Unidad 2: Impactos en Finanzas en S/4HANA
Leccion 4: ACTIVOS FIJOS.
1 Introducción en los cambios de activos fijos
Con la introducción de SAP S/4HANA Finance, el clásico FI-AA ya no está disponible.
Hay varios datos importantes que debemos conocer:
- Los cambios de SAP HANA impactan en la funcionalidad y en la configuración del módulo.
- Hay un nuevo motor de cálculo de amortizaciones y su uso es obligatorio, para lo cual, esto debe activarse desde la función de negocio EA-FIN.
Funciones de Negocio
Las funciones de negocio son extensiones o funcionalidades ampliadas que proporcionan nuevas características y mejoras en determinados procesos.
Si bien son estándares, inicialmente no se encuentran activas.
Es importante saber que una vez que se activa una función de negocio ya no se puede desactivar.
Esta activación se realiza desde la transacción SFW
1.1 | Impacto arquitectónico
Hay cambios en la arquitectura y estructura de tablas que maneja la Nueva Contabilidad de Activos Fijos.
Si bien es un dato relevante para quienes trabajan como consultores y que conocen de configuraciones, es importante tener noción de cuáles son los cambios que se presentan para poder comprender las mejoras del módulo.
Nueva arquitectura de tablas
- Todos las contabilizaciones de activos fijos se almacenan en la tabla ACDOCA
- La información del encabezado se almacena en la tabla BKPF.
- Toda la información del registro estadístico relacionada con activos fijos se almacenan en la tabla FAAT_DOC_IT.
1.2 Tablas antiguas vs Tablas actuales
Uno de los grandes beneficios de SAP HANA es la reducción en los tiempos de proceso, la eficiencia en el guardado de los datos y la eliminación de transacciones redundantes.
Para entender cómo se llegan a lograr todos estos beneficios, debemos saber que es través de cómo se almacenan los datos.
Antes había cinco tablas exclusivas de activos fijos para guardar la información relacionada a datos maestros y valores de activos fijos.
Dentro de estas tablas no están contempladas las tablas de la contabilidad general FI-GL donde se almacenan los documentos contables, ni tampoco las de CO donde se encuentran las imputaciones relevantes a la contabilidad interna.
Todas las tablas mencionadas son reemplazadas por la única tabla de documentos ACDOCA, y además se han incorporado tablas nuevas con información adicional.
En el siguiente gráfico podremos ver las tablas actuales y las tablas nuevas.
ANEK - Cabecera de doc. de coantabilización AF ---------> Reemplazado por ACDOCA (Se matiene la BPKF)
ANEP - Partidas individuales de act.fijos ---------> Reemplazado por ACDOCA (Se matiene la BPKF)
ANEA - Partidas ind AF - Valores proporcionaels ---------> Reemplazado por ACDOCA (Se matiene la BPKF)
ANLP - Valores periodicos de AF ---------> Reemplazado por ACDOCA (Se matiene la BPKF)
ANLC - Campos de valor de activos fijos ---------> Reemplazado por ACDOCA (Se matiene la BPKF)
FAAT_DOC_IT
Detalle estadistico en la contabilidad AF
FAAT-PLAN_VALUES
Depreciaciones planificadas
FAAT_YDDA
atributos dependientes del baño para la depreciación
2. Impacto en la funcionalidad
Activos fijos es un módulo bastante complejo, no en las operaciones iniciales, sino en los procesos posteriores como contabilizaciones en otras áreas, reconociliación con GL, el recalculo de amortizaciones y muchas otras cosas que se pueden volver mas complejas según el modelo de negocio de cada empresa.
Posiblemente muchas de las funcionalidades que mencionemos en esta parte de la lección tenga que ver con temas desconocidos por alumnos que no han trabajado con activos fijos, no obstante, les mencionaremos como era antes y qué mejora tuvo
2.1 Cambios en las funciones generales
Listado de los cambios funcionales han sido hechos en FI-AA con la introducción de SAP S/4HANA:
Todos los registros no estadísticos en la contabilidad de activos fijos se almacenan como entradas en el Diario Universal.
Mencionado varias veces la tabla ACDOCA como el gran cambio en finanzas, ya que tenemos todo en un solo lugar.
Lo mismo ocurre con activos fijos, antes en la tabla de contabilización teníamos solo el número de activo y su valor, pero además había tablas especificas de cabecera y detalle con toda información de la operación de activos fijos.
Estas tablas, a su vez, estaban aperturadas en operaciones y amortizaciones.
Los informes de finanzas se basan en los registros de la tabla ACDOCA.
Con los cambios de tablas que mencionamos antes, la base de todos los reportes pasa a ser la tabla del diario universal.
Antiguamente, todos los reportes eran queries de las tablas propias de activos fijos, no se utilizaban las tablas de la contabilidad general, lo cual podía generar discrepancias entre un cuadro de activos fijos y un balance de la contabilidad
La Contabilidad General y la nueva FI-AA no se reconcilian debido a la entrada del Diario Universal.
Dado que ahora todo se almacena en único lugar, la tabla ACDOCA, ya no es necesario que se reconcilien los valores entre las contabilizaciones y los movimientos de activos fijos.
Al ser una base única de información ya no pueden existir diferencias entre los submodulos.
La depreciación ahora se contabiliza individualmente para cada activo.
En las versiones anteriores, en la contabilidad solo teníamos un asiento resumen de las contabilizaciones de amortizaciones.
La apertura podía estar dada por áreas de valoración y objetos de costos.
Por ejemplo, si el rubro Inmuebles tenía una única cuenta contable, el asiento de registración podría tener aperturas de centros de costos únicamente.
Esto impedía que desde la contabilidad se pudiera saber cuales eran los activos que habían generado esa contabilización. Actualmente en la tabla ACDOCA se genera una linea de registro por cada activo fijo que se amortiza.
La generación de informes se realiza para cualquier objeto de control (CO) de los activos individuales, tales como la depreciación para el centro de costos por activo.
Dentro de la integración FI/CO que aporta SAP HANA, todos los reportes de Controlling se pueden visualizar abiertos por activos fijos. Antiguamente se registraba en CO un monto agrupado general, por periodo pero sin detalle de los activos que lo generaron
Para cada principio contable, es obligatorio un área de depreciación. Para cada moneda en G/L, es obligatorio un área de depreciación derivada.
Esto incrementa la cantidad de áreas que deben crearse.
En SAP ECC debíamos configurar un área 01 para el ledger principal en moneda local y un área por cada moneda paralela.
En SAP HANA, si se han configurado ledgers paralelos con diferentes normas contables de valuación, se deberán crear áreas por cada uno de ellos.
TENER PRESETE
Se puede tener multiples ledger, un ledger principal y ledger paralelos, cada ledger puede representar diferentes normas conables, por ejemplo normas locales y normas interncionales, una empresa que debe presentar un balance según normas locales y como pertenece a un grupo internacional debe reportar a casa matriz sus balnce sugún las normas internacionales, para cada ledger hay un principio contable asignado, esto significa que para actvios fijos se debe tener un area de valoración para cada norma contable, esto nos permite mantener por separado los valares de los activos según cada norma.
Los valores de todas las áreas paralelas son contabilizados desde el inicio utilizando varios documentos paralelos
3.Impacto en las áreas de valoración y ledgers
Otra mejora importante en la Contabilidad de Activos Fijos fue deshacerse de las Áreas de Depreciación de Delta.
Cuando se configuraban áreas paralelas para registración de valores diferentes a los del área 01, por ejemplo, un revalúo técnico, había que ejecutar la transacción ASKBN para que dichas operaciones se registraran en la contabilidad.
En SAP S/4 HANA todo movimiento se contabiliza en tiempo real, por lo tanto, se eliminan las contabilizaciones periódicas que se registraban por dicha transacción, evitando así la conciliación manual.
SAP S/4HANA Finance resuelve este tema utilizando múltiples documentos paralelos en cada registración permitiendo que los valores se contabilicen correctamente desde el inicio.
Dado que ya no es necesario realizar operaciones periódicas para registrar en la contabilidad los movimientos en áreas paralelas, la transacción ASKBN ha quedado obsoleta.
Norma de presentación de cuentas
La norma de presentación de cuentas identifica la normativa legal según la cual se desea hacer balance.
Ejemplos de normas de presentación de cuentas son:
- IAS International Accounting Standard.
- US GAAP Generally Accepted Accounting Principle.
En la contabilización integrada de un alta de activo fijo, el sistema divide la operación contable en una parte operativa y en una parte a valorar.
Para la parte operativa (contabilidad de acreedores) el sistema contabiliza un documento válido para todas las normas de presentación de cuentas y como contrapartida utiliza la cuenta de compensación técnica para el alta de activo fijo integrada.
Desde un punto de vista técnico, se genera un documento válido para todos los grupos de ledgers.
Para la parte que valora (capitalización del activo fijo), el sistema crea un documento separado que solo es válido para la respectiva norma de presentación de cuentas.
Este documento se contabiliza también utilizando como contrapartida la cuenta de compensación técnica para el alta integrada de activos fijos.
Desde un punto de vista técnico, se generan documentos específicos de grupos de ledgers por cada norma de presentación de cuentas.
De esta manera, el sistema asegura para cada norma de presentación asignada en el plan de valoración, que la cuenta de compensación técnica para el alta de activo fijo integrada, tenga un saldo cero (por cada norma de presentación de cuentas y objeto de imputación).
Para que el sistema pueda asegurar el saldo cero, la cuenta no puede contabilizarse manualmente.
La cuenta de compensación técnica para el alta de activo fijo integrada se contabiliza automáticamente en el alta de activos fijos.
debe cumplir las siguientes condiciones:
Es una cuenta de balance que se debe crear como cuenta asociada para cuentas de activo fijo.
Puesto que la cuenta es una cuenta asociada se recomienda no permitir la registración de partidas individuales.
La cuenta no puede utilizarse en la determinación de cuentas para la contabilidad de activos fijos (por ejemplo en las tablas T095 - Cuentas de balance de las áreas de valoración, T095B - Cuentas de mayor para amortización).
Visualización de los documentos Visualización de los documentos Visualización de los documentos
Para poder visualizar los documentos que se generan en cada contabilización de activos fijos, contamos con el nuevo botón Activos Fijos en el resumen del documento principal.
Este botón permite visualizar los documentos contabilizados en cada norma de presentación y a su vez en las diferentes monedas
4. Impacto en las amortizaciones
La transacción para ejecutar el proceso de amortización sigue siendo la misma AFAB, sin embargo, el programa que corre de fondo ha cambiado.
- En SAP ECC, el programa era RAPOST2000
- En SAP S/4HANA Finance es DEPRECIATION_POST.
A fin de mes se ejecuta la depreciación real, la contabilización utilizará los valores desde la tabla de amortización planificado FAAT_PLAN_VALUES.
Un cambio importante es que los activos con errores no detendrán la plena ejecución de la amortización.
Un activo con los problemas u errores no tendrá una contabilización de la depreciación real y quedará reflejado en el registro de ejecución de depreciación
Beneficios y modificaciones
- La contabilización de la depreciación se ejecuta más rápido debido a la simple lógica de procesamiento, nuevas estructuras de datos y procesamiento en paralelo.
- La amortización planificada se calcula automáticamente para el nuevo año tras la apertura del nuevo ejercicio.
- Si se omite un período, una depreciación puede ser re ejecutada para un determinado activo para el período omitido.
- Si algunos activos tienen un error durante la ejecución de depreciación debido a que faltan cuentas en la determinación de cuentas, cuando se vuelve a ejecutar la depreciación después de corregir esos errores, el programa procesará sólo los activos a los que se le efectuaron correccione
La pantalla de selección de la transacción de amortizaciones tiene algunos cambios:
- Se puede ejecutar para múltiples sociedades, antes solo se ejecutaba de una sociedad por vez.
- Se puede ejecutar solo para una norma de presentación de cuentas.
- Ya no tenemos las opciones de Reejecutar, Reanudar, No planificado. Ahora el programa tiene la capacidad de distinguir cuales son los activos que quedaron en error o sufrieron modificaciones y no tiene las amortizaciones contabilizadas.
5. Impacto en el proceso de cierre
El proceso de cierre también ha sido impactado por la nueva contabilidad de activos de SAP S/4HANA Finance.
Los beneficios mas relevantes y los cambios que se han generado:
- Con la contabilización inmediata de los costos de adquisición y producción ya no es necesario ejecutar procesos posteriores para contabilizar en GL.
- La integración en tiempo real de los activos con la contabilidad general elimina pasos de reconciliación. No es necesario conciliar el cuadro de activos fijos con los saldos contables.
- La amortización planificada de cada activo fijo se refleja en tiempo real y se actualizan con cada cambio en los datos maestros y por ende se ajusta la contabilización de la amortización en cada activo
NOTA:
SAP ECC - Transacción AJRW
- Al finalizar un ejercicio, una de las tareas en la contabilidad de activos fijos era ejecutar la transacción de Cambio de Ejercicio.
- La ejecución de esta transacción habilitaba un nuevo ejercicio arrastrando todos los saldos de activos.
- Sin realizar esta tarea no se podía imputar en el nuevo ejercicio, ni tampoco visualizar reportes.
Por los cambios mencionados anteriormente, ahora en lugar de ejecutar la apertura por medio de la transacción AJRW se
puede utilizar la misma transacción de arrastre de saldos de la Contabilidad General, transacción FAGLGVTR, eliminando
una transacción mas del proceso de cambio de ejercicio.
Activos Fijos en S/4HANA
Hemos visto que S/4HANA Finance, nos ha dado la fuente única de la verdad, la tabla del "Diario Universal - ACDOCA".
Esto nos permite tener la Contabilidad General y la Contabilidad de Activos en perfecta armonía sin necesidad de estar
verificando y conciliando ambas contabilidades a fin de mes.