✒️SAP FI / El control de modificaciones y grupos de tolerancia Por Heyner Ramirez Bogarin

Control de Modificaciones y grupos de tolerancia

Grupo de Tolerancia

En SAP se pueden definir los importes máximos que puede contabilizar cada empleado por medio de la creación de Grupos de Tolerancia.

Se pueden definir limites de tolerancia para los siguientes conceptos:

· Importe total por documento

· Importe por posición de deudor/acreedor

· Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia.

La moneda en la que se especifican los importes es la moneda local de la sociedad

Configuracion

IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Grupos de Tolerancia – Definir grupos de tolerancia para empleados

Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia.

A los usuarios que no han sido asignados a ningun grupo de tolerancia especial se les aplican los valores del grupo de tolerancia “en blanco”. Este es el grupo de tolerancia por defecto.

Todas las sociedades tienen que tener el grupo de tolerancia por defecto, si no se crea este grupo no se podrán contabilizar movimientos.

Control de Modificaciones

Muchos campos en SAP no son modificables luego de que se ha grabado un documento, como las cuentas de mayor, importes , fechas de documento y contabilización , clases de documento etc. Sin embargo hay muchos campos que si se pueden modificar.

Para poder realizar dichos cambios es necesario parametrizar el Control de Modificaciones.

Las modificaciones se dividen en datos de cabecera y datos de posición. En los datos de cabecera solo puede modificarse el texto de cabecera y la Referencia.

Configuracion

IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Reglas de modificación de documentos – Reglas modificación documentos, cabecera documento/posición documento

Las reglas de modificación de documentos se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:

· Clase de cuenta: definir reglas para que clase de cuenta el campo será modificable, ya sea de deudor, acreedor o cuenta de mayor. Si se deja el campo en blanco será valido para todas las clases de cuentas.

· Clase de operación: solo se utilizan para operaciones especiales en cuenta de mayor, efectos y anticipos. (Operaciones con CME)

· Sociedad: si el campo esta vacio, se aplica la regla de modificación a todas las sociedades.

El sistema trae predefinidos ciertas condiciones que pueden existir para modificar un campo:

· El período contable este abierto, una vez que el período se haya cerrado el campo no será modificable.

· La posición de documento no se haya compensado.

· La posición de documento es un cargo a una cuenta de deudor o un abono en una cuenta de acreedor.

· El documento no debe ser un abono a una factura.

· El documento no debe ser un abono de un anticipo.

Nota

Como consultores debemos tener en cuenta tres campos de la posición que pueden ser utiles para guardar algún tipo de información. Estos campos se llaman:

Ø Clave de referencia 1

Ø Clave de referencia 2

Ø Clave de referencia 3

Estos campos son de libre entrada pero tiene que estar disponibles en los grupos de status campo de la cuenta como en el grupo de status campo de la clave de contabilización y además deben estar como campos modificables. Su utilidad es muy variada como por ejemplo guardar información por sustitución, etc.

FB02: transacción mediante la cual podemos realizar las modificaciones de los documentos.

Log de Modificaciones

Todas las modificaciones que se realicen en los documentos para los campos habilitados se pueden visualizar a través de:

Informe : RFBABL00

Transaccion : SA38

Valores Propuestos

El sistema tiene varias opciones que permiten proponer ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos:

Parametros en el usuario

Por medio de la transacción SU01 se administran los datos de un usuario. Adicionalmente se pueden especificar ciertos valores de propuesta. Por ejemplo si un usuario trabaja habitualmente con una única sociedad, un único plan de cuentas, una sociedad CO, todos ellos y muchos objetos mas pueden definirse como valores propuestos.

Para poder asignar estos valores se debe conocer el ID de Parametro, que representa el valor que deseamos proponer. Ejemplo el ID de parámetro para sociedad FI es BUK.

El ID de Parametro lo podemos ubicar en los datos técnicos de la Ayuda del campo que deseamos proponer.

Una vez que conozcamos el ID de Parametro debemos asignarlo en el dato maestro del usuario e ingresarle un valor de propuesta. Esto es función de los consultores basis pero los consultores funcionales debemos conocer cuales son los ID de Parametro que podemos asignarle a un usuario.

FB00 – Opciones de Tratamiento

Esta transacción la administra el propio usuario donde puede completar ciertos datos o valores de propuesta. Parte de esta transacción ya la conocemos y la hemos visto en las Opciones de Tratamiento de las transacciones Enjoy.

Valores propuestos de Customizing

En este punto de customizing se permite crear valores propuestos para clases de documentos y claves de contabilización, a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario al tratar operaciones contables. Estos datos de propuesta se especifican por código de transacción.

Ejemplo: al contabilizar facturas deudoras se utiliza la clase de documento “DR” y la clave de contabilización “01” , se pueden almacenar estos datos en el sistema y luego serán propuestos al acceder a la correspondiente transacción.

Transaccion OBU1

IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Definir valores de propuesta

Propuesta de ejercicio

Esta opción permite definir que se proponga un ejercicio para la función de visualización de documentos y para la función de modificación de documentos. Para ello el sistema utiliza el ultimo año utilizado por el usuario en la sesión de trabajo.

Esta opción solo es lógica para las sociedades FI que trabajan con rangos de números de documentos dependientes del año.

Parametrizacion

IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Permitir propuesta de ejercicio

Propuesta de Fecha Valor

Durante el registro de posiciones de documento eventualmente sera necesario introducir una fecha valor (imputaciones relevantes para Tesorería). En esta opción de menú se podrá especificar , para cada sociedad FI si debe proponerse la fecha de entrada de datos (CPU) como fecha valor.

Parametrizacion

IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Proponer fecha valor

Control de Mensajes

Mensajes que nos podemos encontrar en el sistema

· Informativos

· Advertencia

· Errores

Hay determinados mensajes que pueden cambiarse. Los mensajes están codificados en un area funcional (generalmente los dos primeros caracteres) y un numero de mensaje. Podemos encontrar esta parametrizacion en varios puntos del customizing.

Transaccion OBA5

IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Modificar control mensajes para tratar documentos

· Primero debemos identificar el código del mensaje ej. F5192

· Luego accedemos al customizing y completamos con el area funcional que corresponda. Ej F5

· Si el mensaje que necesitamos modificar no se encuentra en la lista, debemos ingresar con Entradas Nuevas.

· Por ultimo se modifica el mensaje completando con el status que deseamos. Al modificar el status podremos determinar si será valido solo para un usuario o para todos (campo en blanco) y además podremos seleccionar el status del mensaje en una transacción de dialogo o en un batch input.

Nota

Algo que es muy importante identificar en un mensaje de error es el código de mensaje, esto en primera medida nos da la pauta para saber si es un mensaje estándar de SAP o bien un mensaje zeta generado por una validación. Cuando nos encontramos con un mensaje de error y no encontramos el motivo del error o salvar el mismo una buen practica es completar el código del error en el Service Market Place para buscar una nota, otra opción es buscar en un buscador web para ver si hay información al respecto. Muchas veces nos encontramos error en la operatoria de SAP sino también al momento de parametrizar algo, quizás el error se origina en una parametrizacion errónea que se haya realizado previamente pero nos damos cuenta de esto cuando avanzamos en sucesivas parametrizaciones. Es por eso que es muy aconsejable ir documentando cada parametrizacion realizada y en el orden realizado.

La modificación de los mensajes no se debe aplicar siempre. Hay controles que son claves y que no se puede evitar el mensaje de error. Por ejemplo si un campo es obligatorio no se puede desactivar el mensaje.

Tablas importantes

· T043S contiene las Tolerancias para grupos de cuentas de mayor

· T043 contiene la Asignacion de los responsables a los grupos de Tolerancia.

· TBAER contiene las Reglas de Modificacion de documentos.