El control de modificaciones y grupos de tolerancia
1- El grupo de tolerancia:
En SAP se pueden definir los importes máximos que puede contabilizar cada empleado por medio de la creación de grupos de tolerancia.
En los grupos de tolerancia se pueden definir limites máximos para los siguientes conceptos:
- Importe total por documento
- Importe por posición deudor/acreedor
- Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia.
La moneda en la que se especifican los importes es la moneda local de la sociedad.
RUTA: SPRO - Gestión financiera (nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Grupos de tolerancia - Definir grupos de tolerancia para empleados
Se pueden crear tantos grupos de tolerancia como sean necesarios. Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia.
A los usuarios que no han sido asignados a ningún tipo de tolerancia especial se le aplican los valores del grupo de tolerancia "en blanco". este es el grupo de tolerancia por defecto
2- El control de modificaciones:
Hay muchos campos en SAP que no son modificables luego de que se ha grabado un documento, como las cuentas de mayor, importes, fechas de documento y contabilización, clases de documento, etc.
Para poder realizar los cambios es necesario parametrizar el Control de Modificaciones.
Las modificaciones se dividen en datos de cabecera y datos de posición. En los datos de cabecera solo pueden modificarse el texto de cabecera y la referencia.
RUTA: SPRO - Gestión financiera (nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Reglas de modificación de documentos - Reglas modificación documentos, cabecera documento/posición documento.
Las reglas de modificación de documentos se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:
- Clase de cuenta: permite definir reglas para que clase de cuenta el campo será modificable. Si para deudores, acreedores o cuenta de mayor. Si se deja el campo en blanco será valido para todas las clases de cuentas.
- Clase de operación: Solo se utilizan para operaciones especiales de cuentas de mayor, efectos y anticipos . (Operaciones con CME).
- Sociedad: Si el campo esta vacío, se aplica la regla de modificación a todas las sociedades.
El sistema trae predefinidos ciertas condiciones que pueden existir para modificar un campo:
- El periodo contable esta abierto, una vez que el periodo se haya cerrado el campo no será modificable.
- La posición de documento no se haya compensado.
- La posición de documento es un campo en una cuenta de deudor o un abono a una cuenta de acreedor.
- El documento no debe ser un abono de una factura.
- El documento no debe ser un abono de un anticipo.
FB02
Una vez que se habilita el campo para ser posible las modificaciones se podrá acceder al documento por medio de la TX FB02 t realizar las modificaciones.
Log de modificaciones
Todas las modificaciones que se realicen en los documentos para los campos habilitados se pueden visualizar con el informe RFBABL00 (Transacción SA38). En este informe, tiene opciones de selección incluyendo la sociedad, los números de documentos, el ejercicio, la fecha de modificación y el nombre de usuario de la persona que realiza la modificación.
Cuando los usuarios realizan modificaciones en los documentos, se graba en el log la siguiente información:
- El campo que se ha modificado.
- Los valores nuevos y antiguos.
- El usuario que ha realizado la modificación.
- El momento y la fecha de la modificación.
3- Los valores propuestos:
Existen varias opciones que permite que el sistema proponga ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos.
Por medio de la transacción SU01 se administran los datos de un usuario. Se especifican sus datos de identificación como nombre, apellido, dirección y se definen cuales son los roles y perfiles que se le asignan al usuario. Adicionalmente, se pueden especificar ciertos valores de propuesta.
Para asignar estos valores se debe conocer el ID de Parámetro que representa el valor que deseamos proponer. Por ejemplo, el ID de Parámetro para sociedad FI es BUK.
- FB00 Opciones de Tratamiento:
En la TX FB00 encontramos diversas opciones que puede seleccionar el usuario para visualizar documentos, partidas, valores propuestos al momento de contabilizar, estructura de líneas para los pagos, etc.
4- Los valores propuestos de Customizing
- Valores propuestos para clave de contabilización y clase de documento:
Permite crear valores propuestos para clases de documentos y claves de contabilización, a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario al tratar operaciones contables. Estos datos de propuestas se especifican por código de transacción.
TX: OBU1
RUTA: SPRO - IMG - Gestión financiera (nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Valores propuestos - Definir valores de propuesta
Permite definir que se proponga un ejercicio para la función de visualización de documentos para la función de modificación de documentos. El sistema usa el ultimo año utilizado por el usuario.
Esta opción solo es lógica para la Sociedad FI que trabajan con rango de numero de documentos dependientes del año.
RUTA: SPRO - IMG - Gestión financiera (nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Valores propuestos - Permitir propuesta de ejercicio
- Propuesta de Fecha Valor:
RUTA: SPRO - IMG - Gestión financiera (nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Valores propuestos - Proponer fecha valor
Clases de mensajes
- Informativos
- Advertencias
- Errores
TX: OBA5
RUTA: SPRO - IMG - Gestión financiera (nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Valores propuestos - Modificar control mensajes para tratar documentos
Tablas:
- T043S: Contiene las tolerancias para grupos de cuentas de mayor.
- T043: Contiene la asignación de los responsables a los grupos de tolerancia.
- TBAER: Contiene las reglas de modificación de documentos.