UNIDAD 3 LA PARAMETRIZACION DE DOCTOS Y OPERACIONES CONTABLES
LECCION 2 EL CONTROL DE MODIFICACIONES Y GRUPOS DE TOLERANCIA
Otras parametrizaciones para el control de las contabilizaciones
1. GRUPO DE TOLERANCIA
SAP puede definir importe máximo a contabilizar por cada empleado.
- Importe total por docto
- Importe por posición de D / K
- Descto por pronto pago que puede garantizar el usuario
*Moneda LOCAL de la sociedad
TRANSACCION SPRO > IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO > DOCUMENTO > GRUPOS DE TOLERANCIA > DEFINIR GRUPOS DE TOLERANCIA PARA EMPLEADOS
Se pueden crear los grupos de tolerancia necesarios. Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia.
Grupo Tolerancia "En Blanco" (por defecto): usuarios que NO han sido asignados a ningún Grupo de Tolerancia
*NOTA: Todas las sociedades deben tener el grupo de tolerancia por defecto, si no se crea este grupo, no se podrán contabilizar movimientos.
2. EL CONTROL DE MODIFICACIONES
Hay muchos campos en SAP que NO son MODIFICABLES una vez que se ha grabado el docto: Ctas de mayor, Importes, Fechas de docto y fecha contabilización, Clases de doctos, etc.
Hay campos que SI son MODIFICABLES dependiendo de las reglas configuradas que está predefinidas en SAP o que pueden ser configuradas por el usuario. > para realizar la parametrización > Control de Modificaciones
Modificaciones:
-Datos de Cabecera: Son modificables el Texto de Cabecera y la Referencia
-Datos de posición
TRANSACCIÓN SPRO > IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO > DOCUMENTO > REGLAS DE MODIFICACIÓN DE DECUMENTOS > REGLAS DE MODIFICACIÓN DE DECUMENTOS, CABECERA, DOCUMENTO / POSICION DOCUMENTO
Reglas de modificación:
- Clase de cuenta: permite definir reglas para que el campo Clase de Cuenta sea modificable. Aplica para deudores, acreedores o Ctas de Mayor. En caso de dejar en blanco el campo, será válido para todas las clases.
- Clase de operación: sólo se utilizan para operaciones especiales (CME), efectos y anticipos.
- Sociedad: si el campo queda vacío, se aplica a todas las sociedades.
Condiciones predefinidas para modificar un campo:
- El periodo contable esté abierto, una vez cerrado no será modificable
- La posición de docto no se haya compensado
- La posición de docto es un cargo en cta de deudor o un abono en cta de acreedor
- El docto no debe ser un abono de una factura
- El docto no debe ser un abono de un anticipo
*NOTA AUDIO: Existen 3 campos de posición útiles para guardar algún tipo de información: Clave de Referencia 1, Clave de Referencia 2, Clave de Referencia 3. Son campos de libre entrada pero tienen que estar disponibles en los grupos de status campo de la cuenta como en el grupo de status campo de la clave de contabilización y deben estar como campos modificables. Estos campos permiten al usuario completar con alguna información que luego será utilizada por algún programa, para visualizarlo en reportes, permite guardar alguna información por medio de sustitución o permite leer algún archivo y modificar el campo con algún dato obtenido del archivo.
Una vez que se han realizado las configuraciones al campo, se accede a la Transacción FB02 para realizar las modificaciones al documento ya contabilizado.
Log de modificaciones
Transacción SA38 INFORME RFBABL00 permite visualizar todas las modificaciones que se realicen en los doctos.
3. VALORES PROPUESTOS
SAP propone valores para agilizar la contabilización de documentos:
Transacción SU01 Administra los datos de un usuario, es decir se especifican sus datos de identificación: Nombre, apellido, dirección, se definen sus roles y perfiles. Ejemplo. un usuario trabaja siempre con una única sociedad, entonces se puede definir esta sociedad como valor propuesto. > Para asignarle este valor (sociedad con la que trabaja) se debe conocer el ID DE PARAMETRO (representa el valor que se desea poner). Ejemplo, el ID de Parámetro Sociedad es BUK.
Conocer el ID PARAMETRO: Se busca en los datos técnicos de ayuda del campo que deseamos poner. Posicionar el cursor en el campo que deseamos conocer sus datos técnicos, presionar F1, Ícono Herramientas.
- FB00 - Opciones de tratamiento
Transacción FB00. Esta transacción la administra el propio usuario. Permite completar datos o valores para visualizar doctos, partidas, valores propuestos al momento de contabilizar, estructura de líneas para los pagos, etc. Para conocer las alternativas hay que probarlas en el sistema para visualizar los cambios.
4. LOS VALORES PROPUESTOS DE CUSTOMIZING
- Valores propuestos para clave de contabilización y clase de documento
Permite crear valores propuestos para clases de documentos y claves de contabilización para facilitar la carga de datos. Estos datos se especifican por código de transacción. Ejemplo: Al contabilizar facturas deudoras se utiliza la clase de de docto "DR" y clave de contabilización "01". Entonces estos dataos se almacenan en sistema y al acceder a la transacción, aparecen propuestos.
TRANSACCION OBU1 IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO > DOCUMENTO > VALORES PROPUESTOS > DEFINIR VALORES DE PROPUESTA
Permite definir que se proponga un ejercicio para la visualización de doctos y para la función de modificación de doctos. El sistema usa el último año utilizado por el usuario.
TRANSACCIÓN SPRO IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO > DOCUMENTO > VALORES PROPUESTOS > PERMITIR PROPUESTA DE EJERCICIO
Se especifica para cada sociedad FI se proponga una entrada de fecha. Ejemplo, al entrar a una transacción se propone la fecha de contabilidad.
TRANSACCIÓN SPRO IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO > DOCUMENTO > VALORES PROPUESTOS > PROPONER FECHA VALOR
Tipos de mensajes: Informativos , Advertencia , Errores > algunos mensajes pueden cambiarse > ejemplo: un mensaje de advertencia puede convertirse en mensaje de error o desactivarlo.
Hay controles que son claves y no se puede evitar el mjs de error. Ejemplo, si un campo es obligatorio no se puede desactivar el mjs.
TRANSACCION OBA5 TRANSACCIÓN SPRO IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO > DOCUMENTO > VALORES PROPUESTOS > MODIFICAR CONTROL MENSAJES PARA TRATAR DOCUMENTOS
*NOTA DE AUDIO: Importante identificar en un mensaje de error el código de mensaje, éste nos informa si es un mensaje estándar o un mensaje Z generado como resultado de una validación. Cuando nos encontramos con un mensaje de error y no encontramos el motivo del error, se debe completar el código del error en el service marketplace para buscar una nota. Otra opción es utilizar un buscador web para ver si hay información. Muchas veces nos encontramos con errores al parametrizar algo, y probablemente el error se pueda encontrar en una parametrización errónea. Por tanto, es aconsejable documentar cada parametrización realizada y en el orden realizado