UNIDAD 3 - PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES : DIFERENCIAS DE PAGOS Y DIFERENCIAS DE CAMBIO (Lección 6°)
1. TOLERANCIAS
1.1 CLASES DE TOLERANCIA
- Las parametrizaciones del grupo de tolerancia tienen un impacto al momento de contabilizar.
- En la contabilidad hay 3 clases de tolerancia: 1) Grupo de tolerancia de empleados, 2) Grupo de tolerancia de la cuenta de mayor y 3) Grupo de tolerancia de deudor/acreedor.
GRUPO DE TOLERANCIA DE EMPLEADOS
- Controla los límites superiores para contabilizaciones (importes máximos por documento, por posición cta. corriente y DPP por posición de documento).
- Controla las diferencias de pago permitidas (contabilización automática de diferencias menores en ingresos y gastos).
GRUPO DE TOLERANCIA DE CUENTA DE MAYOR
- Controla las diferencias de pago permitidas (para procedimientos automáticos de compensación).
GRUPO DE TOLERANCIA DE DEUDOR/ACREEDOR
- Controla las operaciones de compensación.
- Controla la asignación de días de gracia para los vencimientos.
- Controla las diferencias de pago permitidas.
- Controla la contabilización de partidas restantes de las diferencias de pago.
- Controla las tolerancias de los avisos de pago.
- Las especificaciones para las diferencias de pago permitidas pueden encontrarse en cualquiera de las dos clases de grupo de tolerancia: 1) para empleados y 2) para deudores/acreedores.
- Ambas clases controlan la contabilización automática de ajustes de descuento por pronto pago y deducciones no autorizadas para el deudor.
- Las entradas en los grupos de tolerancia siempre se expresan en MONEDA LOCAL.
1.2 CONFIGURACIÓN DE GRUPO DE TOLERANCIA DE CUENTAS DE MAYOR
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones contables/Compensación de partidas abiertas/Diferencias al compensar/Definir grupos de tolerancia para cuentas de mayor.
- Se utiliza para definir qué diferencia se puede aceptar en la compensación de cuentas de mayor. EJEMPLO: si se define que la tolerancia es de 1 USD y si al compensar hay una diferencia menor a ese valor, se compensará automáticamente contabilizando esa diferencia en una cuenta definida para tal fin.
1.3 CONFIGURACIÓN DE GRUPO DE TOLERANCIA DE DEUDOR/ACREEDOR
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operaciones contables/Entrada de pagos/Entrada de pagos manual/Definir tolerancias (deudores).
- Cada grupo de tolerancia se puede asignar en el dato maestro de los deudores y acreedores para que las parametrizaciones de tolerancia estén disponibles al momento de realizar contabilizaciones (solapa "Pagos", campo "Gpo.tolerancia").
1.4 EJEMPLO DE LA FUNCIÓN DE LOS GRUPOS DE TOLERANCIA
Grupo de tolerancia para empleados - Diferencias de pago permitidas
| |
Importe |
% |
Corr.desc.hasta |
| Ingresos |
200.00 |
2.5% |
3.00 |
| Gastos |
200.00 |
2.5% |
3.00 |
| |
Deducción no autorizada |
Deducción no autorizada |
Ajuste DPP |
Grupo de tolerancia para deudores/acreedores - Diferencias de pago permitidas
| |
Importe |
% |
Corr.desc.hasta |
| Ingresos |
100.00 |
2.0% |
2.00 |
| Gastos |
100.00 |
2.0% |
2.00 |
| |
Deducción no autorizada |
Deducción no autorizada |
Ajuste DPP |
- Correcciones de descuentos hasta: establece el valor hasta el cual se pueden contabilizar diferencias en los descuentos por pronto pago de manera automática.
- Las diferencias de pago aparecen normalmente al compensar partidas abiertas.
- SAP considera las entradas en ambos grupos de tolerancia durante la compensación de documentos y compara la diferencia de pago con los límites de tolerancia definidos.
DIFERENCIA DE PAGO DENTRO DEL LÍMITE DE TOLERANCIA
- Se contabiliza automáticamente como un ajuste de descuento por pronto pago o deducción no autorizada.
- Una diferencia de pago menor que 3.00 y 2.00 USD, se compensa automáticamente como ajuste de DPP.
- Una diferencia de pago menor que 200.00 y 100.00 USD así como menor que el 2.5% y el 2.0% del importe pendiente, se compensa automáticamente como deducción no autorizada.
*** NOTA: En la compensación SIEMPRE se aplica la tolerancia inferior entre el grupo de tolerancia para empleados y el grupo de tolerancia para deudores/acreedores. EJEMPLO: para un importe pendiente de 1.000 USD, ésta representaría una deducción de deudor no autorizada de hasta 20 USD (2%). En cambio, para un importe pendiente de 100.000 USD, la deducción de deudor no autorizada sería de 100 USD.
DIFERENCIA DE PAGO FUERA DEL LÍMITE DE TOLERANCIA
- Debe ser tratado manualmente, es decir, es el usuario quien debe tomar una acción y decidir qué hacer con esas diferencias. Podría ser en todo caso un pago parcial, un pago por el resto o simplemente no contabilizarlos.
2. DIFERENCIAS EN PAGOS
- Si las diferencias de pago son irrelevantes, pueden tratarse automáticamente autorizando a SAP que ajuste el DPP hasta un importe determinado o que le de salida en una cuenta especial.
- Los límites hasta los cuales una diferencia de pago se considera irrelevante se definen en los grupos de tolerancia.
- Dentro de un grupo de tolerancia para un empleado, se puede permitir un ajuste del DPP (dentro de los límites definidos) de modo que el empleado tenga la autorización para realizar el ajuste.
- Cuando la diferencia de pago es demasiado grande como para considerarse irrelevante, ésta debe tratarse manualmente. EJEMPLO:
Ejemplo de diferencia de pago irrelevante y no irrelevante
| Facturas(s) |
1.000 |
1.000 |
1.000 |
| Pago recibido |
968 |
967 |
949 |
| Diferencia de pago |
32 |
33 |
51 |
| DPP permitido |
30 |
30 |
30 |
| Diferencia |
2 |
3 |
21 |
|
DPP contabilizado
Desducciones cliente no autor:
|
32
0
|
30
3
|
Demasiada dif. p/ comp. |
TRATAMIENTO MANUAL DE LAS DIFERENCIAS DE PAGOS NO IRRELEVANTES
- Se pueden contabilizar como un pago parcial.
- Se pueden contabilizar como una partida restante.
- Se pueden contabilizar como un pago a cuenta.
- Se pueden contabilizar en una cuenta asignada a un origen de las diferencias.
- Se pueden liquidar introduciendo manualmente una nueva posición de contabilización.
2.1 ORIGEN DE LAS DIFERENCIAS
- Se utilizan para describir qué causa originó la diferencia en el pago.
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operaciones contables/Entrada de pagos/Parametrizaciones básicas entrada de pagos/Diferencias de pago/Definir orígenes de las diferencias.
- Se define la Clave: código alfanumérico de hasta 3 caracteres. EJEMPLO: 057.
- Se define el Texto breve: identifica la causa de la diferencia. EJEMPLO: error de cálculo.
- Se define el Texto explicativo: mayor detalle sobre la causa. EJEMPLO: error de cálculo del cliente.
- Se define la Clase de correspondencia: tipo de notificación que se desee crear junto con el origen de las diferencias. Es condición previa que en la operación de compensación aparezca un único origen de las diferencias y que se haya acordado crear una notificación de pago para las diferencias de pago (partida por el resto, pago parcial, pago a cuenta). EJEMPLO: SAP57 - Notific. de pago diferencia 057.
- Indicador Eliminar diferencia a través de cuenta separada: con tilde marcado determina que a las diferencias de pago que tengan este origen de las diferencias se les dé salida en una cuenta de mayor separada, la cual se especifica en el menú para configurar, dependiendo del origen de las diferencias. Si no se ha marcado el tilde, la cuenta la deberá determinar el usuario al realizar la operación de compensación.
- Indicador Partida en litigio?: determina que, en caso de formación de partida por el resto, las diferencias de pago con este origen de las diferencias produzcan una partida en litigio. En la operación de gestión de créditos, las partidas en litigio no aumentan la suma total de deuda.
*** NOTA: existe una funcionalidad que tiene su origen en el módulo SD y es la gestión de crédito. A cada deudor se le puede asignar un límite de crédito, el cual no puede exceder. Si llega al límite deberá realizar un pago antes de poder volver a comprar. Cuando se inicia el circuito de venta, el primer documento en SAP es un pedido de ventas, si el deudor no tiene suficiente límite no se podrá generar el pedido. Las facturas descuentan o restan el límite de crédito y los pagos suman. Cuando una partida se marca con un Origen de las diferencias que tiene el tilde de partida en litigio, esa partida no será considerada por el sistema en la gestión de crédito, es decir, no disminuirá su límite de créditos por no haberla pagado.
- Indicador No transferir texto: con tilde marcado el texto de origen de resto no se adoptará en el texto del segmento de las partidas restantes o de los pagos parciales, es decir, el usuario debe introducir manualmente el texto correspondiente.
- Se presiona el ícono "Guardar" y se especifica la Orden de transporte.
2.2 DETERMINACIÓN AUTOMÁTICA DE CUENTAS PARA DIFERENCIAS DE PAGO
- En esta configuración se determina la cuenta en la cual se contabilizarán las diferencias cuando el indicador "Eliminar diferencia a través de cuenta separada" se haya marcado en la configuración del origen de diferencias.
- Se accede a la transacción OBXL o a través del menú customizig IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operaciones contables/Entrada de pagos/Parametrizaciones básicas entrada de pagos/Diferencias de pago/Almacenar cuentas para diferencias de pago.
- Ingresando por estas rutas, se define el Plan de cuentas (ejemplo ESAP) y la Operación (la clave de determinación de cuentas para el origen de las diferencias es " ZDI ").
- También se puede acceder a la transacción FBKP, seleccionar "Contabilizaciones automáticas", luego seleccionar el grupo "Descuentos y Diferencias de Pago", luego seleccionar la operación "Diferencias de pago por motivos" (operación ZDI) y por último definir el Plan de cuentas (ejemplo ESAP).
*** NOTA: desde la transacción FBKP se puede ingresar a todas las determinaciones de cuentas necesarias desde un mismo lugar.
- Se define el Oriden de la diferencia: creada en el punto anterior.
- Se define la Cuenta: cuenta de mayor donde se contabilizará automáticamente la diferencia.
- Se presiona el ícono "Guardar" y se especifica la Orden de transporte.
- Al momento de contabilizar una diferencia, ya sea en compensaciones o pagos, se puede seleccionar el indicador Origen de diferencias (campo ubicado en el área de "status de tratamiento" de la transacción de contabilización) que identifica el motivo por el cual se registra dicha diferencia.
*** NOTA: para asignar más de un origen de diferencia a una diferencia de pago, se debe presionar el ícono "Repartir diferencia", ubicado en el menú de herramientas de la transacción de contabilización (FB60, FB70, etc.).
*** NOTA: el origen de la diferencia sin contabilización en una cuenta separada, indica que hay que dejar ese saldo pendiente, ya sea en un pago parcial o en una partida por el resto; luego en los listados se podrá visualizar esos orígenes que ayudarán al análisis de la cuenta y a conocer el motivo por el cual no se canceló el total de las partidas. Esta información permitirá definir las acciones a seguir con esos saldos.
3. DIFERENCIAS POR TIPO DE CAMBIO
- En la compensación de partidas abiertas en ME pueden surgir "diferencias de cambio" debido a fluctuaciones del tipo de cambio.
- SAP contabiliza la diferencia de cambio automáticamente como pérdidas o ganancias realizadas en las cuentas que se determinen en la configuración.
- Se accede a la transacción OB09 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operaciones contables/Entrada de pagos/Parametrizaciones básica entrada de pagos/Diferencias de pago/Almacenar cuentas para diferencias de cambio.
- La clave de determinación de cuentas para las diferencias de cambio es " KDF ".
- También se puede acceder a la transacción FBKP, seleccionar "Contabilizaciones automáticas", luego seleccionar el grupo "Diferencias de cambio", luego seleccionar la operación "Diferencias de T/C en PAs/Cuenta mayor" (operación KDF) y por último definir el Plan de cuentas (ejemplo ESAP).
*** NOTA: a todas las cuentas asociadas y cuentas de mayor con partidas abiertas en moneda extranjera, se les debe asignar cuentas de ingresos/gastos para las pérdidas y ganancias generadas en diferencias de tipo de cambio.
- Se define la Cuenta de mayor: número de cuenta de la cuenta de mayor sobre la que se actualizan las cifras de movimiento. EJEMPLO:
- Se define la Moneda: clave de la moneda en la que se gestionan los importes. La cuenta de beneficios/pérdidas puede asignarse dependiendo de la moneda que originó la diferencia de tipo de cambio.
- Se define el Tipo de moneda: para moneda local, para moneda de grupo o para moneda fuerte.
*** NOTA: una cuenta de beneficios/pérdidas puede asignarse a todas las monedas y todos los tipos de moneda, dejando el campo vacío es válido para todas las monedas.
DIFERENCIA DE T/C REALIZADA
- Se define la Cuenta de gastos: los gastos por diferencias de tipos de cambio se contabilizan al compensar las partidas abiertas en moneda extranjera.
- Se define la Cuenta de ingresos: los ingresos por diferencias de tipo de cambio se contabilizan al compensar las partidas abiertas en moneda extranjera.
VALORACIÓN
- Se contabilizan diferencias de cambio cuando se valoran partidas abiertas en el balance.
- Estas diferencias de cambio de la valoración se contabilizan en otra cuenta de diferencias de cambio y en una cuenta de corrección del balance.
- Se define la Cuenta de gastos: para los gastos por la valoración de moneda extranjera de partidas abiertas.
- Se define la Cuenta de ingresos: para los ingresos de valoración de moneda extranjera de partidas abiertas.
- Se define la Cuenta de corrección de balance: en la que se contabiliza la corrección para los créditos o deudas para la valoración de moneda extranjera de partidas abiertas.
*** NOTA: Si surge una diferencia de cambio y no se encuentran configuradas las cuentas para diferencias de cambio, no se podrá grabar la operación.
*** NOTA: la diferencia de cambio realizada se graba en la partida individual compensada (en datos adicionales de posición, campo "Dif.realizada") y estará disponible en la visualización de reportes.
*** NOTA: la parametrización de las cuentas de diferencia de T/C suele generar inconvenientes porque los usuarios crean las cuentas de mayor de partidas abiertas directamente en el servidor de producción y al querer compensar se encuentran siempre con este error ya que no es incluida la cuenta dentro de la parametrización de diferencia de T/C. Esta parametrización se realiza en el ambiente de desarrollo y luego se debe transportar; mientras que no se complete este punto, las cuentas de partidas abiertas pueden recibir imputaciones pero no pueden ser compensadas.
4. TABLAS IMPORTANTES
- BSEG-RDIFF: datos de posición de los documentos, contiene la diferencia realizada.
- BSEG-RDIF2: datos de posición de los documentos, contiene la diferencia realizada 2.
- BSEG-RSTGR: datos de posición de los documentos, contiene el origen de las diferencias.