✒️SAP FI / Las características del grupo de cuentas Por Marian Coeffier Zuccolillo

UNIDAD 2 - PARAMETRIZACIÓN DE DM : GRUPO DE CUENTAS - CARACTERÍSTICAS (Lección 2°)

1. SEGMENTOS DE LAS CUENTAS DE MAYOR

• Los segmentos de las cuentas de mayor permiten descentralizar la administración de las mismas.
• El segmento sociedad en conjunto con el segmento del plan de cuentas, forman la cuenta de mayor que se utilizará para registrar los asientos contables.
• Segmento Plan de cuentas: válido para todas las sociedades. Contiene información básica como número de cuenta, denominación, si es de patrimonio o resultado y el grupo de cuentas. El grupo de cuentas define el "status campo" que estará presente en la creación de la cuenta de mayor.
• Segmento Sociedad: válido para la sociedad en la que se crea la cuenta. Contiene información que controla la contabilización de documentos y la gestión de datos de la contabilidad en una sociedad. EJEMPLO: datos de moneda, clasificación fiscal, gestión de partidas abiertas, etc.

*** NOTA: las cuentas de un plan de cuentas de Grupo se deben crear como cuentas de mayor, pero solo en el segmento Plan de Cuentas, es decir, solapa Tipo/Denominación. No es necesario ampliar con los datos de sociedad ya que no es una cuenta en la cual se vayan a realizar imputaciones contables. La transacción para crear es FSP0.

2. GRUPO DE CUENTAS

• Clasifica las cuentas de mayor ya que el plan de cuentas contiene diferentes tipos de cuentas.
• Agrupa cuentas que tienen la misma función en la contabilidad general. EJEMPLO: bancos, deudores, activos, ganancias, pérdidas, etc.
• Se encuentra en el segmento "Plan de cuentas".
• Determina el "status campo" del DM de la cuenta: se determina por grupo de cuenta si los datos son obligatorios, opcionales u ocultos. EJEMPLO: para una cuenta de bancos, el campo "banco propio" debe ser un dato obligatorio, sin embargo, para una cuenta de resultados, dicho campo podría estar oculto.
• Define el rango de números: se determina por grupo de cuenta un rango de números diferente o bien, se determina un mismo rango para todos los grupos de cuentas.

3. CONFIGURACIÓN DEL GRUPO DE CUENTAS

PASO 1 - CREACIÓN DEL GRUPO DE CUENTAS

• Se accede a la transacción OBD4 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Datos maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento inicial/Definir grupo de cuentas.
• Se define el Plan de cuentas: cada grupo de cuentas se crea para un plan de cuentas específico.
• Se define el Código del grupo de cuentas.
• Se define la Denominación del grupo de cuentas.
• Se define el Rango de números: el rango puede solaparse. El número de cuenta siempre lo definirá el usuario, es decir, el sistema no numera de manera automática. Sin embargo, este rango puede controlar el número de cuenta que se asigne. EJEMPLO: si al grupo ERG (cuentas de egresos) se le asigna el rango 500000 a 599999, no se podrá crear una cuenta de egresos que comience con el número 1.

*** NOTA: El solapamiento sólo ocurre con los rangos de numeración de las cuentas de mayor, esto quiere decir que se puede asignar el mismo rango a distintos grupos de cuenta. Como los números de cuenta los determina el usuario que crea la cuenta, nunca se va a poder crear dos cuentas con el mismo número, por eso es que se pueden crear rangos de números que se superpongan. EJEMPLO: se crea el rango 10000 a 11200 para grupo Disponibilidades y el rango 11000 a 13000 para el grupo Inversiones.

PASO 2 - DEFINICIÓN DEL STATUS CAMPO DEL GRUPO DE CUENTAS

• Se presiona el ícono "Lupa" para acceder a la configuración donde se visualizan los "subgrupos" que contienen los campos que forman parte de una cuenta de mayor. EJEMPLO: Control, Gestión, Entrada de documentos, Datos financieros, cálculo de intereses, joint venture.
• Se hace doble clic sobre el subgrupo o se presiona el ícono "Lista de subgrupos" para visualizar los campos que forman parte del mismo.
• Se configura para cada campo una de las siguientes opciones: obligatorio, oculto (suprimir), opcional o sólo visualización.
• Cuentas asociadas o de reconciliación: obligatorio para el campo "Cuenta asociada para" (subgrupo control).
• Cuentas de resultados: suprimir para el campo "Gestión de PAs" (subgrupo gestión) ya que estas cuentas nunca se gestionan por partidas abiertas.
• Cuentas de gestión de materiales: obligatorio para el campo "Sólo contab.automáticamente" (subgrupo entrada de documentos) ya que habitualmente son sólo de contabilización automática.
• Todas las cuentas: obligatorio para el campo "Grupo de status de campo" (subgrupo entrada de documentos).
• A pesar de las recomendaciones mencionadas, las parametrizaciones dependerán de las necesidades de control y gestión de DM que posea la empresa donde se implemente SAP.

*** NOTA: algunos campos visualizados en el subgrupo poseen más de un campo en el DM. Para saber si el campo se compone de más de un campo, se posiciona sobre el campo y se presiona el ícono "Info de campo". El status campo que se marque será válido para todos los campos en el DM. EJEMPLO: Categoría fiscal compuesto por dos campos: categoría fiscal y permitida contab. sin IVA.

*** NOTA: es recomendable usar como base los grupos de cuentas que tiene SAP de manera estándar y ajustarlo si fuera necesario. No es una buena práctica crear muchos grupos de cuentas porque los usuarios luego se confunden al tener que elegir uno para crear las cuentas, también es recomendable ocultar todos los campos que nunca se vayan a utilizar.

4. ESPECIFICAR CUENTA DE REMANENTE.

• Al cierre de cada balance comercial se deben ejecutar los procesos de Arrastre de saldos y Refundición de resultados.
• Arrastre de saldos: lleva todos los saldos de las cuentas patrimoniales como saldos de inicio para el ejercicio siguiente.
• Refundición de resultados: deja las cuentas de resultados en cero y pasa el resultado neto del ejercicio al patrimonio neto, específicamente a la cuenta "Resultados no Asignados" o a aquella en la cual la empresa desea que se contabilice sus resultados.
• Este último proceso de cierre se realiza mediante la transacción FAGLGVTR y para poder ejecutar este programa, se debe configurar cuál es la cuenta en la cual se traspasarán los saldos de las cuentas de resultado. SAP denomina a este tipo de cuenta "Cuenta de Remanente".
• Se accede a la transacción OB53 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Datos maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento inicial/Especificar cuenta de remanente.
• Para todas las cuentas de resultado se debe elegir una cuenta de remanente o de arrastre de saldos.
• Se define la Clave (Tp.cta.beneficios): clave de un dígito. EJEMPLO: X, Y.
• Se define la Cuenta: es la cuenta de remanente. EJEMPLO: 330101 (Resultados acumulados).
• Se puede crear más de una cuenta de remanente. EJEMPLO: para resultados ordinarios no asignados: Tipo: X Cuenta: 330101. Para resultados extraordinarios no asignados: Tipo Y, Cuenta: 330102.

*** NOTA: Si se parametriza más de una cuenta de remanente, al momento de crear una cuenta de beneficio (de resultado), SAP solicitará que se elija en el campo "Tp.cta.beneficios" una clave (X o Y) en la cual se pasen los resultados cuando se refunda la cuenta al final del ejercicio.

*** NOTA: Si se parametriza una única cuenta de remanente, el campo "Tp.cta.beneficios" no estará disponible en la creación de cuentas de mayor.

*** NOTA: La cuenta que se determine en la parametrización de cuentas de refundición es simplemente para reflejar los resultados de ejercicios anteriores. Con el programa de arrastre de saldos se refunden las cuentas de resultados y el saldo se pasa a esta cuenta. SAP no realiza un asiento por esta reclasificación sino que sólo es un arrastre a nivel de tablas de totales, es por eso que visualizando el mayor de la cuenta de remanente no se verá ningún asiento, en cambio, cuando se visualiza un balance sí se verá un saldo en la cuenta de remanente.

5. TABLAS IMPORTANTES

• SKA1: contiene los datos de las cuentas de mayor correspondientes al segmento Plan de cuentas.
• SKB1: contiene los datos de las cuentas de mayor correspondientes al segmento Sociedad.
• SKAT: contiene los textos de las cuentas de mayor en sus diferentes idiomas.