✒️SAP FI / Altas de activo fijo Por María Isabel Baña Espasandín
SAP FI Altas de activo fijo
UNIDAD 6 - TEMA 4 - ALTAS DE ACTIVOS FIJOS
1. ALTAS DE ACTIVOS FIJOS.
Un activo se capitaliza cuando recibe valor, un valor de alta. El valor se asigna en una determinada fecha, que constituye la fecha de capitalización. En SAP se denomina fecha de referencia.
La fecha de referencia es la fecha valor para la contabilidad de activos fijos.
Puede ser distinta de la fecha de contabilización y de la fecha de documento, y encontrarse además en periodos contables ya cerrados para la contabilidad.
En cambio, el año de contabilización y el año de referencia han de ser los mismos.
Normalmente, los activos fijos son adquiridos a proveedores y el registro del valor de capitalización se genera por la contabilización de una factura.
Los activos pueden comprarse pero también pueden ser altas de producción propia.
2. ALTAS POR FI - Transacción F-90
Se utiliza este proceso para contabilizar facturas de proveedores desde el Módulo de FI pero con una vinculación directa con la Contabilidad de Activos Fijos.
La transacción, para este proceso, realiza un asiento contable que imputa directamente en el activo y que tiene como contrapartida la cuenta del proveedor, contabilizando también los impuestos correspondientes.
Ruta: Finanzas - GF - Activo Fijo - Contabilización - Alta - Compra - Contra acreedor
El proceso es muy similar al visto para cuentas a pagar contabilizando por las transacciones FB01 o F-43.
Pantalla "Alta inmov. por compra con acreedor: datos cabecera".
Los datos de clase de documento (KR - Factura acreedor) y la clave de contabilización vienen ya propuestos. Se deben completar los datos de cabecera como en cualquier doc. de contabilización de facturas de acreedores.
Pantalla "Reg.Factura acreedor: corregir posición de acreedor"
La segunda posición debe completarse con los datos del activo fijo:
- Clave de contabilización: se utiliza la clave 70 para imputaciones en el debe y 75 para imputaciones en el haber.
- Cuenta: se completa con un dato maestro de activo fijo. No se utilizan cuentas de mayor, de deudores o acreedor.
- Clave de movimiento: es un campo que se utiliza en las contabilizaciones de activos fijos y sirve para clasificar las operaciones y determina ciertos controles del módulo.
Pantalla "Reg. Factura acreedor: corregir pos. activo fijo"
La imputación a un activo fijo en una factura de proveedores se asemeja a la cuenta de resultados o de gastos de una factura estándar: se debe indicar el importe y un indicador de impuestos. El nuevo dato que aparece en este tipo de imputaciones, es la fecha de referencia que se deriva de la fecha de contabilización, pero se puede modificar con el valor que corresponda. La fecha de referencia será clave para determinar cuando un activo comienza a amortizarse.
Pantalla "Reg.Factura acreedor: visualizar resumen"
3. ALTAS POR AA.
El proceso de altas por el módulo de Activos Fijos implica capitalizar un activo contra una cuenta de compensación. Se desglosa así el proceso en dos partes: por un lado, en el sector de Cuentas a Pagar se puede registrar la factura del proveedor contra una cuenta de compensación y por toro lado se da de alta el activo contra la misma cuenta de compensación
El documento que se genera en Cuentas a Pagar se realiza como cualquier factura salvo que se debe imputar manualmente a la cuenta de contrapartida.
Transacción ABZON
Ruta: Finanzas - GF - Activo Fijo - Contabilización - Alta - Compra - Alta automática con contrapartida
Desde esta transacción se da valor a un activo fijo y también se puede crear el dato maestro del activo fijo. Se creará con los datos mínimos necesarios y después se puede actualizar e ingresar los datos que faltan en el maestro.
Pantalla "Registrar movimiento AF: Alta automática contrapartida"
El activo se puede grabar introduciendo sólo los datos de número de activo, fechas, importe y unidades. Se pueden ingresar más datos accediendo a la pantalla Datos adicionales y especificar una clase de movimiento distinta de la que utiliza la transacción por default. Se puede cambiar la cuenta de contrapartida automática y completa los campos libres como referencia y asignación.
Pantalla "Registrar movimiento AF: Alta automática contrapartida"
En las transacciones de AF también se pueden hacer simulaciones y ver cómo se refleja en la Contabilidad General el movimiento que se está realizando.
Pantalla "Registrar movimiento AF: Alta automática contrapartida"
Las razones para usar la contrapartida de alta automática radican en el desglose de responsabilidades y administración de datos maestros.
Muchas veces el usuario que ingresa una factura no sabe si se trata de un gasto o un activo fijo. Generalmente depende de la política de la empresa para considerar un activo fijo. Si se trata de bienes de gran valor, no hay duda, pero cuando se trata de bienes mas pequeños o de poco durables, dependerá de ciertos criterios, si se trata de un activo o no.
Para evitar este tipo de problemas se utiliza este procedimiento, donde en cuentas en pagar se crea la deuda con el acreedor y se utiliza una cuenta transitoria como contrapartida. El área responsable de activos fijos dará el dato maestro y generará las altas, y decidirá si se da de alta un activo por cada unidad comprada o un activo por todas las unidades compradas.
4. Altas por MM
El módulo MM tiene un proceso que consta de los siguientes pasos:
- Ordenes de Compra: en la orden de compra se ingresan las condiciones pactadas con el proveedor, los materiales, precios, cantidades y demás datos relevantes. Esta transacción no genera ninguna contabilización de asientos. Antes de realizar una orden de compra se deberá de crear el activo.
- Recepción de mercadería: esta transacción refleja un movimiento de ingreso de mercadería (puede ser un activo fijo) o la recepción de un servicio contratado. En ese momento se registra el primer asiento contable que, dependiendo de lo que se haya comprado, da el alta el stock de inventarios, capitaliza el bien de uso o imputa una cuenta de gastos. Como contrapartida se registra una provisión de factura a recibir.
- Verificación de la factura: en el momento de recibir la factura se utiliza, también, una transacción de logística que permite el registro del comprobante dando de baja la provisión de factura a recibir y generando la deuda con el proveedor correspondiente.
Para dar de alta un activo fijo, se pueden utilizar cualquiera de las transacciones vistas.
Todo depende del circuito y el proceso. Por ej, habitualmente, se pueden dar de alta por el proceso MM, que es un proceso completo con orden de compra, recepción del bien y de factura.
Como causas excepcionales, se puede utilizar el proceso de alta de activos fijos con contrapartida si se recibe primero la factura que el bien, o el alta por FI si no se utiliza el proceso de MM o se compra por urgencia y no hubo orden de compra que respalde la compra.
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Sobre el autor
Publicación académica de María Isabel Baña Espasandín, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Expert
María Isabel Baña Espasandín
Profesión: Economista - España - Legajo: KZ17G
✒️Autor de: 144 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de María Isabel Baña Espasandín
Disponibilidad Laboral: FullTime 
