hasta cobro del cheque

La fecha valor sirve como información para tesorería sobre la salida de fondos que se espera.

Vías de pago: determina la lista de vías de pago para pagos automáticos al acreedor siempre que no se haya indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar.

Pagar todas las partidas individualmente: Las partidas abiertas no se agruparan para un pago. Cada partida abierta del acreedor se pagara por separado.

Banco propio: se determina los datos bancarios con los cuales se pagara.

Partidas abiertas: transacciones a utilizar

FB02 visualizar y modificar partidas individuales

FBL1N visualización y modificaciones masivas

El programa de pagos automáticos es una herramienta de ayuda para gestionar el pago a proveedores. Permite:

Seleccionar facturas pendientes que deben pagarse

Contabilizar documentos de pago

Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

Pasos del proceso de pago

1.Actualizar o fijar parámetros responde a: Qué se tiene que pagar?, Qué vías de pago se utilizaran?, Cuándo se llevara a cabo el pago?, Qué sociedades se tendrán en cuenta? y Cómo se les va a pagar?

2.Generar una propuesta luego de ingresar los parámetros el sistema inicia la ejecución de la propuesta. Se generara una lista de deudores y acreedores y las facturas pendientes por pagar. Se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago.

Datos relevantes para crear una propuesta

Fecha de contabilización, en la cual se actualizarán las contabilizaciones en el libro mayor. Esta fecha aparece como propuesta de ejecución de la pantalla anterior.

Documentos creados hasta todos los documentos ingresados hasta la fecha se incluyen en la ejecución de pago.

Sociedades: sobre las cuales se emitirán los pagos. Si se introducen varias sociedades, se deberán separar con una coma: si se desea especificar un rango de sociedades, se ingresar la primera y la última sociedad del rango entre paréntesis.

Vías de pago se deben seleccionar las que se utilizaran en la ejecución del pago actual pudiendo ser una o varias.

Siguiente fecha de contabilización. Este campo se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutara nuevamente un pago. El sistema seleccionara en base a esa fecha las partidas que estén por vencer entre la fecha de pago actual y la prox fecha de pago.

Se deberá seleccionar a los acreedores y clientes a los cuales se les realizaran los pagos. Se podrán completar con rangos con la ayuda del icono Opciones de selección múltiple.

3. Planificar la ejecución el pago Luego de verificar la lista de pagos, es decir la propuesta, se planifica la ejecución del pago.se crea los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.

4. Imprimir los medios de pago luego de la contabilización se planifica los programas de impresión para la creación de medios de pago.

Transacción F110. Ruta Finanzas -Gestión Financiera - Acreedores -Operaciones periódicas -Pagos

Parámetros: Fecha de ejecución debe ser la fecha real de ejecución del programa. Sirve como identificación de la ejecución del programa e Identificación: empleado para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

Solapas: Selección libre: permite filtrar los documentos a cancelar por algún criterio de selección adicional como Fecha de contabilización. Log adicional: permite seleccionar que información se desea ver en el log de la propuesta de pagos. Y la Impresión y soporte de datos:

Propuesta: luego de ingresar los parámetros se deberá planificar la propuesta de pago que se debe crear.

En la ejecución de propuesta el programa selecciona documentos y citas con posiciones pendientes de pago. Para ello utiliza los criterios especificados en los parámetros.Luego, el programa agrupa estas posiciones por pagos y asigna las vías de pago y los datos bancarios que se utilizaran. Si el sistema no encuentra una vía de pago o datos bancarios validos o si una posición esta bloqueada para el pago, añadirá estas posiciones a la lista de excepciones. Si se selecciona el log adicional, la lista mostrara por que no se puede pagar la factura. Y se desglosa varias veces para visualizar y modificar los detalles de las posiciones de pago.

En las excepciones pueden existir errores que no se pueden solucionar desde la propuesta sino que se deben resolver primero, como es el caso de los bloqueos de pago, donde la partida si está bloqueada no podrá pagarse: y se deberá eliminar la propuesta, desbloquear la partida y volver generar una propuesta de pago.

Si no se quiere pagar una partida que está en verde, en la ventana donde está disponible el botón reasignar, está la opción de bloquear la partida. Si la bloqueas no será incluida en el pago.

Con el icono Reasignar se asigna la partida a un pago distinto( otra vía de pago o cuenta bancaria) o crear un nuevo pago seleccionando una vía de pago y el banco propio.

Una vez finalizada la ejecución de propuesta, el sistema genera 2 informes

La lista de las propuestas de pago y

La lista de las excepciones

Ejecución una vez tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecución utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales. Hasta aquí no se ha realizado ninguna contabilización. Los doc incluidos en esta ejecución de pago se han bloqueado para cualquier otra contabilización, es decir, una factura pendiente contenida en la ejecución de pago actual se bloquea para evitar su pago o en una ejecución de pago distinta.

Se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el libro mayor.

Al ejecutar un pago se generan y contabilizan los documentos. Si se efectuó un pago por error o debe anularse, se deberá utilizar la transacción FBRA para anular compensaciones, es decir se utilizara la misma transacción con la que se anularía un pago manual.

Si además de contabilizar la ejecución de pagos automáticas se ejecutó el programa de impresión de cheques, se debe anular el pago con la transacción FCH8.

Pese a que un pago se realizó con la elección automática las anulaciones se deberán hacer con las transacciones manuales

La metodología SAP recomienda usar cuentas transitorias bancarias en la contabilización de entradas y salidas de pagos, como en el caso de cuentas de cheques emitidos, transferencias bancarias cobradas y pagadas.

Permite conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente. Tiene todos los pagos recibidos y efectuados que aún no se han acreditado o debitado de la cuenta bancaria. Las contabilizaciones en la cuenta banco real (cuenta principal) normalmente se introducen mediante el extracto bancario manual o electrónico.

Lo ideal es tener tres cuentas transitorias: una que represente el saldo real del extracto, una que represente los pagos emitidos y otra para las cobranzas recibidas. Pago Proveedor A banco pagador extracto -Banco pagador -a Banco saldo

Las cuentas de banco no se manejan como cuentas asociadas, lo que tienen en común las cuentas de un mismo banco (principal, pagadora, cobradora y otras) es que poseen el mismo banco propio e ID de cuenta en el maestro de la cuenta (Solapa Entrada/banco / intereses).
Igualmente en la configuración de los bancos se determina para cada banco propio y vía de pago en qué cuenta contabiliza (Pagadora cheques o pagadora transferencias, etc.).

Cuando el banco manda la reconciliación bancaria, ¿cómo es el proceso de ajuste?
Cuando se procesa un extracto bancario, el sistema contabiliza en la cuenta principal y en la cuenta transitoria que corresponda. Respecto a la compensación hay dos formas, uno es que se compense al mismo tiempo que se contabiliza el extracto, pero para esto tiene que haber algún campo que haga unívoca la compensación. Por ejemplo, el importe y el número de cheque, si el sistema encuentra estas coincidencias, contabilizan y compensa. La otra opción es que el extracto haga simples asientos contables y en un proceso posterior se realice la compensación, ya sea manual o automática. Esta última es la opción que más se utiliza ya que la primera puede frenar las contabilizaciones sino encuentra con qué compensar.

Impresión y soporte de datos: este último paso dependerá de las vías de pago que hayamos elegido y de la necesidad de soporte de pago que posea la empresa.

La ejecución de impresión inicia el programa de impresión, que realiza las siguientes tareas:

Transferir los medios de pago, avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión.

Generar los archivos EDI(Intercambio de datos electrónicos)

El programa de impresión de cheques realiza estos pasos:

Asigna números de cheque a los documentos de pago.

Actualiza los documentos de pago y los de factura originales con la información de cheques.

Imprime cheques y documentos adjuntos.