1| Segmentos de la cuentas de mayor
Las cuentas de mayor poseen dos segmentos para administrar la creación de las mismas:
+ Segmento Plan de Cuentas
Este segmento contiene información básica de las cuentas y son válidos para todas las sociedades. Los campos más importantes que se encuentran en el segmento plan de cuentas son el número de cuenta, la denominación, si es de patrimonio o resultado y el grupo de cuentas.
Es importante la selección que se haga para el grupo de cuentas ya que el mismo define el status campo que estará presente en la creación de la cuenta de mayor.
+ Segmento Sociedad:
Para que la cuenta de mayor se pueda utilizar se debe asociar a una sociedad.
El segmento de sociedad contiene información exclusiva a la sociedad que se está tratando. Con esta información se controla la contabilización de los documentos y la gestión de datos de la contabilidad.
En este segmento se encuentra, por ejemplo, la moneda, la clasificación fiscal, si se administra por partidas abiertas o solo partidas individuales, entre otros.
El segmento de sociedad en conjunto con el segmento del plan de cuentas forman la cuenta de mayor que utilizaremos para registrar asientos contables.
2| Grupo de Cuentas
Dado que el plan de cuentas contiene diferentes tipos de cuentas, las cuales pueden clasificarse por medio del Grupo de Cuentas.
* El grupo de cuentas reúne cuentas que contiene la misma función, por ejemplo: Bancos, Deudores, Activos, Ganancias, Perdidas, etc.
El grupo de cuentas es un dato que se encuentra en el segmento plan de cuentas y tiene dos funciones importantes:
+ Determinar el Status Campo del dato maestro de la cuenta: Recordar que el status campo es el que determina que datos son obligatorios, opcionales o permanecen ocultos. Cuando se de el alta en un plan de cuenta se determinan los campos necesarios. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de bancos, el campo Banco Propio debe ser obligatorio y si es una cuenta de resultados este podría estar oculto.
+ Define el rango de números: se puede crear un rango de números para cada grupo de cuentas o se puede asignar el mismo rango para todos los grupos.
3 | Configuración del Grupo de Cuentas
Tx: OBD4 - Definir Grupo de Cuentas
Cada grupo de cuentas, se debe crear para un plan de cuentas específico. Los datos a ingresar son los siguientes:
+ Plan de Cuentas
+ Código del Grupo de Cuentas
+ Denominación del Grupo de Cuentas
+ Rangos de números
Notas:
+ El rango de números puede solaparse. El número de cuenta siempre lo definirá el usuario, el sistema no numera de manera automática. Sin embargo, si por ejemplo se le asigna el rango de cuentas del 5000000 al 5999999 al grupo de cuentas de Egresos(EGR) no se podrá crear una cuenta de egresos que comiencen con 1.
+ Luego de crear los grupos de cuentas hay que definir el status campo que tendrá dicho grupo. Para seleccionar el grupo y luego clic en el botón de ver status campo.
+ Los atributos para el ingreso de datos en un campo pueden ser: Suprimir (no visualización), Entrada Obligatoria, Entrada Opcional y de Visualización (solo lectura).
* Consideraciones para la creación del status campo de los grupos de cuentas:
+ Las cuentas asociadas o de reconciliación deberían tener el campo Cuenta asociada para como obligatoria.
+ Las cuenta de resultados nunca se gestionan por partidas abiertas, se puede suprimir el campo(Subgrupo Gestión)
+ Las cuentas de gestión de materiales, habitualmente son solo de contabilización automática(Subgrupo Entrada de Documentos)
+ Todas las cuentas deben llevar el Grupo de Status campo como dato obligatorio(Subgrupo Entrada de Documentos).
* No obstante, las parametrizaciones dependerán de las necesidades de control y gestión de datos maestros que posea la empresa.
Notas:
+ No es buena práctica crear muchos grupos de cuentas, lo ideal sería usar los que ya trae SAP y solo ajustarlos si fuese necesario.
+ También es recomendable ocultar todos aquellos campos que no se vayan a utilizar.
4| Especificar cuenta de Remanente
Al cierre de cada balance comercial, se deben ejecutar dos procesos que se conocen como:
+ Arrastre de Saldos.
Lleva todos los saldos de las cuentas de patrimonio como saldos de inicio para el ejercicio siguiente.
+ Refundición de Resultados
El resultado neto de un ejercicio debe reflejarse en el patrimonio neto de un balance, dejando las cuentas de resultados en cero y pasando el saldo a la cuenta contable Resultados no Asignados.
Este proceso se realiza con la transacción: FAGLGVTR(Arrastre de Saldos), para ejecutar este programa, debemos configurar cual es la cuenta en la cual se traspasaran los saldos de las cuentas de resultado. SAP denomina a este tipo de cuenta como Cuenta de Remanente.
* Para todas las cuentas de resultados debemos elegir una cuenta de remanente o de arrastre de saldos.
Tx: OB53 -- Especificar cuenta de Remanente
Para realizar este paso en la configuración debemos elegir una clave de un dígito y asignarle la cuenta remanente.
Se puede crear mas de una cuenta remanente, por ejemplo:
Tipo X
Cuenta 330101 - Resultados ordinarios no asignados
Tipo Y
Cuenta 330102 - Resultados extra ordinarios no asignados
Entonces al crear una cuenta de beneficio(de resultado) el sistema nos solicitará que elijamos una clave (X ó Y) en la cual se pasen los resultados cuando se refunda la cuenta al final del ejercicio.
Nota:
+ Si elegimos una única cuenta de remanente en la parametrización, el campo Tipo de cuenta de beneficios no estará disponible en la creación de las cuentas de mayor.
+ La cuenta de remanente es para resumir y reflejar el saldo de las cuentas de ejercicios anteriores y pasarlos como resultados en el ejercicio siguiente.
+ SAP no crea un asiento con esta reclasificación solo arrastre como un monto reflejado en dicha cuenta de remanente. Es por eso si visualizan el libro de mayor no verán ningún asiento, pero si visualizan un balance si podrán ver un saldo en la cuenta de remanente.
TABLAS IMPORTANTES
+ SKA1 Es la tabla que contiene los datos de las cuentas de mayor correspondientes al segmento de plan de Cuentas
+ SKB1 Es la tabla que contiene los datos de las cuentas de mayor correspondientes al segmento de Sociedad.
+ SKAT Es la tabla que contiene los textos de las cuentas de mayor en sus diferentes idiomas.