Control de Modificaciones y grupos de tolerancia
1. GRUPOS DE TOLERANCIA
En SAP se pueden definir los importes máximos que puede contabilizar cada empleado por medio de la creación de Grupos de Tolerancia.
En los grupos de tolerancia se pueden definir límites máximos para los siguientes conceptos:
- Importe total por documento
- 
Importe por posición de deudor/acreedor
- Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia
La moneda en la que se especifican los importes es la moneda local de la sociedad
ISPRO – IMG- GF NUEVO - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)-Documento- Grupos de Tolerancia - Definir grupos de tolerancia para empleados
Se pueden crear tantos grupos de tolerancia como sean necesarios. Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia
A los usuarios que no han sido asignados a ningún grupo de tolerancia especial se les aplican los valores del grupo de tolerancia "en blanco". Éste es el grupo de tolerancia por defecto.
Todas las sociedades tienen que tener el grupo de tolerancia por defecto, si no se crea este grupo no se podrán contabilizar movimientos.
2. CONTROL DE MODIFICACIONES
Hay muchos campos en SAP que no son modificables luego de que se ha grabado un documento, como las cuentas de mayor, importes, fechas de documento y contabilización, clases de documentos, etc.
Sin embargo hay muchos campos si se pueden modificar y dependiendo de las distintas reglas configuradas algunos campos podrán ser modificables. Éstas reglas pueden estar predefinidas por el sistema o pueden configurarse por usuario.
Para poder realizar los cambios mencionados es necesario parametrizar el Control de Modificaciones.
Las modificaciones se dividen en datos de cabecera y datos de posición. En los datos de cabecera solo puede modificarse el texto de cabecera y la referencia
SPRO – IMG- GF NUEVO - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)-documento - Reglas de modificación de documentos- Reglas modificación documentos, cabecera documento/posición documento
Las reglas de modificación de documentos se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:
- Clase de cuenta: permite definir reglas para qué clase de cuenta el campo será modificable. Si para deudores, acreedores o cuentas de mayor. Si se deja el campo en blanco será válidos para todas las clases de cuentas.
- Clase de operación: Las clases de operación sólo se utilizan para operaciones especiales en cuenta de mayor, efectos y anticipos. (Operaciones con CME).
- Sociedad: Si el campo está vacío, se aplica la regla de modificación a todas las sociedades
FB02: Una vez que se habilita el campo para ser posible de modificaciones se podrá acceder al documento por medio de la transacción FB02 y realizar las modificaciones pertinentes
Log de las modificaciones: Todas las modificaciones que se realicen en los documentos para los campos habilitados se pueden visualizar con el informe RFBABL00 (Transacción SA38). En este informe, tiene opciones de selección incluyendo la sociedad, los números de documento, el ejercicio, la fecha de modificación y el nombre de usuario de la persona que realiza la modificación
Cuando los usuarios realizan modificaciones en los documentos, se graba en el log la siguiente información:
- El campo que se ha modificado
- Los valores nuevos y antiguos
- El usuario que ha realizado la modificación
- El momento y la fecha de la modificación
3. Valores propuestos
describiremos varias opciones que permitirá que el sistema proponga ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos.
Parámetros en el usuario
Por medio de la transacción SU01 se administran los datos de un usuario. Se especifican sus datos de identificación como nombre, apellido, dirección, y se definen cuales son los roles y perfiles que se le asignan al usuario. Adicionalmente, se pueden especificar ciertos valores de propuesta.
Por ejemplo si un usuario trabaja habitualmente con una única sociedad, un único plan de cuentas, una Sociedad CO, todos ellos (y muchos otros objetos mas) pueden definirse como valores propuestos. De esta manera, al momento de contabilizar un documento o completar la pantalla de selección de un reporte el sistema le propondrá los valores que tenga almacenado en su usuario.
Para poder asignar estos valores se debe conocer el ID de Parámetro que representa al valor que deseamos proponer. Por ejemplo, el ID de Parámetro para sociedad FI es BUK.
¿ Cómo conocer el Id de parámetro?
El Id de parámetro se puede buscar en los datos técnicos de la ayuda del campo que deseamos proponer. Por ejemplo, nos posicionamos en un campo Sociedad, en cualquier transacción, presionamos F1 para visualizar la ayuda del campo y luego presionamos el ícono Herramientas. Si en los datos técnicos que nos muestra el ícono Herramientas se encuentra el ID de Parámetro entonces podremos ingresarlo en el dato del usuario.
Una vez que conozcamos el ID de Parámetro solo debemos asignarlo en el dato maestro del usuario e ingresarle un valor de propuesta.
Esta tarea la realizan los consultores basis pero los consultores funcionales debemos conocer cuales son los ID de Parámetros que podemos asignarle a un usuario
FB00 Opciones de tratamiento
Existe otra transacción que la administra el propio usuario donde puede completar ciertos datos o valores de propuesta. Parte de esta transacción ya la conocemos y la hemos visto en las Opciones de Tratamiento de las transacciones Enjoy.
Dentro de la transacción FB00 encontraremos diversas opciones que puede seleccionar el usuario para visualizar documentos partidas, valores propuestos al momento de contabilizar, estructura de líneas para los pagos y muchas otras opciones más
Para conocer las alternativas que presenta esta transacción solo hay que probarlas y operar en el sistema para ver como se comportan los cambio
4. Valores propuestos de customizing
Valores propuestos para clave de contabilización y clase de documento
En este punto del customizing se permite crear valores propuestos para clases de documentos y claves de contabilización, a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario al tratar operaciones contables. Estos datos de propuesta se especifican por código de transacción.
Por ejemplo, al contabilizar facturas deudoras se utiliza la clase de documento "DR" y la clave de contabilización "01". Se pueden almacenar estos datos en el sistema y luego serán propuestos al acceder a la correspondiente transacción.
OBU1- IMG – GF NUEVO - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)- Documento - Valores propuestos - Definir valores de propuesta
Propuesta de ejercicio
Esta opción permite definir que se proponga un ejercicio para la función de visualización de documentos y para la función de modificación de documentos. Para ello el sistema usa el último año utilizado por el usuario en la sesión de trabajo.
Esta opción sólo es lógica para las sociedades FI que trabajan con rangos de números de documento dependientes del año
SPRO- IMG – GF NUEVO - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)- Documento - Valores propuestos – Permitir propuesta del ejercicio
Propuesta de Fecha Valor
Durante el registro de posiciones de documento eventualmente será necesario introducir una fecha valor (habitualmente en las imputaciones relevantes para Tesorería). En esta opción de menú se podrá especificar, para cada sociedad FI, si debe proponerse la fecha de entrada de datos (CPU) como fecha valor.
SPRO- IMG – GF NUEVO - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)- Documento - Valores propuestos – Proponer fecha de valor
Control de Mensajes
En muchas ocasiones, mientras estamos operando en el sistema hemos visto que SAP muestra mensajes de diferente tipo. Nos podemos encontrar con las siguientes clases de mensajes
Informativos 
Advertencia 
Errores
Hay determinados mensajes que pueden cambiarse. Por ejemplo, un me