Creación de Datos Maestros de Activos Fijos
1. Definición
Un activo fijo se define como un bien económico individual, que se reconoce en el balance y pertenece al activo no corriente o a largo plazo de la compañía
El registro maestro de un activo contiene la información referente al mismo
- Datos Técnicos
- Imputaciones organizativas (generalmente temporales)
- Condiciones de amortización
2. Crear Datos Maestros de Activos Fijos
Los datos maestros de activos fijos se crean a través de la transacción
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Vía Menú
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Transacción
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Finanzas – Gestión Financiera – Activos Fijos – Activos Fijos – Crear Activos Fijos
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AS01
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En la pantalla inicial de creación se requiere completar los siguientes campos:
- Clase de Activos
- Sociedad
- Número de activos fijo: este campo solo se completa si la clase de activo tiene definido un rango de numeración externa
Posteriormente se debe ir completando la siguiente información por solapa
Solapa General: Se divide en tres partes:
- Datos generales del activo: tales como Nombre, Textos, cantidades, número de series, unidad de medida
- Datos de inventario: guarda los datos del último inventario realizado
- Datos de Contabilización: corresponde a la fecha de alta y también de baja. Estos datos se completan de manera automática luego que el activo se capitalice
Solapa Dependiente del Tiempo: En los datos temporales se asigna el activo a las diferentes unidades organizativas. Se definen quienes son los responsables del activo y en que objetos de imputación adicional se contabilizaran sus movimientos. En esta solapa, dependiendo del estatus campo, se pueden encontrar los siguientes datos:
- Centro de Costo: determina a que centro de costo se cargaran las amortizaciones y los resultados por ventas y bajas
- Centro de Costos responsable: es un dato informativo y se utiliza para indicar quien es el responsable del activo
- Matricula: se utiliza para los tipos de activos vehículos y equipos móviles para indicar la matricula o patente
- Orden: es un objeto CO y tiene una función similar al centro de costo ya que se utiliza para en este objeto cuando se ejecutan las amortizaciones. Las ordenes son objetos temporales que colectan costos
- Emplazamiento: se refiere al lugar físico donde se encuentra el activo. El emplazamiento es un código que se crea por parametrización
Solapa Asignaciones:
- Criterios de Clasificación: SAP nos da la posibilidad de crear hasta 05 criterios de clasificación libremente. Luego estos criterios podrán utilizarse en un reporte permitiendo clasificar los activos. Los criterios se definen con una clave alfanumérica de 04 dígitos y un texto breve. Uno de los criterios puede definirse con una clave alfanumérica de hasta 08 dígitos
Solapa Origen: En esta solapa se puede almacenar datos correspondientes al origen del activo. La mayoría de estos campos deben completarse de forma manual, excepto el campo “Acreedor” que se completa con el código del acreedor al cual se le realizo la compra una vez se haya registrado la factura de compra del activo
Solapa Valoración: En esta solapa se pueden ver los datos relacionados con la amortización. Generalmente los datos necesarios para crear el activo ya vienen propuestos desde la clase de activos, no obstante y dependiendo de la configuración estos datos pueden modificarse o no. En esta solapa nos encontramos los siguientes datos:
- Área de Valoración: este campo determina como se valora el activo
o En el área 01: se encuentran los valores contables (Valor de alta, amortización, baja)
o En el área 11: o Revalúo Técnico podremos contabilizar los nuevos valores que se asignen a los activos luego de un proceso de revaluación
o En algunas empresas se crean áreas de valoración para contabilizar el ajuste por inflación, áreas para tener el valor por cada moneda paralela y visualizar los valores de activos en estas monedas, entre otras
- Clave de amortización: corresponde al método de amortización que será aplicado al activo. Puede ser método lineal, regresivo, año o mes de alta etc
- Vida útil en años / periodos: es el tiempo previsto en que el activo se amortizara
- Inicio de amortización: este campo se completa después del que el activo haya sido capitalizado. En combinación con la fecha de alta y la clave de amortización se determina la fecha en que se comenzará a amortizar el activo