✒️SAP FI / Las características del grupo de cuentas Por María Pronotti

Unidad 2. Lección 2: Grupo de cuentas - Características.

1) Segmentos de las cuentas de mayor.

Las cuentas de mayor poseen dos segmentos diferenciados que nos permitirán descentralizar la administración de las cuentas.

• Segmento Plan de cuentas: este segmento contiene información básica de las cuentas y éstos son válidos para todas las sociedades. Los campos más importantes que se encuentran en el segmento plan de cuentas son el número de la cuenta de mayor, la denominación, si es de Patrimonio a Resultado y el grupo de cuentas. Al momento de crear una cuenta de mayor en el segmento Plan de Cuentas, es muy importante la selección que hagamos del Grupo de Cuentas, ya que el mismo define el status campo que estará presente en la creación de la cuenta de mayor.
• Segmento Sociedad: Para que una cuenta del plan de cuentas se pueda utilizar en una sociedad, se debe crear el segmento de sociedad. Este segmento contiene información que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestión. Con esta información se controla la contabilización de documentos y la gestión de datos de la contabilidad. En este segmento se encuentran, por ejemplo, la moneda en la que se gestiona la cuenta, la clasificación fiscal, si se administra por partidas abiertas o solo por partidas individuales, etc.

El segmento de sociedad en conjunto con el segmento del plan de cuentas, forman la cuenta de mayor que utilizaremos para registrar asientos contables.

2) Grupo de cuentas:

Dado que el plan de cuentas contiene diferentes tipos de cuentas, las cuentas pueden clasificarse por medio del Grupo de cuentas.

El Grupo de Cuentas reúne cuentas que tienen la misma función en la contabilidad general, por ejemplo: Bancos, Deudores, Activos, Ganancias, Pérdidas, etc.

El grupo de cuentas es un dato que se encuentra en el segmento plan de cuentas y tiene dos funciones importantes:

• Determinar el status campo del dato maestro de la cuenta: El status campo es lo que determina qué datos son obligatorios, opcionales o permanecen ocultos. De esta manera, para cada grupo de cuentas que se de de alta en un plan de cuentas se determinan los campos necesarios. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de bancos, el campo banco propio debe ser un dato obligatorio, sin embargo, si se trata de una cuenta de resultados, el campo banco propio podría estar oculto.
• Define el rango de números: se puede crear para cada grupo un rango de números diferentes. Estos rangos pueden llegar a solaparse o incluso puede asignarse el mismo rango a todos los grupos de cuentas.

3) Configuración del Grupo de Cuentas.

Todo lo relacionado al grupo de cuentas lo haremos desde un mismo punto del customizing.

Transacción OB04 - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad Principal - Datos Maestros - Cuentas de Mayor - Tratamiento Inicial - Definir grupo de cuentas.

Cada grupo de cuentas, se debe crear para un plan de cuentas específico. Los datos que debemos ingresar son los siguientes:

• Plan de cuentas
• Código del Grupo de Cuentas
• Denominación del Grupo de Cuentas
• Rangos de números.

El rango de números puede solaparse. El número de cuenta siempre lo definirá el usuario, es decir, el sistema no numera de manera automática. Sin embargo, este rango de número puede controlar el número de la cuenta que se asigne. Por ejemplo, si al grupo ERG - Cuentas para egresos, le asignamos el rango de 500000 a 599999 no se podrá crear una cuenta de egresos que comience con el número 1.

Luego de que se hayan creado los grupos hay que definir el status campo que tendrá dicho grupo.

Presionando el icono de la lupa podremos acceder a la siguiente configuración donde nos encontraremos con los subgrupos que contienen los campos que forman parte de una cuenta de mayor.

Presionando el icono Lista de Subgrupos podremos ver cuales son los campos que forman parte del subgrupo.

Haciendo doble clic sobre uno de los subgrupos veremos los campos que forman el dato maestro de la cuenta de mayor. Estos son los campos que debemos configurar como obligatorios, ocultos (suprimir), opcionales o de solo visualización.

Algunas consideraciones para la creación del status campos de los grupos de cuentas:

• Las cuentas asociadas o de reconciliación deben contener el campo Cuenta asociada para como obligatoria (Subgrupo Control).
• La cuentas de resultados nunca se gestionan por partidas abiertas, se puede suprimir el campo (Subgrupo Gestión).
• Las cuentas de gestión de materiales, habitualmente son solo de contabilización automática (Subgrupo Entrada de Documentos).
• Todas las cuentas deben llevar el Grupo de Status campo como dato obligatorio (Subgrupo Entrada de Documentos).

No obstante, las parametrizaciones dependerán de las necesidades de control y gestión de datos maestros que posea la empresa en la cual se este implementando SAP.

Algunos campos que visualizamos en el subgrupo poseen mas de un campo en el dato maestro. Para saber si el campo se compone de más de un campo, simplemente nos posicionamoss sobre el campo y presionamos el icono Info de Campo.

Por ejempo el campo Categoria Fiscal esta compuesto por dos campos. La actividad de status campo que marquemos será válido para ambos campos

Con esta parametrización, hemos visto, como se configuran los status campos. Este tipo de parametrizaciones lo vamos a ver bastante en SAP. Lo ideal es siempre utilizar como base los grupos de cuenta que tiene SAP en el standar y ajustarlo si fuera necesario. No es una buena práctica crear muchos Grupos de cuenta, porque los usuarios, luego se confunden al tener que elegir uno para crear las cuentas. También es recomendable ocultar todos aquellos campos que nunca se vayan a utilizar.

4) Especificar cuenta de Remanente.

Al cierre de cada balance comercial, se debem ejecutar dos procesos que contablemente se conocen como:

• Arrastre de Saldos: el arrastre de saldos lleva todos los saldos de las cuentas patrimoniales como saldos de inicio para el ejercicio siguiente.
• Refundición de Resultados: el resultado neto de un ejercicio debe reflejarse en el patrimonio neto de un balance, dejando las cuentas de resultados en cero y pasando el saldo a la cuenta contable de Resultados no Asignados.

Este proceso se realiza mediante la transacción FAGLGVTR. Para poder ejecutar este programa, debemos configurar cual es la cuenta en la cual se traspasarán los saldos de las cuentas de resultado. SAP denomina a este tipo de cuenta como Cuenta de Remanente.

Para todas las cuentas de resultado debemos elegir una cuenta de remanente o de arraste de saldos.

Transacción: OB53 - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad Principal - Datos Maestros - Cuentas de Mayor - Tratamiento Inicial - Especificar cuenta de remanente.

Para realizar este paso en la configuración debemos elegir una clave de un dígito y asignarle la cuenta de remanente.

Podemos crear más de unba cuenta de remanente, por ejemplo:

Tipo Cuenta Denominación

X 330101 Resultados ordinarios no asignados

Y 330102 Resultados extra ordinarios no asignados

Entonces, al momento de crear una cuenta de beneficio (de resultado) el sistema nos solicitará que elijamos una clave (X o Y) en la cual se pasen los resultados cuando se refunda la cuenta al final del ejercicio.

Si elegimos una única cuenta de remanente en la parametrización, el campo Tipo de Cuenta de beneficios no estará disponible en la creación de las cuentas de mayor.

La cuenta que determinemos en la parametrización de cuentas de refundición es simplemente para reflejar los resultados de ejercicios anteriores. Con el programa de arrastre de saldos se refunden las cuentas de resultado y el saldo sse pasa a esta cuenta. Algo que habitualmente consultan los usuarios es como visualizar el asiento y SAP no realiza un asiento por esta reclasificación sino que es solo un arrastre a nivel de tablas de totales. Es por eso que si visualizan un mayor en la cuenta que se haya determinado como cuenta de remanente no verán ningún asiento, en cambio, si visualizan un Balance si podrán ver un saldo en la cuenta de remanente.

Tablas Importantes:

• SKA1: Tabla que contiene los datos de las cuentas de mayor correspondientes al segmento Plan de Cuentas.
• SKB1: Tabla que contiene los datos de las cuentas de mayor correspondientes al segmento Sociedad.
• SKAT: Tabla que contiene los textos de las cuentas de mayor en sus diferentes idiomas.

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Consultas,

Solo ocurre con los rangos de numeración de las cuentas de mayor, esto quiere decir que se puede asignar el mismo rango a distintos grupos de cuenta.

Por ejemplo, podrías crear el grupo Disponibilidades que tenga el rango 10000 a 11200 pero también podrías crear el grupo Inversiones que tenga el rango 11000 a 13000

Como los número de cuenta los determina el usuario que crea la cuenta, nunca se va a poder crear dos cuentas con el mismo número, por eso es que se pueden crear rangos de números que se superpongan.

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La refundición de resultados es un proceso contable. Al finalizar un año fiscal todo lo que se haya acumulado en las cuentas de perdidas y ganancias debe darse de baja de esas cuentas y el saldo pasarse a la cuenta de Resultados del Ejercicio.

En algunas empresas tienen mas de una cuenta de resultados del ejercicio, por ejemplo, resultado del ejercicio ordinario y resultado extraordinario. Entonces a cada cuenta de perdidas y ganancias hay que asignarle a qué cuenta de hay que pasar el saldo.

Dentro de las tareas de cierre que se hacen a fin de año hay que ejecutar el proceso de refundición que hace esta reclasificación de las cuentas, dejando en cero las cuentas de resultado y enviando el saldo a la cuenta Resultados de ejercicio. Al inicio del año siguiente, todas las cuentas de resultado comienzan en cero.

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No es un problema que se solapen los rangos de números dado que es el usuario que crea la cuenta de mayor quien define el número de la cuenta. El sistema no va a permitir que se creen dos cuentas con el mismo número.

Los rangos de números en los Grupos de Cuentas en realidad pueden utilizarse para controlar los números que se le asignan a las cuentas. Por ejemplo, para el grupo CASH, que se utilizará para crear todas las cuentas de Caja y Bancos, podría asignarse un rango que va desde el 110000 al 129999, de esta manera no se podrá crear una cuenta de banco, por ejemplo, bajo el número 130001. Sin embargo si tienes un grupo de cuentas genérico como GL (Cuentas de Mayor), muchas cuentas podrían crearse con este grupo, por ejemplo cuentas de créditos, pasivos, provisiones etc, entonces para este grupo necesitas un rango muy amplio que tranquilamente podría solaparse con otro rango de números.

Neidy, este tema es más fácil de visualizarlo en los ejercicios, si tienes alguna duda, me avisas.

Saludos
Nancy

Consulta Alumno:

Hola Nancy,

Dice que el se puede asignar un rango de numeros a cada grupo de cuentas y que estos pueden llegar a solaparse, hasta donde se esto seria un problema o no? podrias explicarme este punto un poco mejor?

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Las cuentas de un plan de cuentas de Grupo se deben crear como cuentas de mayor, pero solo en el segmento Plan de Cuentas. Es decir, solo la solapa Tipo/Denominación. No es necesario ampliar con los datos de sociedad, ya que no es una cuenta en la cual se vaya a realizar imputaciones contables.

La transacción para crear las cuentas es FSP0.

Saludos
Nancy

Consulta Alumno:

Hola buenas tardes, Srta. Mansilla en esta oportunidad mi duda sobre si el N° de cuenta de grupo de un plan de cuentas de grupo se crea en este plan de cuentas como cuenta de mayor? Disculpa si se lee como trabalenguas pero luego de leer, analizarlo y buscar en el sistema tengo la duda. Agradecido de antemano. Saludos.