Las condiciones de pago y descuentos por pronto pago.
- Las condiciones de pago: Las condiciones de pago son terminos que acuerdan los interlocutores comerciales en relacion con el pago de facturas, las condiciones definen la fecha de vencimiento y el descuento por pronto pago ofrecido para el pago de la factura dentro de un determinado periodo.
Mediante las condiciones de pago el sistema puede calcular el descuento por pronto pago y la fecha de vencimiento para el pago de la factura, para lo cual, el sistema necesita los siguientes datos:
- Fecha base: Se refiere a la fecha a partir de la cual se cuentan las condiciones.
- Condiciones de descuento por pronto pago: Son las condiciones bajo las cuales se concede descuento por pronto pago.
- Porcentajes de descuento por pronto pago: Es el porcentaje utilizado para calcular el descuento por pronto pago.
Al tratar un documento, se deben ingresar las condiciones de pago de modo que el sistema pueda calcular las condiciones de pago requeridas, al registrar una factura de acreedor, se puede especificar un importe de descuento fijo o un porcentaje de descuento por pronto pago, es decir el descuento por pronto pago se aplicara independientemente del periodo o de la fecha de pago.
- Abonos referidos a facturas: Los abonos se pueden relacionar con la factura original mediante la entrada del numero de factura en el campo "Referencia a factura), puede relacionarse durante el ingreso del documento o un momento posterior). En este caso las condiciones de pago se copian de la factura original, de modo que la factura y el abono vencen el mismo dia.
- Otros abonos: Las condiciones de pago abonos no relacionados a facturas no son validas, Estos abonos vencen en la fecha base. Para activar las condiciones de pago de un abono que no contiene referencias a una factura, se debe introducir el valor "V" en el campo "referencia a Factura" al registrar el documento.
La configuracion: Transaccion OBB8 IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES- OPERACIONES CONTABLES- RECEPCION DE FACTURAS / ENTRADA DE ABONOS- ACTUALIZAR CONDICIONES DE PAGO.
- Clave de condicion de pago: Las condiciones de pago se identifican con una clave alfanumerica de hasta 4 digitos.
- Limite de dias: Es el dia natural hasta el cual las condiciones de pago son validas, utilizando el limite de dias, se pueden almacenar condiciones de pago simples o multiples en una misma clave de condiciones de pago.
- La descripcion de las condiciones de pago incluye una explicacion generada automaticamente por el sistema que se puede sustituir por la explicacion que desee el usuario para identificar las condiciones de pago y un texto comerial para imprimirse en facturas.
- Clase e cuenta: Define las condiciones de pago se pueden utilizar en facturas de deudores o acreedores, si las condiciones de pagos contienen porcentajes de descuento por pronto pago, lo ideal es definir condiciones de pago separadas por deudores o acreedores de manera que una modificacion en el porcentaje que se le realice a los deudores no afecte a las condiciones establecidas para los acreedores. No obstante si las condiciones de pago no tienen descuentos por pronto pago y solo contiene los dias de vencimiento se podrian utilizar las mismas condiciones para ambas clases de cuentas.
- Calculo de fecha base: Hemos mencionado que uno de los pilares para calcular la fecha de vencimiento de un documento es la fecha base sobre la cual el sistema aplica los dias de condicion de pago, en cada condicion de pago se puede detemrinar que la fecha base sea un dia fijo del mes y tantos meses despues.
- Control de pago: Se pueden llegar a definir vias de pagos y bloqueos de pagos los cuales se completaran al momento de contabilizar una factura con la condicion de pago que contiene estos datos.
- Propuesta de fecha base: Desde la condicion de pago se puede definir que fecha se tomara como fecha base propuesta, las opciones que nos brinda el sistema son las siguientes:
- Sin propuesta: Si la condicion tiene esta opcion, entonces el usuario debera ingresar la fecha base al momento de registrar el documento.
- Fecha de contabilizacion: La fecha base se completara con la fecha de contabilizacion del documento.
- Fecha de de documento: La fecha base se completara con la misma fecha de documento o factura.
- Fecha de entrada: La fecha base se completara con la fecha en la que se esta ingresando el documento al sistema.
La fecha base es un dato modificable luego de haber contabilizado un documento.
- Condiciones de pago: Aqui es donde se define de que manera se calculara el vencimiento de una factura , tenemos varias opciones:
- Pago a plazos: una factura puede pagarse en cuotas, donde cada cuota posea un vecimiento diferente.
Para las condicones de pago debemos completar los siguientes campos.
- Porcentaje: en este campo se completa el porcentaje de descuento por pronto pago si se paga antes del vencimiento indicado en esta condicion.
- Dias: Cantidad de dias que se sumaran a la fecha base para determinar el vencimiento de la factura.
- Dias fijos/ meses adicionales: al igual que lo que hemos visto para el calculo de fecha base podemos definir un dia fijo y meses adicionales para el calculo del vencimiento.
Hay que tener en cuenta que solo se debe elegir un opcion, dias o dias fijos / meses adicionales.
- Las condiciones de pagos en cuotas: SAP contempla la posibilidad de realizar pagos a plazos o en cuotas, para estos casos se utilizan condiciones de pagos especiales que al utilizarlas en una contabilizacion dividen automaticamente el importe total de las facturas en importes parciales que vencen en fechas diferentes.
Para configurar las condiciones de pago a plazo debe marcarse el tilde de pago a plazos, que vimos anteriormente en el punto 5 y no asignar dias de vencimiento ni descuentos por pronto pago.
Para poder utilizar la condicion de pago a plazo debemos configurar un paso mas , que es la determinacion de las cuotas. TRANSACCION OBB9- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES- OPERACIONES CONTABLES- RECEPCION DE FACTURAS / ENTRADA DE ABONOS- DEFINIR CONDICIONES DE PAGO PARA PLAZOS.
En estas transaccion se crean las cuotas y se deben ingresar los siguientes datos:
- Condicion de pago a plazos: Se ingresa la condicion de pago que se define en el primer paso, se deben crear tantas entradas como cuotas que vayamos a crear (Si son 3 cuotas son tres entradas).
- Numero de cuotas: se debe definir cuantas cuotas tendra el pago a plazos, para cada cuota indicada el sistema creara una partidas individual al contabilizar el documento.
- Porcentaje en cada cuota: Los porcentajes indicados en cada cutoa deben sumar el 100% del total.
- Condicion de pago simple: A cada cuota creada se le asigna una condicion de pago simple.
- El descuento por pronto pago: Existen dos formas de contabilizar los descuentos por pronto pago, se pueden contabilizar en el momento de pago, o se pueden contabilizar por adelantado al momento de registrar la factura. La forma en la que se puede contabilizar el descuento dependera de la clase de documento, en la configuracion de las clases de documento se define mediante el tilde "Clase de Documento neto".
- Ejemplo de una contabilizacion estandar. La factura se contabiliza de manera habitual y se elige la condicion de pago con descuento por pronto pago, la factura se contabiliza por el total con imputacion ala cuenta de resultado que corresponda y como ocntrapartida la cuenta de acreedores, Si la factura se cancela en el periodo en el que aun se encuentra vigente el descuento por pronto pago, entonces el sistema reconocera el descuento, se cancelara la cuenta del acreedor por el total, se registra un cargo a resultados por el descuento y se paga la diferencia.
Si la factura se cancela en un momento en que el descuento ya no es valido , simplemente se paga el total de la factura.
- Ejemplo de una contabilizacion con el procedimiento neto: si se contabiliza una factura de acreedor una clase de documento para el procedimiento neto, el importe de descuento se deduce el importe se contabiliza en la cuenta de gastos y se contabiliza en ese mismo momento en una cuenta de compensacion de descuento
Nota: Si se utiliza el procedimiento neto para acreedores, el importe de descuento se contabiliza automaticamente al contabilizar la factura.
Al pagar la factura, si el pago se realiza en el periodo valido del descuento, el sistema realiza una contabilizacion en la cuenta de compensacion de descuento, se da de baja el acreedor por el total y se paga la diferencia.
Si la factura se paga despues del periodo de validez del descuento, la perdida del descuento se contabiliza en una cuenta separada.
La cuenta de copensacion de descuento se ha de tratar en la gestion de partidas abiertas para compensar los saldos registrados.