1. Contabilizar con modelo.
Se toma de base un documento ya contabilizado al cual se le podrán modificar los datos que corresponden.
Ésta opción se encuentra disponible en cualquier transacción de ingreso de documento. ("Post with Reference")
Además de los datos básicos del documento que utilizaremos como modelo, tenemos opciones adicionales para contabilizar el nuevo documento:
- Crear asiento inverso (Generate reverse posting): contabiliza el mismo asiento, pero con signos contrarios.
- Entrar apuntes de cta. mayor (Enter G/L account items): esta opción cambia la manera de visualizar de las posiciones. Si no marcamos esta tilde veremos un resumen de las posiciones, si lo marcamos veremos una grilla con las claves de contabilización, cuentas de mayor e importes.
- No proponer importes (Do not propose amounts): se copian todos los datos a excepción de los importes. Posteriormente los importes se deberán ingresar para cada posición del asiento (si no se ingresa en alguna posición, no se registrará esa posición).
- Recalcular días y porcentajes (Recalculate days and percentages): si el asiento que se está copiando posee posiciones de deudores o acreedores, esta opción permite que se recalculen los días de vencimiento en base a la fecha del nuevo documento.
- Visualizar posiciones (Display line items): indicador que hace que las posiciones copiadas se visualicen una por una. Este procedimiento se utiliza cuando se desea modificar los valores propuestos. Si no se marca la tilde, todas las posiciones se copian sin visualizarlas y solo se visualiza un resumen de las posiciones copiadas.
- Copiar textos (Copy texts): copia los textos largos que posee el documento que se está copiando.
- Calcular importes moneda local de nuevo (Recalculate Local Currency Amounts): si el documento es en moneda extranjera, se volverá a calcular la conversión en moneda local nuevamente. Si la fecha de documento se modifica en el nuevo documento, se calculará el importe en moneda local en base a esta nueva fecha.
* Existen dos funciones más en el control de proceso (Flow control) que no se explican a lo largo de la lección, las cuales son: Transferir áreas de funciones (Transfer functional area) y Transferir segmento y segm.interlocutor (Copy Segment and Partner Segment). *
^^ En el sistema no queda registro de que el nuevo asiento generado fue creado con copia de otro documento. ^^
2. Los modelos de imputación.
Se pueden crear modelos de imputación los cuales también pueden ser utilizados al momento de crear un asiento contable. Esta es una de las herramientas que proporcion SAP para agilizar y facilitar el ingreso de documentos.
Transaction FKMT
> Accounting
> Financial Accounting
> General Ledger
> Document Entry
> Reference Documents
> FKMT - Account Assignment Model
Creación del modelo:
- Datos de cabecera (ícono hoja en blanco): se le da el nombre al modelo, se define la moneda y el plan de cuentas.
- Datos de posición (ícono de lupa): se ingresan todos los datos de posición del asiento que estamos creando, claves de contabilización (debe/haber), ctas de mayor, centro de costos, divisiones e importes.
Utilización de los modelos de imputación.
Usando la transacción F-02 podermos observar el ícono de "Account Model", en el que podremos visualizar la lista disponible de modelos de imputación.
Al momento de utilizar la transacción FKMT no especificamos fechas, ni clase de documento, ni sociedad. Como estos datos no están en el modelo, deberán ingresarse al momento de crear cada documento.
Con el mathcode podremos buscar todos los modelos de imputación disponibles.
Luego de seleccionar el modelo deseado veremos en la pantalla el detalle de las imputaciones que contiene el modelo. La transacción nos permitirá realizar las modificaciones que sean necesarias, como agregar cuentas, modificar importes, centros de costos, etc.
^^ La diferencia entre las alternativas de contabilizar con modelos se basa en la periodicidad con la que se realicen los asientos contables. Si eventualmente hay que repetir un asiento se puede utilizar la opción de Contabilizar con Modelo, no obstante, si los asientos tienen una periodicidad mensual, quincenal o diaria, resultará más útil crear Modelo de Imputación. ^^
3. Modelos de trabajo en transacciones Enjoy o simples.
Las operaciones vistas anteriormente también las tendremos disponibles en las transacciones enjoy o simples.
Transaction FB50
> Accounting
> Financial Accounting
> General Ledger
> Document Entry
> FB50 Enter G/L Account Document
> Contabilizar con Modelo.
En las transacciones enjoy se podrá elegir un documento para copiarlo y crear otro igual, o tomarlo como base y realizarle los cambios que sean necesarios, tal cual lo vimos en la transacción clásica.
Se accede de la misma manera que en la transacción clásica o presionando Shift + F9.
> Modelos de imputación.
Los modelos de imputación en las transacciones Enjoy se crean y utilizan desde la misma transacción FB50. A diferencia de la transacción FKMT para poder crear un modelo de imputación deberemos ingresar un documento con todos los datos obligatorios, inclusive fechas y antes de guardar el documento se accede al Menú >> Tratar >> Modelos de imputación >> Grabar modelo de imputación o presionando las teclas Control + F5.
Se abrirá una ventana emergente en la cual se colocará el nombre del modelo de imputación que estamos creando. También podemos utilizar el matchcode para buscar algún modelo ya creado, en este caso estaremos reemplazando el modelo ya existente por el que se está creando.
Si al ingresar a la transacción deseamos seleccionar un modelo de imputación, debemos acceder Menú >> Tratar >> Modelos de imputación >> Seleccionar modelo de imputación o presionando las teclas Control + F7.
También podremos acceder a los modelos de imputación presionando el ícono de la barra de herramientas "Modelos de trabajo en" el cual habilitará sobre el lado izquierdo de la pantalla la lista de los modelos de imputación.
4. Documento periódico.
Alternativa para contabilizar de manera rápida y masiva una cantidad de asientos modelos. Es muy útil cuando debemos registrar documentos a lo largo de un tiempo solo modificando las fechas de contabilización. Un claro ejemplo son los devengamientos o los contratos. Se puden crear todos los documentos que sean necesarios y luego, se ejecuta la contablización por medio de un programa que busca todos los documentos periódicos que estén vigentes. Esta alternativa consta de dos pasos:
CREAR LOS DOCUMENTOS PERIODICOS.
Transaction FBD1.
> Accounting
> Financial Accounting
> General Ledger
> Document Entry
> Reference Documents
> FBD1 - Recurring Document
La creación de documento periódico consta de tres partes:
- Planes de ejecución: se colocan los datos referentes a los intervalos de ejecución como primera y última fecha de ejecución, intervalo en meses y día del mes en el cual se contabilizará.
- Datos de cabecera: no se guardarán fechas de contabilización, ni de documento ya que las mismas se generarán en cada ejecución. Como dato de cabecera se ingresarán Clase de Documento, Moneda y textos.
- Datos de posición: se deberán ingresar todos los datos necesarios para contabilizar un documento. Clave de Contabilización, Cuenta, importe. Si la cuenta necesitase una imputación adicional como Centro de Costo, también deberá de ingresarse sino el documento no se generará.
MODIFICAR LOS DOCUMENTOS PERIÓDICOS.
Transaction FBD2.
> Accounting
> Financial Accounting
> General Ledger
> Document
> Reference Documents
> Recurring Document
> FBD2 - Change
A los documentos periódicos se les puede realizar modificaciones a cualquiera de sus datos.
La primera pantalla nos solicitará el documento que queremos modificar. Una vez seleccionado el documento ingresaremos a la siguiente pantalla que contiene el resumen de posiciones del documento periódico.
Podremos ver los datos de Intervalos de Ejecucion accediendo al Menú >> Pasar a >> Datos Periódicos.
BORRAR DOCUMENTOS PERIÓDICOS.
Transaction F.56.
> Accounting
> Financial Accounting
> General Ledger
> Document
> Reference Documents
> Recurring Document
> F.56 - Delete
Los documentos periódicos pueden borrarse para que no sigan contabilizándose en las sucesivas ejecuciones.
La pantalla de selección para borrado permite seleccionar los documentos o un rango de documentos. Se puede correr primero en Modo Test a fin de verificar los documentos que se borrarán. Para que un documento pueda borrarse debe tener el tilde de Indicador de borrado en la cabecera del documento.
EJECUTAR EL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN.
Transaction F.14.
> Accounting
> Financial Accounting
> General Ledger
> Periodic Processing
> Recurring Entries
> F.14 - Execute
La ejecución de los documentos periódicos es una de las tareas de cierre. Este proceso generará documentos reales contabilizados masivamente en el libro mayor. Para la ejecución, el sistema seleccionará todos aquellos documentos que estén dentro del intervalo de liquidación.