Nivel 2
Lección 4. Contabilizar modelos
Contabilizar modelos permite agilizar los pasos en cualquier transacción, ya que copiarán una transacción ya contabilizada permitiendo modificar los datos que correspondan.
Para copiar un modelo vamos a la barra de comandos: FBR2 o F-02 ó crear documento/ contabilizar con modelo/ n° de documento a copiar y datos básicos.
Hay opciones adicionales para contabilizar:
- Crear asiento inverso: Las cuentas son las mismas pero con saldos contarios.
- Entrar apuntes de cuentas de mayor: Cambia la manera de visualizar las posiciones, si no marcamos veremos un resumen pero si la marcamos veremos el detalle.
- No proponer importes: Se copia todo excepto los importes.
- Recalcular los días y porcentajes: se recalculan los días de vencimiento en base a la fecha del nuevo documento cuando se trabaja con deudores o acreedores.
- Visualizar posiciones copiadas: se visualizan las posiciones una x una. Se utiliza cuando se quiere modificar los valore propuestos, si no se tilda solo se ve el resumen.
- Copiar textos: copia los textos largos que posee el documento.
- Calcular importes en moneda local de nuevo: si el documento es en moneda extranjera se volverá a calcular la conversión en moneda local. Cuando se modifique la fecha la conversión se hará en base a la nueva fecha.
Una vez completados estos datos pasamos a la pantalla siguiente dando enter, y se visualizará el asiento modelo y se da enter para copiar según la parametrización realizada; También, puede hacer modificaciones haciendo doble clip en la posiciones necesarias. Una vez efectuado todo los cambios se procede a guardar.
Los modelos de imputación clásica pueden ser utilizados al momento de crear un asiento contable, su código de transacción es FKMT o lo ubicamos por contabilización/ documento de referencia/ modelo de imputación.
Este modelo se crea desde cero, es una especie de plantilla donde se pueden modificar los datos, aquí le daremos un nombre al modelo, definiremos la moneda y el plan de cuentas; también, ingresaremos todos los datos de posición del asiento que estemos creando y se procede a guardar.
Para modificar solo debemos seleccionar el modelo y reconfigurarlo.
Nota: para visualizar la lista de modelos de imputación disponibles nos vamos a la barra de herramientas y damos clip a modelos de imputación.
Ojo: La diferencia entre las alternativas de contabilizar se encuentra en la periodicidad con la que se realicen los asientos contables. Si repitiera un asiento se puede contabilizar con modelo pero si los asientos tienen una periodicidad mensual, quincenal o diaria es más útil crear modelos de imputación.
Para los modelos de trabajo en transacciones enjoy o simples se procede al procedimiento anterior pero desde la transacción FB50 o desde contabilización/ registrar documentos en cuenta mayor.
Para contabilizarlos se elige un documento para copiarlos desde menú/ pasar a/ Contabilizar con modelo/ N° de documento.
Para poder crear un modelo de imputación desde FB05 deberemos ingresar un documento con todos los datos obligatorios, inclusive fechas y antes de grabar el documento debemos acceder a: Menú/ tratar/Modelos de imputación/ grabar modelo de imputación/ se incluye el nombre del modelo/ continuar.
Si deseamos seleccionar un modelo de imputación accedemos a menú/ tratar/ modelos de imputación/ seleccionar modelo; también, podemos acceder desde la barra de herramientas "modelos de trabajo en".
Importante: Los modelos creados por F-02 y FB05 son independientes, es decir, los que se creen por una ruta no se visualizan desde la otra.
Los modelos de documento periódico son una alternativa para contabilizar de manera rápida y masiva una cantidad de asientos modelo, es decir, son muy útiles cuando los asientos repetitivos llevan las mismas cuentas y montos y lo único que cambia es la fecha.
Se pueden crear todos los documentos que sean necesarios y luego proceder a su ejecución por medio de un programa que busca todos los documentos periódicos que estén vigentes.
Estos documentos se crean desde la transacción FBD1 o desde contabilización/ documentos de referencia/ documento periódico.
La creación del documento periódico consta de 3 partes:
- Planes de ejecución: se colocan los datos referentes a los intervalos de ejecución como primera y última fecha, intervalos en meses y día del mes en el cual se contabilizara.
- Datos de cabecera: Se ingresa clase de documento, moneda y textos.
- Datos de posición: Datos necesarios para contabilizar el documento (Cl. CT, cuenta, importe, C.Co, étc.).
En el icono resumen podemos ver todas las posiciones ingresadas y luego si todo está bien se procede a guardar.
A los documentos periódicos se le pueden realizar modificaciones desde la transacción FBD2 o desde documento/ documentos de referencia/ documento periódico/ n° documento/ pasar a/ datos periódico/ datos de intervalos.
Ojo: para borrar el documento periódico debemos marcar el indicador de borrado, esto se hace para que no se sigan contabilizando en las sucesivas ejecuciones a través de la transacción F.56 o libro mayor/ documento/ documento de referencia/ documento periódico/ borrar.
La pantalla de borrado permite seleccionar los documentos o un rango de documentos, que pueden correrse primero en modo test para verificar los documentos que se borrarán. Para que puedan borrarse debe estar marcada la opción de borrado en la configuración de intervalos.
Para ejecutar el proceso de contabilización iremos a la transacción F.14 u operaciones periódica/ contabilizaciones periódicas/ ejecutar. Este proceso generará documentos reales contabilizados masivamente en el libro mayor (el sist. seleccionará todos aquellos documentos que estén dentro del intervalo de liquidación).
Importante: Al crear la transacción F14 se crea un juego de datos necesarios para crear los documentos contables, para procesarlo se debe acceder a la transacción SM35, se selecciona el juego de datos y se ejecuta. Hay 3 formas de procesarlo: invisible, visible o solo visualizar errores; una vez que se procese el juego de datos se habrá contabilizado los documentos en el libro mayor.
Tips:
FBD1: crear documento periódico
F.14: Ejecución del documento periódico
FBD2: Modificar documento periódico
FBD3: Visualizar lista de documentos periódicos existentes
F.56: Permite borrar aquellos documentos periódicos que ya no sean necesarios seguir contabilizando en futuras ejecuciones periódicas.