Unidad 3 Parametrización de documentos y operaciones contables.
Lección 2 Control de modificaciones y grupos de tolerancia.
1| Grupo de tolerancia.
SPRO/IMG/Gestión financiera (Nuevo)/ Parametrizaciones básicas de gestión financieras (Nuevo)/ Documento/ Grupo de Tolerancia/ Definir grupos de tolerancia para empleados.
A través de los grupos de tolerancia se pueden definir topes en los importes máximos que cada usuario pueda contabilizar, por medio de los grupos de tolerancia, ya sea por importe total por documento, importe por posición de deudor y acreedor y descuentos por pronto pago que pueda garantizar un usuario.
Estos limites de tolerancia se definirán la moneda local de la sociedad.
Pueden crearse todos los grupos que sean necesario, los usuarios se asignaran a un grupo de tolerancia especifico, si no se le asignan se le asigna a un grupo por defecto o en blanco.
Toda sociedad debe tener un grupo de tolerancia por defecto, sin la cual no se podrán contabilizar movimientos.
2| Control de Modificaciones.
Parametrizando le control de modificaciones se pueden realizar los cambios de los campos que, si se pueden realizar, dependiendo de las distintas reglas que se hallan configurado.
Las reglas de modificación de documentos se diferencian en función de los siguientes criterios:
- -Clases de cuentas: Define reglas para qué clase de cuentas el campo será modificable. Si el campo se deja en blanco el campo será valido para todas las clases de cuentas.
- -Clases de operaciones: Se utiliza para operaciones especiales en cuentas de mayor, efectos y anticipos (CME).
- -Sociedad: Si el campo está vacío, se aplica la regla de modificación de todas las sociedades.
Condiciones que trae el sistema para modificar un campo de documentos:
- -Periodos contables abierto: con el periodo contable cerrado ya no hay lugar a modificaciones.
- -Posición del documento sin compensar.
- -La posición del documento es un cargo en cuenta de deudor o un abono en una cuenta de acreedor.
- -No debe ser un abono de una factura.
- -No debe ser un abono de un anticipo.
Transacción FB02
Para acceder al documento y realizar las modificaciones, una vez se tenga habilitado el campo para ser posible las modificaciones.
Log de las modificaciones: Transacción SA38
Reporte que permite la visualización las modificaciones que se realicen en los campos habilitados, y muestra las siguientes informaciones:
- -Campo que se ha modificado.
- -Valores nuevos y antiguos.
- -Usuario que realizo la modificación.
- -Momento y fecha de modificación.
3| Valores Propuestos.
Opciones del sistema que permiten proponer valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos.
Parámetros de Usuario. - Transacción SU01
Datos de usuario. - Identificación, nombre y dirección, definiendo sus roles y perfiles, además de ciertos valores de propuestas.
Para la asignación de estos valores se debe conocer el ID de Parámetros que representara al valor de se desea proponer.
¿Como se conoce el ID de Parámetro?
El ID de parámetros se ´puede buscar en los datos técnicos de la ayuda del campo de se desea proponer y presionar el icono de herramienta, si no se muestra este icono, entonces se podrá ingresar en el dato de usuario.
Una vez conocido el ID de parámetro solo habría que asignarlo en el dato maestro del usuario e ingresarle un valor.
Transacción FB00 – Opciones de tratamiento.
Administrada por el propio usuario donde encuentra diversas opciones a seleccionar para visualizar documentos, partidas, valores propuestos al momento de contabilizar, estructura de líneas para los pagos y muchas otras más.
4| Valores propuestos de Customizing. - transacción OBU1
-Valores propuestos para clave de contabilización y clase de documento.
Permite la creación de valores propuestos para clase de documentos y claves de contabilización, a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario al tratar operaciones contables. Se especifican por códigos de transacción.
-Propuesta de ejercicio.
Permite definir una propuesta de ejercicio para la función de visualización de documentos y para la función de modificación de documentos. Para esto el sistema utilizara el ultimo año utilizado por el usuario.
La opción solo es lógica para las sociedades FI que trabajan con rangos de números de documentos dependientes del año.
-Propuestas de fecha valor.
Opción de menú que se puede especificar para cada sociedad FI, si debe proponerse la fecha de entrada de datos (CPU) como fecha valor.
-Control de mensajes.
En SAP encontraremos los siguientes tipos de mensajes así:
- -Informativos.
- -Advertencia.
- -Errores.
Los mensajes están codificados con un área funcional (2 caracteres.) y un numero de mensaje. Hay mensaje que pueden cambiarse.
Transacción OBA5 Modificar control mensajes para tratar documentos.
La modificación de los mensajes no se puede aplicar siempre, hay controles que son calves y no se pueden evitar el mensaje de error.