✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Alex Llanos Garcia
SAP FI El cobro / pago automático
Curso Consultor Funcional Modulo FI - Nivel Inicial
Unidad 4: AR y AP Proceso de cobros y pagos 
Lección 5: Cobro/Pago Automatico
Tema 1: Repaso - Datos Maestros
El programa de pagos automaticos nos permite realizar pagos masivos para que las cuentas a pagar sea mas eficiente.
Para esto se necesitan unos requisitos y datos relevantes necesarios.
Datos maestros de deudores y acreedores
- Solapa Datos Generales - Control
Si un deudor tambien es acreedor se pueden compensar las partidas abiertas mediante el programa de pagos. Las partidas abiertas se pueden visualizar en el reporte de visualización.
- Solapa Datos Generales - Pagos
Cuentas bancarias: El sistema tomara los datos de esta solapa al momento de generar el soporte magnetico que sera entregado al banco.
Pagador / Receptor Alternativo: Se puede introducir pagador o receptor a nivel mandante o sociedad. Sociedad > Mandante
No es necesario que el receptor de pago este creado como dato maestro en SAP.
- Solapa Datos Sociedad - Gestión de cuentas
Central y Subsidiaria: Se puede realizar una compra local (Subsidiaria) pero se puede pagar de manera (Central) esto se puede reflejar en cuentas centrales y subsidiarias son datos maestros diferentes, las partidas contabilizadas en una subsidiaria van a una cuenta central.
- Solapa Datos Sociedad - Pagos
Clave de bloqueo: Clave mediante la cual se bloquea una partida abierta o cuenta para proceso de pagos. Se puede utilizar para pagos automaticos.
Tiempo previsto hasta cobro de cheques: Cantidad de dias que transcurren antes de que el banco efectue el debito del pago por el cheque. Fecha de valor(Fecha de contabilizacion del pago hasta el cobro del cheque)
Vias de pago: Si se indica una via de pago esta entrada tiene proferencia sobre los datos maestros que contiene el registro.
Pagar partidas individualmente: Las partidas abiertas no se agruparan para un pago, se paga por separado cada partida.
Banco propio: Se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagara.
Tema 2: Repaso - Partidas abiertas
----- FB02 ----- Modificar y visualizar partidas
----- FBL1N ----- Modificaciones masivas
Desde estas transacciones podemos visualizar los datos correspondientes a pagos que poseen las facturas y modificarlas.
Tema 3: Programa de pagos automaticos
Ayuda al usuario a gestionar el pago a los proveedores. Permite realizar de forma automatica lo siguiente:
- Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse
- Contabilizar documentos de pago
- Imprimir medios de pago o crear soportes
Este proceso consiste de 4 pasos:
1. Fijar parametros:
Que se va a pagar
Vias de pago
Cuando se va a realizar el pago
Sociedades a tener en cuenta
Como se va a pagar
2. Generar la propuesta de pago
SAP inicia la ejecucion de la propuesta luego de que se han introducido los parametros, se genera una lista de deudores y acreedores con las facturas vencidas para pago.
3. Planificar la ejecución de pago
Una vez verificada la lista, se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del GL.
4. Imprimir los medios de pago
Se planifica los programas de impresión para la creación de medios de pago.
----- F110 ----- Pagos automaticos
- Tips de Parametros:
Cualquier ejecucion del programa de pagos se identifica con los siguientes campos:
- Fecha de ejecución: Sirve como la fecha en que se ejecuto el programa.
- Identificacion: Diferencia las ejecuciones del programa con la misma fecha de ejecucion
- Datos relevantes para crear una propuesta
- Fecha de contabilización
- Documentos creados hasta
- Sociedades
- Vias de pago
- Siguiente fecha de contabilización
- Acreedores y clientes
- Propuesta
En la ejecución de la propuesta, el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago, para eso utiliza los parametros que dimos. Se agrupan estas posiciones por pagos, vias de pago, y datos bancarios que se utilizaran. Si no se encuentra una via de pago esta posicion se añadira a la lista de excepciones. Una vez termina la ejecucion de la propuesta hay dos informes Verde(Lista de propuesta de pago), Rojo(Excepciones). En la propuesta podemos bloquear algunos pagos o modificar el descuento por pronto pago. Tambien podemos reasignar una partida con otra via de pago o cuenta bancaria.
- Ejecución
Una vez tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecucion utiliza como base para contabilizar los pagos reales. Los documentos incluidos en esta ejecución se bloquean para cualquier otra contabilización, ejemplo, una factura se bloquea para un pago manual.
En este paso se crean los documentos de pago, compensan las partidas abiertas y se contabilizan en el GL.
- Cuentas transitorias:
SAP recomienda el uso de estas cuentas en la contabilizacion de entrada y salida de pagos, ejemplo caso de cuentas para cheques emitidos, transferencias pagadas y cobradas.
Algunas de sus ventajas son: Que permite conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta mayor correspondiente. Estas cuentas contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aun no se han acreditado o debitado de una cuenta bancaria.
- Impresión y soporte de datos
Este paso depende de la via de pago y la necesidad del soporte que requiera la empresa.
El programa de impresión genera las siguientes tareas:
- Transferir los medios de pago, avisos de pago y lista adjunta a la gestión de impresión.
- Generar los archivos EDI (Intercambio de datos electronicos)
Debe existir como minimo una variante por cada programa de impresión de las vias de pago permitidas y utilizadas.
------ SP01 ------ Clase de ordenes para impresión
El programa de impresión de cheque realiza:
- Asignar numeros de cheque a los documentos de pago
- Actualizar documentos de pago y de factura con la información de cheques
- Imprimir cheques y documentos adjuntos
------ FB02 ----- Modificar y visualizar partidas
------ FBL1N ----- Modificaciones masivas
------ F110 ----- Pagos automaticos
------ SP01 ------ Clase de ordenes para impresión
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Sobre el autor
Publicación académica de Alex Fernando Llanos Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Alex Fernando Llanos Garcia
Profesión: Negocios y Finanzas Internacionales - Colombia - Legajo: US26S
✒️Autor de: 100 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado de los módulos:
Presentación:
Profesional en negocios y finanzas el cual ha trabajado con el sector de la tecnología en los siguientes roles: - business analyst - scrum master - analista sap fi submodulo ap
Certificación Académica de Alex Llanos
Disponibilidad Laboral: FullTime 
