UNIDAD 2. LOS IMPACTOS EN FINANZAS EN SAP S/4HANA
LECCION 4: ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Comprender los cambios introducidos en el módulo de Activos Fijos con SAP S/4HANA Finance.
1. Introducción a los cambios de Activos Fijos:
En la nueva versión de SAP S/4HANA Finance el módulo clásico de FI AA no está disponible. En su lugar fueron incorporados algunos cambios los cuales se describen a continuación:
- Cambios a nivel de configuración y funcionalidad del módulo tal como lo conocemos.
- Existe un nuevo motor de cálculo para las amortizaciones de uso obligatorio el cual debe activarse desde la función de negocio EA-FIN.
Nota: Una función de negocio es una extensión o una funcionalidad ampliada con nuevas características y mejoras en determinados procesos, la cual es estándar y deben ser activada para su uso a través de la transacción SFW5. Una vez activas no es posible su desactivación.
1.1. Impacto en la arquitectura
Al igual que en la contabilidad general, los datos maestros de acreedores y deudores y en las actividades de cierre, la nueva versión de SAP S/4HANA Finance ha impactado en la arquitectura y estructura de las tablas que manejan la nueva contabilidad de Activos Fijos, como es el cambio de la tabla donde se almacenan todas las contabilizaciones del módulo, la tabla ACDOCA, la tabla donde se almacena la información de la cabecera del documento sigue siendo la BKPF y la tabla donde se almacenan los registros estadísticos relacionados con activos fijos es la FAAT_DOC_IT.
1.2. Tablas antiguas versus tablas actuales
En la versión clásica de SAP ECC existen 5 tablas exclusivas que almacenan información correspondiente a datos maestros y valores de activos fijos, que son:
- ANEK – Cabecera de documento en contabilidad de AF
- ANEP – Partidas individuales de AF
- ANEA - Partidas individuales de AF – Valores proporcionales
- ANLP – Valores periódicos de AF
- ANLC – Campos de valor de AF
Dentro de estas tablas no se encontraba contemplada las tablas de la Contabilidad General (FI-GL) que almacenan documentos contables en SAP ECC, ni las tablas de Controlling (CO) que almacenan las imputaciones relevantes para la contabilidad interna.
En la nueva versión de SAP S/4HANA Finance, las tablas anteriores exclusivas de activos fijos fueron reemplazadas por la tabla ACDOCA, manteniendo la tabla BKPF para los registros de cabecera de los documentos. Adicionalmente, se han incorporado nuevas tablas como:
- FAAT_DOC_IT – Detalle estadístico en Contabilidad de AF
- FAAT_PLAN_VALUES – Depreciaciones acumuladas
- FAAT_YDDA – Atributos dependientes del año para la depreciación.
2. Impacto en la funcionalidad
Los cambios producidos por la introducción de la nueva versión de SAP S/4HANA han impactado en un modulo tan complejo como el de activos fijos en los siguientes aspectos:
2.1. Cambios en las funciones principales
- Todos los registros no estadísticos en la contabilidad de activos fijos se almacenan como entradas en el Diario Universal (tabla ACDOCA). En la versión antigua en la tabla de contabilización solo se almacena el número del AF y su valor, existe además otras tablas especificas donde se almacena la cabecera y el detalle de las operaciones y amortizaciones de activos fijos.
- Los informes de finanzas se basan en los registros de la tabla del diario universal (ACDOCA). En la versión anterior los reportes son queries de las tablas exclusivas de activos fijos y no se consulta las tablas de la contabilidad general, lo que podría generar discrepancias entre un cuadro de AF y el balance contable.
- La contabilidad general y la nueva FI-AA no se reconcilian debido a la entrada del Diario Universal: No es necesario la reconciliación de los valores entre la contabilidad y los movimientos de AF puesto que todo se almacena en una única tabla (ACDOCA).
- La depreciación se contabiliza individualmente para cada activo: En la versión anterior no es posible identificar en el asiento de registro de la amortización en la contabilidad cual activo es el que genera cada registro, puesto que para cada clase de activos se tiene la misma cuenta de mayor y solo se puede diferenciar por los objetos de costos o por áreas de valoración. El nivel de detalle correspondiente a ese asiento de resumen, solo se puede observar en el reporte que arroja posterior a la ejecución de la amortización. Con la incorporación de la tabla ACDOCA en nueva versión de SAP S/4HANA se genera una línea de registro por cada activo fijo amortizado.
- Los informes se generan para cualquier objeto de Controlling (CO) de los activos individuales: gracias a la integración FI-CO que trajo consigo la nueva versión de SAP S/4HANA, se pueden generar reportes como la depreciación de activo fijo por centro de coste, cuestión que en la antigua versión no era posible visualizar puesto que se registra en CO un monto agrupado general por periodo, sin el detalle de los activos que lo generaron.
- Es obligatorio un área de depreciación por cada principio contable aplicado y para cada moneda en GL es obligatorio un área de depreciación derivada. En SAP ECC se configura un área de depreciación 01 para el Ledger principal en moneda local y un área para cada moneda paralela. En SAP S/4HANA además, se deben configurar tantas áreas como Ledger paralelos tengan para las diferentes normas contables y sus monedas paralelas.
- Los valores de todas las áreas paralelas se contabilizan desde el inicio mediante varios documentos paralelos.
TIPS: Podemos tener múltiples ledgers, uno principal y otros paralelos, cada ledger puede representar diferentes normas contables (por ejemplo, normas locales y normas internacionales), para cada ledger se tiene un principio contable asignado en activos fijos se debe tener para cada área de valoración un principio contable, lo que permitirá mantener por separado los valores de los AF según cada norma.
3. Impacto en las áreas de valoración y ledgers
Otros de los cambios producidos por la introducción de la nueva versión de SAP S/4HANA es la eliminación de las Áreas de Deprecación Delta. En la versión antigua de SAP ECC se configuran áreas paralelas para registrar valores diferentes al área 01, para lo cual se ejecuta la transacción ASKBN para que las operaciones de revalúo técnico se registren en la contabilidad. En SAP S/4HANA ya no es necesario realizar estas operaciones periódicas para registrar en la contabilidad los movimientos en áreas paralelas por lo que la ASKBN quedo obsoleta. En la nueva versión todos los movimientos se registran en tiempo real mediante el registro de múltiples documentos paralelos que permiten que los valores se contabilicen correctamente desde el inicio, por lo que no es necesario la conciliación manual.
4. Norma de presentación de cuentas
Se refiere a las normas legales contables sobre las cuales se presenta la información financiera y contable en el balance. Por ejemplo:
- IAS – International Accounting Standard
- US GAAP – Generally Accepted Accounting Principle
En el caso de la contabilización integrada de un alta de AF el sistema divide la operación en dos partes:
- Una parte operativa en la contabilidad de acreedores: en donde el sistema contabiliza un documento valido para todas las normas de contabilidad utilizando como contrapartida una cuenta de compensación técnica para el alta del AF integrada, generando desde el punto de vista técnico un documento válido para todos los grupo de ledgers.
- La parte a valorar en la capitalización del AF: se crea un documento separado valido por cada norma de presentación de cuentas utilizando como contrapartida la cuenta de compensación técnica para el alta integrada del AF, generando documentos específicos de grupos de ledgers para cada norma de presentación de cuenta.
- Al finalizar, para cada norma de presentación asignada en el plan de valoración, la cuenta de compensación técnica utilizada para el alta integrada de AF queda con saldo cero para cada norma de presentación y objeto de imputación, para lo cual esta debe estar configurada para permitir contabilizaciones automáticas.
Criterios que debe cumplir la cuenta de compensación técnica para el alta de AF integrada:
- Debe ser contabilizada automáticamente en el alta de AF.
- Es una cuenta de balance que debe ser creada como cuenta asociada para cuentas de activo fijo.
- Por tratarse de una cuenta asociada no debe permitir gestión de partidas individuales
- No puede utilizarse en la determinación de cuentas para la contabilidad de AF. Por ejemplo, en las tablas T095 - Cuentas de balance de las áreas de valoración, T095B – Cuentas de mayor para amortización).
5. Visualización de documentos
En la nueva versión de SAP S/4HANA, para la visualización de documentos de contabilizaciones de activos fijos se puede acceder mediante el botón Asset Accounting que se encuentra en la parte superior derecha ubicado en la pantalla resumen del documento principal, el cual permite visualizar los documentos generados en cada norma de presentación y en las diferentes monedas.
6. Impacto en las amortizaciones
La transacción para ejecutar las amortizaciones (AFAB) en la nueva versión de SAP S/4HANA es la misma que en SAP ECC, sin embargo, cambio el programa que se ejecuta en fondo que en la versión anterior es RAPOST2000 y en la nueva versión es DEPRECIATION_POST.
Al final del mes se ejecuta la depreciación real, donde el programa toma los valores almacenados en la tabla de amortización planificado FAAT_PLAN_VALUES para efectuar la contabilización.
Otro cambio en este programa se observa en que el programa de ejecución de la amortización no se detiene por errores en activos fijos, por lo que estos no tendrán contabilidad real lo que queda reflejado en el registro de la ejecución de depreciación.
7. Beneficios y modificaciones
- Ejecuciones más rápidas de la depreciación por las nuevas estructuras de tablas de datos, eliminación de datos redundantes y procesamiento paralelo.
- Calculo automatizado de la amortización planificada para un nuevo año luego de la apertura del nuevo ejercicio.
- Permite reejecutar la depreciación de un activo fijo en específico en un periodo en caso de que este haya sido omitido.
- En caso de que durante la ejecución de la depreciación algunos activos fijos no se hayan contabilizado debido a que presentan errores como por ejemplo le faltan configurar las cuentas la determinación de las cuentas, una vez corregido esos errores, el programa procesara solo los activos a los que se les efectuó la corrección.
- La pantalla de los parámetros de selección para la ejecución de las amortizaciones presenta algunos cambios como:
- Puede ser ejecutado para varias sociedades a la vez, en la versión anterior solo es posible ejecutar en una sociedad por vez.
- Puede ejecutarse para una o todas las normas de presentación de cuentas (si se deja en blanco).
- No se tienen disponibles las opciones de Reejecutar, Reanudar, No Planificado. En la nueva versión el programa es intuitivo puesto que distingue los activos que quedaron en error o sufrieron modificaciones por lo que no tienen las amortizaciones contabilizadas.
8. Impacto en el proceso de cierre
Entre los cambios más relevantes que la nueva versión de SAP S/4HANA Finance han impactado positivamente en los procesos de cierre del submódulo de activos fijos están:
- Contabilización en tiempo real de los costos de adquisición y producción por lo que no es necesario la ejecución de procesos posteriores para contabilizar en la contabilidad general (GL)
- Se elimina la reconciliación del cuadro de AF con los saldos contables, gracias a la integración en tiempo real del submódulo de AF con la Contabilidad general.
- La amortización planificada de los activos fijos de refleja en tiempo real, así como la contabilización real de la amortización, y se actualiza inmediatamente con algún cambio en el dato maestro.
- Debido a lo anterior, la transacción AJRW utilizada para efectuar el cambio de ejercicio de AF en SAP ECC queda obsoleta, esta transacción es necesaria en ECC para arrastrar todos los saldos de activos fijos, habilitar las imputaciones y permitir la visualización de reportes de AF en un nuevo ejercicio. En la nueva versión de SAP S/4HANA se utiliza la misma transacción de arrastre de saldos de la Contabilidad General, la FAGLGVTR.
- Las transacciones ASKB – Contabilización en cuenta de balance, AJRW – Cambio de Ejercicio y ABST2 – Reconciliación de cuentas utilizadas en FI AA en SAP ECC quedaron obsoletas, siendo reemplazadas por la transacción FAGLGVTR para el Arrastre de saldos.
- Otra transacción que quedo obsoleta es la AS91 utilizada para la migración de AF en una implementación nueva de SAP, esta creaba los activos y se cargaban los valores de los activos sin generar ninguna contabilización, en la contabilidad general se debían registrar un asiento contable por la suma de los activos. En la nueva versión, existe una nueva transacción que es la ABLDT para realizar la migración de los activos.
Saludos.