UNIDAD 2 - PARAMETRIZACIÓN DE DM : PLAN DE CUENTAS - CREACIÓN Y ASIGNACIÓN (Lección 1°)
1. PLAN DE CUENTAS
- Es el DM que agrupa la totalidad de las cuentas de mayor.
- Se necesita al menos un plan de cuentas para que los usuarios puedan crear las cuentas contables.
2. DIFERENTES PLANES DE CUENTAS EN SAP
- Se pueden crear varios planes de cuentas con distintos fines.
- Plan de Cuentas Operativo (PCO): se le asigna a las sociedades y es el que utilizarán de manera cotidiana en todas sus registraciones. En este plan se crean las cuentas de mayor.
- Plan de Cuentas de Grupo (PCG): se utiliza en multisociedades. Si las sociedades utilizan diferentes planes, se puede utilizar el PCG para consolidar la información. En tal caso, en el customizing, a los PCO se le asigna un PCG, de esta manera al crear una cuenta de mayor en el PCO será obligatorio asignarle una cuenta de mayor del PCG.
*** NOTA = las cuentas de mayor pertenecientes a los planes de cuentas de grupo (PCG) sólo tienen el segmento "Plan de cuentas", no poseen un segmento para cada una de las sociedades porque nunca se imputa de manera directa a esta cuenta de mayor del PCG, siempre se imputa a la cuenta de mayor del plan de cuentas operativo (PCO) y por derivación llega la información al PCG.
- Plan de cuentas alternativo o de país (PCP): se utiliza cuando en determinados países es obligatorio un plan de cuentas específico por norma legal u otra razón, sin embargo, una sociedad puede tener el mismo plan de cuentas que su casa matriz y en cada cuenta de mayor del PCO asignar la cuenta del PCP a fin de mantener una equivalencia entre ambos planes de cuentas. EJEMPLO: siempre se imputa a la cuenta de mayor del PCO pero al momento de emitir un balance se puede elegir que se muestre con las cuentas de mayor del PCP.
*** NOTA: El plan de cuentas de grupo y el plan de cuentas país es solo a los efectos de visualizar un Balance o un reporte de Sumas y Saldos. Al momento de realizar las registraciones en SAP, siempre se utiliza las cuentas de mayor del plan de cuentas operativo.
2.1 RELACIÓN ENTRE PLANES DE CUENTAS
- Se tiene dos PCO denominados "INT" y "CAUS".
- El PCO "INT" lo tienen asignados 3 sociedades: España, Alemania e Inglaterra, cada una de estas sociedades a su vez tiene un PCP diferente del PCO: "CAES" para España, "GKR" para Alemania y "CAGB" para Inglaterra.
- El PCO "CAUS" lo tienen asignado 2 sociedades: EE.UU y Canadá, cada una tiene su PCP propio: "CANA" para EE.UU y "CACA" para Canadá.
- Por último se tiene un PCG que une todos los saldos de las cuentas de las sociedades mencionadas, es decir, a través del PCG se puede ver un balance consolidado de todas las sociedades.
2.2 RELACIÓN ENTRE CUENTAS DE MAYOR
CUENTAS PCP Y PCO
- Tipo de relación entre cuentas: UNO A UNO. No se puede asignar la misma cuenta del PCP a varias cuentas del PCO.
- Relación en el DM Cta.Mayor: se almacena en la solapa "Datos de Control".
- Nivel de la relación: es válida a nivel sociedad, es decir, para una misma cuenta de mayor puede haber diferentes cuentas país dependiendo de la sociedad en la que se esté visualizando la cuenta.
CUENTAS PCG Y PCO
- Tipo de relación entre cuentas: UNO A VARIOS. Varias cuentas del PCO pueden tener asignada la misma cuenta del PCG.
- Relación en el DM Cta.Mayor: se almacena en la solapa "Tipo/Denominación".
- Nivel de la relación: es válida a nivel plan de cuentas.
3. CREAR UN PLAN DE CUENTAS
- Todos los planes se crean desde el mismo lugar, independientemente del tipo de plan que se necesite.
- Si el plan es operativo, de país o de grupo dependerá de cómo se asigne en la estructura de la empresa.
- Se accede a la transacción OB13 o a través del menú de customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Datos Maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento inicial/Tratar índices de planes de cuenta.
- Se presiona el ícono "Entradas nuevas".
- Se define la Clave: hasta 4 caracteres alfanuméricos.
- Se define la Denominación: texto que identifica al plan de cuentas.
- Se define el Idioma de actualización: se selecciona el idioma en el que se actualizará la cuenta. Todas las cuentas tienen un nombre en este idioma, los DM sólo pueden visualizarse o actualizarse en dicho idioma, para mantener en otros idiomas se utiliza la funcionalidad de idiomas alternativos.
- Se define la Longitud máxima: longitud máxima que puede tener una cuenta. Se puede crear cuentas con una longitud menor a la especificada pero no mayor. La longitud máxima es de hasta 10 dígitos.
- Se define la Integración con CO: determina si una "clase de costo" se crea de manera automática o manual con la creación de una cuenta de resultados. Estas cuentas se denominan "clases de costos" en el módulo CO, cada imputación obliga a ingresar un objeto de costo. EJEMPLO: Centro de costo o Centro de beneficio.
- Se define el Plan de cuenta de grupo: se asigna la clave del PCG que le corresponde, en caso de ser utilizado este escenario.
- Se define el Status bloqueado: es un tilde que al marcar no se puede crear ninguna cuenta de mayor en el plan de cuentas, al menos que se desbloquee.
4. ASIGNAR UN PLAN DE CUENTAS A LAS SOCIEDADES
- Toda sociedad necesita un plan de cuentas dentro de su estructura organizativa.
- Se accede a la transacción OB62 o al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Datos maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento inicial/Asignar sociedad a un plan de cuentas.
- El plan de cuentas creado se debe asignar a todas las sociedades que vayan a utilizar el mismo plan.
- A la sociedad se le puede asignar tanto el PCO como PCP.
*** NOTA: El plan de cuentas de grupo se asigna al plan de cuentas operativo, por lo tanto todas las sociedades que comparten el PCO tendrán el mismo PCG, en cambio el PCP es por sociedad. En cada sociedad se define si se llevará un PCP o no, igualmente, varias sociedades pueden compartir el mismo PCP.
*** NOTA: Las cuentas de mayor se pueden crear sólo en el plan de cuentas y luego se podrá crear el segmento sociedad en cada una de las sociedades a las que se asigne el plan de cuenta.
5. TABLAS IMPORTANTES
- T004: es la tabla que contiene el índice de plan de cuentas y sus características.
- T001: es la tabla de sociedades. En esta tabla se puede ver los principales datos de una sociedad como por ejemplo qué PCO y qué PCP tiene asignado una sociedad.