UNIDAD 3 - PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES : CONTROL DE MODIFICACIONES Y GRUPOS DE TOLERANCIA (Lección 2°)
1. GRUPO DE TOLERANCIA
- Permite definir los importes máximos que puede contabilizar cada empleado.
- Se definen límites máximos de Importe total por documento.
- Se definen límites máximos de Importe total por posición de deudor/acreedor.
- Se definen límites máximos de Descuento por pronto pago que puede garantizar el usuario.
- Los importes se especifican en la "moneda local de la sociedad".
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Grupos de tolerancia/Definir grupos de tolerancia para empleados.
- Se pueden crear tantos grupos de tolerancia como sean necesarios.
- Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia.
*** NOTA: a los usuarios que no han sido asignados a ningún grupo de tolerancia especial, se les aplican los valores del grupo de tolerancia "EN BLANCO" que se debe crear por defecto.
*** NOTA: todas las sociedades tienen que tener el grupo de tolerancia por defecto, si no se crea este grupo no se podrán contabilizar movimientos.
2. CONTROL DE MODIFICACIONES
- Hay muchos campos en SAP que no son modificables luego de que se ha grabado un documento. EJEMPLO: cuenta, importes, fechas de documento y contabilización, clases de documentos, etc.
- Hay muchos campos en SAP que se pueden modificar dependiendo de las reglas de modificación configuradas, estas pueden estar predefinidas por SAP o pueden configurarse por el usuario.
- Las reglas de modificación de documentos se dividen en: 1) datos de cabecera y 2) datos de posición.
PASO 1 - CONFIGURACIÓN DE MODIF. CABECERA DOCUMENTO
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Reglas de modificación de documentos/Reglas modificación documentos, cabecera documento.
- Solo puede modificarse el "texto de cabecera" y la "referencia".
PASO 2 - CONFIGURACIÓN DE MODIF. POSICIÓN DOCUMENTO
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Reglas de modificación de documentos/Reglas modificación documentos, posición documento.
- Se define la Clase de cuenta: define para qué clase de cuenta el campo será modificable. EJEMPLO: A: activos fijos, D: deudores, K: acreedores, M: material o S: cuentas de mayor.
*** NOTA: si se deja el campo "clase de cuenta" en blanco, la regla será válida para todas las clases de cuentas.
- Condición 5 - Sin abono resultante de anticipo: con tilde marcado el campo no puede modificarse en el caso de abonos que resulten del traslado de anticipos, es decir, el documento no debe ser un abono de un anticipo.
- Se presiona el ícono "Guardar".
*** NOTA: como consultores debemos tener en cuenta 3 campos de la posición que pueden ser útiles para guardar algún tipo de información, estos son: "clave de referencia 1", "clave de referencia 2" y "clave de referencia 3". Estos campos son de libre entrada pero deben estar disponibles en el grupo de status campo de la cuenta como también en el grupo de status campo de la clave de contabilización; y, además deben estar como campos modificables. La utilidad de estos campos suelen ser diversos, permite al usuario completar con alguna información que luego será utilizada por algún programa o para visualizarla en reportes, también permite guardar alguna información por medio de sustitución o permite leer algún archivo y modificar este campo con algún dato obtenido de ese archivo. EJEMPLO: si se está leyendo un archivo enviado por el banco con datos de cobranzas, en alguno de estos campos se podría guardar algún número de identificación de la cobranza que envió el banco.
TRANSACCIÓN FB02 - MODIFICACIONES
- Una vez habilitado el campo para ser pasible de modificaciones, se puede acceder al documento a través de la transacción FB02 y realizar las modificaciones pertinentes.
LOG DE MODIFICACIONES
- Todas las modificaciones realizadas a los documentos se visualizan en el informe RFBAL00 ejecutado a través de la transacción SA38.
- En la pantalla de selección se puede delimitar las opciones de visualización: por sociedad, números de documento, ejercicio, fecha de modificación, nombre de usuario que realizó la modificación.
- En el log de modificaciones se graba: a) el campo modificado, b) el valor nuevo y antiguo, c) el usuario que realizó la modificación y d) la fecha y hora de la modificación.
3. VALORES PROPUESTOS
- Se puede configurar para que SAP proponga ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos.
3.1 CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS
3.1.1 PARÁMETROS DE USUARIO - TRANSACCIÓN SU01
- Permite administrar los datos de identificación de un usuario. EJEMPLO: nombre, apellido, dirección, etc.
- Permite definir cuáles son los roles y perfiles que se le asigna al usuario.
- Permite especificar ciertos "valores propuestos" para el usuario, de tal manera que al momento de contabilizar un documento o completar la pantalla de selección de un reporte, SAP le proponga los valores que tenga almacenado en su usuario. EJEMPLO: si un usuario trabaja habitualmente con una única sociedad, un único plan de cuentas, una sociedad CO (y muchos otros objetos más), todos estos pueden definirse como valores propuestos.
- Para asignar los valores propuestos se debe conocer el "ID de parámetro" que representa el valor que se desea proponer. EJEMPLO: "BUK" es el ID de parámetro para sociedad FI.
ID DE PARÁMETRO DE VALORES PROPUESTOS
- Se puede buscar en los datos técnicos de la ayuda del campo que se desea proponer.
- Posicionados sobre el campo deseado, en cualquier transacción, se presiona F1 para visualizar la ayuda del campo.
- Se presiona el ícono "Herramientas".
- En la pantalla de datos técnicos se encuentra especificado el campo "ID parámetro" y si es así se puede asignar dicho valor en el dato maestro del usuario.
- En la solapa "Parámetros" del dato maestro del usuario se ingresa el "ID parámetro" (dato técnico del campo) y el "valor parámetro" (valor propuesto) correspondiente.
- Esta tarea la realizan los consultores basis pero los consultores funcionales debemos conocer cuáles son los ID de parámetros que podemos asignarle a un usuario.
3.1.2 PARÁMETROS DE USUARIO - TRANSACCIÓN FB00
- Las opciones de tratamiento de la transacción FB00 (Opc.tratamiento contabil.financ.) las administra el propio usuario.
- Las opciones de tratamiento son varias y se encuentran en solapas tales como: Entrada de documento, Visualización de documento, Partidas abiertas, Partidas individuales, Gestión de créditos, Avisos de pago, Libro caja.
- Entre las diversas opciones que el usuario puede seleccionar se encuentran: visualizar documentos, partidas, valores propuestos al momento de contabilizar, estructura de líneas para los pagos, etc.
4. VALORES PROPUESTOS DE CUSTOMIZING
4.1 VALORES PROPUESTOS PARA CLAVE DE CONTABILIZACIÓN Y CLASE DE DOCUMENTO
- Se puede configurar valores propuestos para clases de documentos y claves de contabilización a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario al tratar operaciones contables.
- Los datos de propuesta se especifican por código de transacción. EJEMPLO: al contabilizar facturas deudoras se utiliza la clase "DR" y la clave "01", se pueden almacenar estos datos en SAP y luego serán propuestos al acceder a la correspondiente transacción.
- Se accede a la transacción OBU1 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Valores propuestos/Definir valores de propuesta.
4.2 PROPUESTA DE EJERCICIO
- Permite proponer un ejercicio para la función de visualización y modificación de documentos.
- Se configura para cada sociedad FI.
- Para proponer, SAP usa el último año utilizado por el usuario en la sesión de trabajo.
- Esta opción sólo es lógica para sociedades FI que trabajan con rangos de números dependientes del año.
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Valores propuestos/Permitir propuesta de ejercicio.
4.3 PROPUESTA DE FECHA VALOR
- Permite proponer la fecha de entrada de datos (CPU) como fecha valor.
- Se configura para cada sociedad FI.
- Es útil cuando durante el registro de posiciones de documento eventualmente es necesario introducir una fecha valor, ésto sucede habitualmente en las imputaciones relevantes para tesorería.
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Valores propuestos/Proponer fecha valor.
4.4 CONTROL DE MENSAJES
- Las clases de mensajes disponibles en SAP son: 1) Informativos, 2) Advertencia y 3) Errores.
- Existen determinados mensajes que pueden cambiarse. EJEMPLO: un mensaje de advertencia puede convertirse en un mensaje de error o incluso desactivarse.
- Los mensajes están codificados con un "área funcional" (generalmente los primeros dos caracteres) y un "número de mensaje".
- La parametrización se encuentra en varios puntos del customizing, un acceso es a través de IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Valores propuestos/Modificar control mensajes para tratar documentos.
- 1°: se identifica el código del mensaje. EJEMPLO: F5192.
- 2°: se accede al customizing y se completa el "área funcional" que corresponda. EJEMPLO: F5.
- 3°: si el mensaje que se necesita modificar no se encuentra en la lista, se debe ingresar con el ícono "Entradas nuevas".
- 4°: se ingresa el número de mensaje. EJEMPLO: 192.
- 5°: se determina si será válido para un usuario o para todos. Si se deja en blanco es válido para todos.
- 6°: se selecciona el status del mensaje que se desea en una transacción de diálogo. EJEMPLO: W: advertencia, E: error, I: nota en la ventana, S: nota en la línea de pie, -: desactivar un mensaje.
- 7°: se selecciona el status del mensaje que se desea en una transacción de batchinput. EJEMPLO: W: advertencia, E:error, I: nota en la ventana, S: nota en la línea de pie, -: desactivar un mensaje.
*** NOTA: la modificación de los mensajes no se puede aplicar siempre. Hay controles que son claves y que no se puede evitar el mensaje de error. EJEMPLO: si un campo es obligatorio no se puede desactivar el mensaje.
*** NOTA: es muy importante identificar en el mensaje de error el "código del mensaje", ésto primeramente da la pauta de si se trata de un mensaje estándar o de un mensaje Z generado como resultado de una validación. Cuando se encuentra un mensaje de error y no se encuentra su motivo o cómo salvar el mismo, una buena práctica es completar el código del error en el Service Marketplace para buscar una nota; otra opción es buscar en la web para ver si hay información al respecto. Los errores también pueden ser de configuración por lo que es aconsejable ir documentando cada parametrización y en el orden realizado.
5. TABLAS IMPORTANTES
- T043S: contiene las tolerancias para grupos de cuentas de mayor.
- T043: contiene la asignación de los responsables a los grupos de tolerancia.
- TBAER: contiene las reglas de modificación de documentos.