CONTROL DE MOFICICACIONES Y GRUPOS DE TOLERANCIA
1. GRUPO DE TOLERANCIA
En SAP se pueden definir los importes máximos que pueda contabilizar cada empleado por medio de la creación de grupos de tolerancia.
En los grupos de tolerancia se pueden definir límites máximos para los siguientes conceptos:
ü Importante total por documento
ü Importe total por posición de deudor / acreedor
ü Descuento por pronto pago que pueda garantizar un usuario con este grupo de tolerancia.
Nota: La moneda en la que se especifican los importes es la moneda local de la sociedad.
TX: SPRO/IMG/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Grupo de Tolerancia/Definir grupos de tolerancia para empleados.
Se puede crear tantos grupos de tolerancia como sean necesarios. Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia.
A los usuarios que no han sido asignados a ningún grupo de tolerancia especial que se les aplican los valores del grupo de tolerancia “en Banco”. Este es el grupo de tolerancia por defecto.
Nota: todas las sociedades deben tener el grupo de tolerancia por defecto, si no se crea este grupo no se podrán contabilizar los movimientos.
2. CONTROL DE MOFICICACIONES
Hay muchos campos en SAP que no son modificaciones luego de que se ha grabado un documento, como las cuentas de mayor, importes, fechas de documento y contabilización, clases de documentos, etc.
Sin embargo, hay muchos campos si se pueden modificar y dependiendo de las distintas reglas configuradas algunos campos podrán se modificables. Están pueden estar predefinidas por el sistema o pueden configurarse por usuario.
Par poder realizar los cambios mencionados es necesario parametrizar Control de Modificaciones.
Las modificaciones se dividen en datos de cabecera y datos de posición. En los datos de cabecera solo pueden modificarse el texto de cabecera y la referencia.
TX: SPRO
Ruta: IMG/gestión Financiera (nuevo) /parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Reglas de modificación de documentos /Reglas modificación de documentos, cabecera documento, -posición de documento.
Las reglas de modificación de documentos se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:
Ø Clase de Cuenta: permite definir reglas para qué clase de cuenta el campo será modificable si para deudores, acreedores o cuentas de mayor. Si se deja el campo en blanco será válido para todas las clases de cuentas.
Ø Clase de operación: las clases de operación solo se utilizan para operaciones especiales en cuenta de mayor, efectos y anticipos (operaciones con CME)
Ø Sociedad: si el campo está vacío, se aplica la regla de modificación a todas las sociedades.
El sistema trae predefinido ciertas condiciones que pueden existir para modificar un campo:
Ø El Periodo Contable este abierto, una vez que el periodo se haya cerrado el campo no será modificable.
Ø La posición de documento no se haya compensado.
Ø La posición de documento es un cargo en una cuenta de deudor o un abono en una cuenta de acreedor.
Ø El documento no debe ser un abono de una factura.
Ø El documento no debe ser un abono de un anticipo.
Debemos tener en cuenta tres de datos de posición
Clave de referencia 1,2 y 3 estos son libre entrada deben estar disponibles en el grupo de status campo de la cuenta, grupo status clave de contabilización, y además deben estar como campos modificables, ya que nos permite modificar, visualizar en reportes, permite leer un archivo y modificarlo.
FB02
Una vez que se habilita el campo para ser pasible de modificaciones se podrá acceder al documento por medio de la transacción FB02 y realizar las modificaciones pertinentes.
Log De Modificaciones
Todas las modificaciones que se realicen en los documentos para los campos habilitados se pueden visualizar con el informe RFBABL00 (transacción SA38). En este informe, tiene opciones de selección incluyendo la sociedad, los números de documento, el ejercicio, la fecha de modificación y el nombre de usuario de la persona que realiza la modificación.
Cuando los usuarios realizan modificaciones en los documentos, se graba en el log la siguiente información:
ü El campo que se ha modificado
ü Los valores nuevos y antiguos
ü El usuario que ha realizado la modificación
ü El momento y fecha de modificación
3. VALORES PROPUESTOS
A continuación, describiremos varias opciones que permitirá que el sistema proponga ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos.
Parámetros en el usuario:
Por medio de la transacción SU01 se administran los datos de usuario. Se especifican sus datos de identificación como nombre, apellido, dirección, y se definen cuáles son los roles y perfiles que se le asignan al usuario. Adicionalmente se pueden especificar ciertos valores de propuesta.
Por ejemplo, si un usuario trabaja habitualmente con una única sociedad, un único plan de cuentas, una sociedad CO todos ellas (y muchos otros objetos más) pueden definirse como valores propuestos de esta manera, al momento de contabilizar un documento o completar la pantalla de selección de un reporte el sistema le propondrá los valores que tenga almacenado en su usuario.
Para poder asignar estos valores se debe conocer el ID de parámetro que representa el valor que deseamos proponer. Por ejemplo, el ID de parámetro para sociedad FI es BUK.
¿cómo conocer el ID de parámetro?
El ID de parámetro se puede buscar en los técnicos de la ayuda del campo que deseamos proponer. Por ejemplo, nos posicionamos en un campo sociedad, en cualquier transacción presionamos F1 para visualizar la ayuda del campo y luego presionamos el icono herramientas.
Si en los datos técnicos que nos muestra el icono Herramientas se encuentra el ID de Parámetro entonces podremos ingresarlo en el dato de usuario.
Una vez que conozcamos el ID de Parámetro solo debemos asignarlo en el dato maestro del usuario e ingresarle un valor de propuesta
Esta tarea la realizan los consultores basis, pero los consultores funcionales debemos conocer cuáles son los ID de Parámetros que podamos asignarle al usuario.
FB00 – Opciones de Tratamiento:
Existe otra transacción que la administra el propio usuario donde puede completar ciertos datos o valores de propuesta. Parte de esta transacción ya la conocemos y la hemos visto en las opciones de tratamiento de las transacciones Enjoy.
Dentro de la transacción FB00 encontramos diversas opciones que puede seleccionar el usuario para visualizar documentos, partidas, valores propuestos al momento de contabilizar, estructura de líneas para los pagos y muchas otras opciones más.
Para conocer las alternativas que presenta en esta transacción solo hay que probarlas y operar en el sistema para ver cómo se comportan los cambios
4. LOS VALORES PROPUESTOS DEL CUSTOMIZING
Valores propuestos para clave de contabilización y clase de documento
En este punto de customizing se permite crear valores propuestos para las clases de documentos y claves de contabilización a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario al tratar las operaciones contables. Estos datos de propuesta se especifican por código de transacción.
Poe ejemplo, al contabilizar facturas deudoras se utiliza la clase de documento DR y la clave de contabilización 01 se pueden almacenar estos datos en el sistema y luego serán propuestos al acceder a la correspondiente transacción.
TX: OBU1
Ruta: IMG/Gestión Financiera (Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Valores propuestos/Definir Valores de propuestas
Propuesta de Ejercicio
Esta opción permite definir que se proponga un ejercicio para la función de visualización de documentos y para la función de modificación de documentos. Para ello el sistema usa el último año utilizado por el usuario en la sección de trabajo.
Esta opción es lógica para las sociedades FI que trabajan con rangos de números de documento pendientes del año.
TX: SPRO
Ruta: IMG/gestión Financiera (nuevo) /parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Valores propuestos /Permitir propuesta de ejercicio.
Propuesta de Fecha de Valor:
Durante el registro de posiciones de documento eventualmente será necesario introducir una fecha valor (habitualmente en las imputaciones relevantes para Tesorería). En esta opción de menú se podrá especificar, para cada sociedad FI, si se debe proponerse la fecha de entrada de datos (CPU)como fecha valor.
TX: SPRO
Ruta: IMG/Gestión Financiera (nuevo) /parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Valores propuestos /Proponer fecha de valor.
Control de Mensajes:
En muchas ocasiones mientras estamos operando en el sistema hemos visto que SAP muestra mensajes de diferente tipo. Nos podemos encontrar con las siguientes clases de mensajes:
Informativos
Advertencia
Errores
Hay determinados mensajes que pueden cambiarse. Por ejemplo, un mensaje de advertencia puede convertirse en un mensaje de error incluso desactivarse.
Los mensajes están codificados con un área funcional (generalmente los primeros dos caracteres) y un numero de mensaje. Podemos encontrar esta parametrización en varios puntos de customizing. A continuación, se describe una ruta para acceder.
TX: OBA5
Ruta: IMG/Gestión Financiera (nuevo) /parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Valores propuestos /Modificar controles de mensajes para tratar documentos.
En la imagen se muestra un ejemplo de cómo modificar un mensaje
Primero debemos identificar el código del mensaje EJ: F5192
Luego accedemos al customizing y completamos con el área funcional que corresponda EJ F5
Si el mensaje que necesitamos modificar no se encentra en la lista, debemos ingresarlo con el botón de entradas Nuevas
Por último, se modifica el mensaje completando con el status que deseamos. Al modificar el status podremos determinar si será válido solo para un usuario o para todos (campo en Blanco), y además podremos seleccionar el status del mensaje en una transacción de dialogo o en bacth input.
La modificación de los mensajes no se puede aplicar siempre. Hay controles que son claves y que no se pueden evitar el mensaje de error. Por ejemplo, si un campo es obligatorio no se puede desactivar el mensaje.
TABLAS IMPORTANTES
T043S
Es la tabla que contiene las Tolerancias para grupo de cuentas de mayor.
T043
Es la tabla que contiene la Asignación de los responsables a los grupos de tolerancia.
TBAER
Es la tabla que contiene las Reglas de Modificación de documentos