El control de modificaciones y grupos de tolerancia.
En SAP se puede definir los importes maximos que puede contabilizar cada empleado por medio de la creacion de grupos de tolerancia.
En los grupos de tolerancia se pueden definir limites maximos para los siguientes conceptos:
- Importe total por documento
- importe por posicion de deudor/acreedor
- Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia.
- Nota: La moneda en la que se especifican los importes es la moneda local de la sociedad.
Transaccion spro- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO- DOCUMENTO- GRUPOS DE TOLERANCIA- DEFINIR GRUPOS DE TOLERANCIA PARA EMPLEADOS.
Se puee crear tantos grupos de toleracia como sean necesarios, Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia. A todos los usuarios que no han sido asignados a ningun grupo de tolerancia especial se les aplican los valores del grupo de tolerancia "en blanco". este es el grupo de tolerancia por defecto. Importante todas las sociedades deben tener el grupo de tolerancia por defecto, si no se crea este grupo no se podran contabilizar movimientos.
- El conrol de modificaciones:
Hay muchos campos en SAP que no son modificables luego de que se ha grabado un documento, cmo las cuentas de mayor, importes, fechas de documento y contabilizacion, clases de documentos ect.
Sin embargo, hay muchos campos si se pueden modificar y dependiendo de las distintas reglas configuradas algunos campos podran ser modificables. Estas reglas pueden estar predefinidas por el sistema o pueden configurarse por usuario.
Para poder realizar los cambios mencionados es necesario parametrizar el control de modificaciones.
las modificaciones se dividen en datos de cabecera y datos de posicion, en los datos de cabecera solo puede modficarse el texto de cabecera y la referencia.
TRANSACCION SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA (NUEVO)- DOCUMENTO- REGLAS DE MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS- REGLAS MODIFICACION DOCUMENTOS-CABECERA- DOCUMENTO / POSICION DOCUMENTO.
Las relgas de modificacion de documentos se pueden diferencias en funcion de los siguientes criterios.
- Clase de cuenta: Permite definir reglas para que clase de cuenta el campo sera modificables, si para deudores, acreedores o cuentas de mayor, si se deja el campo en blanco sera validos para todas las clases de cuentas
- Clase de operacion: las clases de operacion solo se utilizan para operaciones especiales en cuenta de mayor, efectos y anticipos (Operaciones con CME)
- Sociedad: Si el campo esta vacio, se aplica la regla de modificacion a todas las sociedades.
El sistema trae pedefinidos en ciertas condiciones que pueden exister para modificar un campo.
- El periodo contable este abierto, una vez que el periodo se haya cerrado el campo no sera modificables.
- La posicion de documento no se haya compensado.
- La posicion de documento es un cargo en una cuenta de deudor o un abono en una cuenta de acreedor
- El documento no debe ser un abono de una factura
- El documento no debe ser un abono de un anticipo.
- FB02: Una vez que se habilita el campo para ser pasible de modificaciones se podra acceder al documento por medio de la transaccion FB02 Y realizar las modificaciones pertinentes.
- Log de modificaciones: Todas las modificaciones que se realicen en los documentos para los campos habilitados se pueden visualizar con el informe RFBABL00 (Transaccion SA38). En este infrome, tiene opciones de seleccion incluyendo la sociedad, los numeros de documento, el ejercicio, la fecha de modificacion y el nombre de usuario de la persona que realiza la modificacion.
Cuando los usuarios realizan modificaciones en los documentos se graba en el log la siguiente informacion.
- El campo que se ha modificado
- Los valores nuevos y antiguos
- El usuario que ha realizado la modificacion
- El momento y la fecha de la modificacion.
A continuacion, describiremos varias opciones que permitira que el sistema proponga ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilizacion de documentos.
- Parametros en el usuario: Por medio de la transaccion SU01 se administran los datos de un usuario, se esepcifican sus datos de identificacion como nombre, apellido. direccion y se definen cuales son los roles y perfiles que se le asignan al usuario, adicionalmente se pueden especificar ciertos valores de propuesta.
- Por ejemplo, si un usuario trabaja habitualmente con una unica sociedad, un unico plan de cuentas, una sociedad CO, todos ellos pueden definirse como valores propuestos. De esta manera al momento de contabilizar un documento o completar la pantalla de seleccion de un reporte el sistema le propondra los valores que tenga almacenado en su usuario.
Para poder asignar estos valores se debe conocer el ID de parametro que representa al valor que deseamos proponer, por ejemplo , el ID de parametro para sociedad FI es BUK
Como conocer el id de parametro?
El ide de parametro se puede buscar en los datos tecnicos de la ayuda del campo que deseamos proponer, por ejemplo, nos posicionamos en un campo sociedad en cualquier transaccion, presionamos F1 para visualizar la ayuda del campo y luego presionamos el icono HERRAMIENTAS, Si en los datos tecnicos que no muestra el icono herramientas se encuentra el ID de parametro entonces podremos ingresarlo en el dato del usuario.
Una vez que conozcamos el ID de parametro solo debemos asignarlo en el dato maestro del usuario e ingresarle un valor de propuesta.
- FB00-Opciones de tratamiento: Existen otra transaccion que la administra el propio usuario donde puede completar ciertos datos o valores de propuesta. parte de esta transaccion ya la conocemos y la hemos visto en las opciones de tratamiento de la transacciones Enjoy
Dentro de la transaccion FB00 encontraremos diversas opciones que puede seleccionar el usuario para visualizar documentos, partidas, valores , propuestos al momento de contabilizar, estrucutra de lineas para los pagos y muchas otras opciones mas.
Para conocer alternativas que presenta esta transaccion solo hay que probarlas y operar en el sistema para ver como se comportan los cambios.
- Los valores propuestos de customizing
- Valores propuestos para calve de contabilizacion y clase de documento: en este punto del customizing se permite crear valores propuestos para clases de documentos y claves de contabilizacion a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario al tratar operaciones contables, estos datos de propuesta se especifican por codigo de transaccion.
Por ejemplo, al contabilizar facturas deudores se utiliza la clase de documento DR y la clave de contabilizacion 01, se pueden almacenar estos datos en el sistema y luego seran propuestos al acceder a la correspondiente transaccion.
TRASSACCION OBU1- IMG - GESTION FINANCIERA NUEVO- PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO- DOCUMENTO- VALORES PROPUESTOS- DEFINIR VALORES DE PROPUESTA.
- Propuesta de ejercicio: Esta opcion permite definir que se proponga un ejercicio para la funcion de visualizacion de documentos y para la funcion de modificacion de documentos, para ello el sistema usa el ultimo año utilizado por el usuario en la sesion de trabajo
Esta opcion solo es logica para las sociedades FI que trabajan con rangos de numeros de documento dependientes del año.
TRANSACCION SPRO- IMG - GESTION FINANCIERA NUEVO- PARAMETRIZACIONES BACICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO- DOCUMENTO- VALORES PROPUESTOS - PERMITIR PROPUESTA DE EJERCICIO.
- Propuestas de fecha valor: Durante el registro de posiciones de documento eventualmente sera necesario introducir una fecha valor. en esta opcion de menur se podra especificar, para cada sociedad FI, si debe proponerse la fecha de entradas de datos como fecha valor. TRANSACCION SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- PARAMETRIZACIONES BASCIAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO- DOCUMENTO- VALORES PROPUESTOS- PROPONER FECHA VALOR.
- Control de mensajes: En muchas ocasiones mientras estamos operando en el sistema hemos visto que en SAP muestra mensajes de diferente tipo, nos encontramos con los siguientes mensajes:
- informativos
- advertencia
- errores
Hay detemrinados mensajes que pueden cambiarse, por ejemplo, un mensaje de advertencia puede convertise en un mensaje de error o incluso desactivarse.
Los mensajes estan codificados con un area funcional y un numero de mensaje. podemos encontrar esta parametirzacion en varios puntos de customizing TRANSACCION OBA5- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- PARAMEITRZACIONES BASCIAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO- DOCUMENTO- VALORES PROPUESTOS- MODIFICAR CONTROL MENSAJES PARA TRATAR DOCUMENTOS.