UNIDAD 2 - TEMA 1 - PLAN DE CUENTAS - CREACIÓN Y ASIGNACIÓN.
1.- PLAN DE CUENTAS.
El Plan de cuentas es el dato maestro que agrupa las cuentas de mayor de la organización
Se necesita al menos un plan de cuentas para que los usuarios puedan crear cuentas contables.
2.- DIFERENTES PLANES DE CUENTAS EN SAP (con distintos fines).
En SAP se pueden crear planes de cuentas con distintos fines:
- Plan de Cuentas Operativo: es el plan que se le asigna a sociedades y que utilizarán, de manera habitual, para todos sus registros. En este plan se crean las cuentas de mayor en las que se imputarán las operaciones de una sociedad.
- Plan de Cuentas de Grupo: se utiliza en el caso de multisociedades. Si las sociedades utilizan diferentes planes de cuenta, se puede utilizar este plan para consolidar la información. Bajo este esquema, a los planes de cuenta operativos, se les asigna un plan de cuentas de grupo, de esta manera al crear una cuenta de mayor en el PC Operativo será obligatorio asignarle una cuenta de mayor del PC de Grupo.
- Plan de Cuentas alternativo o de país: en determinados países es obligatorio utilizar un plan de cuentas específico ya sea por normas legales u otras razones. Sin embargo una sociedad puede tener el mismo plan de cuentas que su casa matriz y en cada cuenta de mayor del plan de cuentas operativo asignar la cuenta del plan de cuentas país, a fin de mantener una equivalencia entre ambos planes de cuentas.
Se utiliza el plan de cuentas de grupo y el plan de cuentas país solo a los efectos de visualizar un Balance o un reporte de Sumas y Saldos. En el momento de registrar las operaciones en el sistema, se van a utilizar siempre las cuentas del Plan de cuentas Operativo.
Relación entre cuentas de mayor:
La relación entre cuentas del plan de cuentas país y el plan de cuentas operativo es uno a uno. No se puede asignar la misma cuenta del plan de cuentas país a varias cuentas del Operativo. Esta restricción no se cumple para el plan de cuentas de grupo donde varias cuentas del plan operativo pueden tener asignada la misma cuenta del plan de cuentas de grupo.
En el momento de crear/visualizar una cuenta de mayor, la relación entre el plan de cuentas operativo y el plan de cuentas de grupo se almacena en la solapa Tipo/Denominación dado que esta relación es válida a nivel de plan de cuentas.
En cambio,en el momento de crear/visualizar una cuenta de mayor, la relación entre el plan de cuentas operativo y el plan de cuentas país se almacena en la solapa Datos de Control (Nro de cuenta alternativo), dado que esta relación es válida a nivel sociedad, es decir para una misma cuenta de mayor, puede haber diferentes cuentas país dependiendo de la sociedad que esté visualizando la cuenta.
3.- CREAR UN PLAN DE CUENTAS.
Independientemente del tipo de plan de cuentas que necesitemos, todos se crean desde el mismo lugar. Que sea operativo, de país o de grupo dependerá de cómo se asigne en la estructura de la empresa.
Transacción OB13: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad Principal - Datos Maestros - Cuentas de Mayor - Tratamiento Inicial - Tratar Indices de Planes de Cuenta.
En esta pantalla vemos la lista de los planes de cuenta existentes en el sistema. Desde aquí se puede modificar, visualizar, o crear nuevos planes de cuenta presionando el icono Entradas Nuevas.
Pantalla: Modificar vista índice de todos los planes de cuentas.
Para definir un nuevo plan de cuentas deberemos ingresar los siguientes datos:
- Clave del plan de cuentas: se define con 4 caracteres alfanuméricos.
- Denominación: texto que identifica al plan de cuentas.
- Idioma de Actualización: debemos elegir en qué idioma se actualizará la cuenta. Todas las cuentas tienen un nombre en este idioma. Los datos maestros sólo pueden visualizarse o actualizarse en dicho idioma, para mantener en otros idiomas se utiliza la funcionalidad de idiomas alternativos.
- Longitud Máxima: se refiere a la longitud máxima que puede tener una cuenta. Se podrán crear cuentas con una longitud menor a la especificada en este campo pero no mayor.
- Integración con Controlling: recordemos que las cuentas de resultados se denominan clases de costos en el módulo de CO, cada imputación a una clase de costo obliga a ingresar un objeto de costo, por ejemplo Centro de Costo. Con la integración podemos determinar si una clase de costo se crea de manera automática con la creación de una cuenta de resultados o si se crea de manera manual.
- Plan de cuenta de Grupo: si se utiliza un plan de cuentas de grupo se debe asignar en este campo la clave del plan de cuentas de grupo que le corresponde.
- Bloqueado: se puede bloquear un plan de cuentas de modo que no pueda crearse ninguna cuenta de mayor en el plan de cuentas.
Pantalla: Modificar vista índice de todos los planes de cuentas: Detalle
4.- ASIGNAR UN PLAN DE CUENTAS A LAS SOCIEDADES.
Toda sociedad necesita un plan de cuentas dentro de su estructura organizativa. Creado el plan de cuentas, éste se asignará a todas las sociedades que vayan a utilizar el mismo plan de cuentas.
Transacción OB62: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad Principal - Datos Maestros - Cuentas de Mayor - Tratamiento Inicial - Asignar sociedad a un plan de cuentas.
En esta transacción se asigna el plan de cuentas operativo a la sociedad y también el plan de cuenta país.
Pantalla: Modificar vista Asignación Soc.- Plan de ctas.
El plan de cuentas de grupo se asigna al plan de cuentas operativo, por lo tanto, todas las sociedades que comparten el plan de cuentas operativo tendrán el mismo plan de cuentas de grupo. En cambio el plan de cuentas país es por sociedad, en cada sociedad se define si se llevará un plan de cuentas país o no. Además, varias sociedades pueden compartir el mismo plan de cuentas país.
Nota: Cuentas de Mayor: se crean solo en el plan de cuentas y después se podrá crear el segmento sociedad en cada una de las sociedades a las que se asigne el plan de cuenta.
Tablas importantes:
- T004: Tabla que contiene el índice de plan de cuentas y sus características.
- T001: Tabla de Sociedades. En ella podremos ver los principales datos de una sociedad como por ejemplo que plan de cuentas operativo y que plan de cuentas país tiene asignado una sociedad.