✒️SAP FI / El control de modificaciones y grupos de tolerancia Por Michael Tirado Pinzon

Grupo de Tolerancia

En SAP se pueden definir los importes Máximos que puede contabilizar cada empleado por medio de la creación de grupos de tolerancia.

En los grupos de tolerancia se pueden definir límites máximos para los siguientes conceptos

Importe total por documento

Importe por posición de deudor/acreedor

Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia

La moneda que se especifica en esta parametrización es la moneda local de la sociedad

Spro -> IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Parametrizaciones básicas gestión financiera (nuevo) -> Documento -> Grupos de Tolerancia -> Definir grupos de tolerancia para empleados

Se pueden crear muchos grupos de tolerancia. Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia.

A los usuarios que no ha sido asignados a ningún grupo de tolerancia se les aplica los valores del grupo de tolerancia "en blanco" por defecto.

Todas las empresas deben tener un grupo de tolerancia por defecto, si no se crea no se podrán realizar contabilizaciones

Control de Modificaciones

Hay muchos campos en SAP que no son modificables luego de que se ha grabado un documento, como las cuentas de mayor, importes, fechas de documento y contabilización, clases de documentos, etc.

Sin embargo hay muchos campos que si se pueden modificar y dependiendo de las distintas reglas configuradas algunos campos podrán ser modificables. Éstas reglas pueden estar predefinidas por el sistema o pueden configurarse.

Para poder realizar los cambios es necesario parametrizar el control de modificaciones.

Las modificaciones se dividen en datos de cabecera y datos de posición. En los datos de cabecera solo se pueden modificar referencia o texto cabecera.

Spro -> IMG -> Grstión Financiera (Nuevo) -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) -> Documento -> Reglas de modificación de documentos -> Reglas modificación documentos, cabecera documento/posición documento.

Las reglas se identifican en los siguientes criterios:

Clase de cuenta: Permite definir reglas para qué clase de cuenta el campo será modificable. Si para deudores, acreedores o cuentas de mayor. Si se deja en blanco será válidos para todas las clases de cuentas.

Clase de operación: Las clases de operación sólo se utilizan para operaciones especiales en cuenta mayor, efectos y anticipos. (Operaciones CME).

Sociedad: Si el campo está vacío. Se aplica la regla de modificación en todas las sociedades

El sistema trae predefinidos ciertas condiciones para modificar:

El periodo contable esta abierto

La posición de documento no se haya compensado

La posición de documento es un cargo en una cuenta deudor o abono en un acreedor

El documento no debe ser abono de una factura

El documento no debe ser un abono de un anticipo

FB02 una vez que se habilita el campo para modificaciones se podrá acceder al documento y realizar las modificaciones.

Log de las modificaciones Todas las modificaciones que se realicen en los documentos se pueden visualizar con el informe RFBABL00 (TX SA38). En este informe se tiene varias opciones de selección

Cuando los usuarios realizan modificaciones, se graba la siguiente información:

El campo que se ha modificado

Los valores nuevos y antiguos

El usuario que modifico

El momento y la fecha de modificación

Valores propuestos

Parámetros en el usuario

Por medio de la tx SU01 se administran los datos de usuario. Se especifican sus datos de identificación como nombre, apellido, dirección y se definen cuales son sus roles y perfiles. Adicionalmente se puede especificar ciertos valores de propuesta.

Si un usuario trabaja habitualmente con una única sociedad, plan de cuentas, Sociedad CO se pueden definirse como valores propuestos para que al momento de contabilizar se propongan los valores.

Para poder asignar estos valores se debe conocer el ID de parámetro que representa al valor que deseamos proponer.

El ID del parámetros se puede buscar en los datos técnicos de la ayuda del campo. ícono Herramientas.

Una vez de conocer el ID parámetro solo debemos asignarlo en el dato maestro del usuario.

FB00 - Opciones de tratamiento existe otras tx que administra el propio usuario donde puede completar ciertos datos o valores de propuesta.

Dentro de la tx FB00 encontramos diversas opciones que pueden seleccionar el usuario para visualizar documentos, partidas, calores propuestos al momento de contabilizar, estructura de líneas para los pagos y muchas otras opciones más.

Para conocer las alternativas que presenta esta tx solo hay que probar y operar en el sistema para ver los cambios

Valores propuestos de Customizing

Valores propuestos clave de contabilización y clase de documento

En customizing se permite crear valores propuestos, a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario.

OBU1

Spro -> IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Documento -> Valores propuestos -> Definir valores de propuesta.

Propuesta de ejercicio

Esta opción permite definir que se proponga un ejercicio para la función de visualización de documentos. Para ello el sistema usa el último año utilizado por el usuario en la sesión de trabajo.

Spro -> IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Documento -> Valores propuestos -> Permitir propuesta de ejercicio.

Propuesta de Fecha Valor

Durante el registro de posiciones de documento será necesario introducir una fecha valor (habitualmente las imputaciones relevantes para tesorería).

Spro -> IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Documentos -> Valores propuestos -> Proponer fecha valor.

Control de mensajes

En muchas ocasiones, mientras estamos operando en el sistema hemos visto mensajes de diferente tipo:

Informativos Verdes

Advertencia Amarillo

Errores Rojo

Hay determinados mensajes que se pueden cambiar. un mensaje de advertencia se puede cambiar por mensaje de error o incluso desactivarse.

Los mensajes están codificados con un área funcional (Generalmente los primeros dos caracteres) y un número de mensaje.

OBA5

Spro -> IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Documentos -> Valores propuestos -> Modificar control mensajes para tratar documentos.

Como se modificar

Primero debemos identificar el código del mensaje

Luego accedemos al customizing y completamos con el área funcional que corresponda

Si el mensaje que necesitamos modificar no se encuentra en la lista, debemos ingresarlo con el botón entradas nuevas

Por ultimo se modificar el mensaje completando con el status que deseemos. Al modificar el status podremos determinar si será válido solo para un usuario o para todos (campo en blanco), y además podremos seleccionar el status del mensaje en una transacción de diálogo o en un batch input.

Tablas

T043S Es la tabla que contiene las tolerancias para grupos de cuentas de mayor.

T043 Es la tabla que contiene la asignación de los responsables a los grupos de tolerancia.

TBAER Es la tabla que contiene las reglas de modificación de documentos.