✒️SAP FI / El control de modificaciones y grupos de tolerancia Por Yermi Manrique Castillo

CONTROL DE MODIFICACIONES Y GRUPOS DE TOLERANCIA

1. GRUPO DE TOLERANCIA: SAP define importes máximos que puede contabilizar un empleado por medio de la creación de grupos a tolerancia. Se pueden definir límites máximos para los conceptos:

· Importe total por documento

· Importe por posición de deudor / acreedor

· Descuento por pronto pago que pueda garantizar un usuario con este grupo de tolerancia

â–¶ Transacción SPRO - IMG – Gestión financiera (nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Grupos de Tolerancia – Definir grupos de Tolerancia para empleados

§ Se pueden crear tantos grupos de tolerancia como sean necesarios, cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia.

§ Los usuarios que no se asignan a un grupo de tolerancia especial se aplica los valores del grupo tolerancia en blanco.

§ Todas las sociedades deben tener un grupo de tolerancia, sino se crea no se podrá contabilizar movimientos.

2. CONTROL DE MODIFICACIONES: En SAP hay campos no modificables luego de que se graba un documento EJ: cuentas de mayor, importes, fecha de documento y contabilización, clase de documento.

· Pero hay campos que si puede modificarse y depende de la configuración de las reglas, que se definen en el sistema o pueden configurarse por el usuario.

· Para hacer estos cambios se parametriza el control de modificaciones.

· Las modificaciones se dividen en:

§ Datos Cabecera: solo se modifica el texto cabecera y la referencia

§ Datos Posición

· Transacción SPRO - IMG – Gestión financiera (nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera (nuevo) – Documento – Reglas de modificación de documentos - Reglas de modificación de documentos, cabecera, documento / posición documento.

· Las reglas de modificación de documentos se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:

§ Clase de cuenta: define reglas para qué clase de cuenta el campo sea modificable, deudores, acreedores o cuentas de mayor. Si se deja el campo en blanco será válido para todas las clases de cuentas.

§ Clases de Operación: operaciones CME - solo usa operaciones especiales en cuenta de mayor, efectos y anticipos

§ Sociedad: si el campo esta vacío, aplica la regla de modificación a todas las sociedades

· El sistema trae predefinidas ciertas condiciones que existen para modificar un campo:

§ El periodo contable este abierto, una vez que el periodo se haya cerrado el campo no ser modificable.

§ La posición de documento no se haya compensado

§ La posición de documento es un cargo en una cuenta de deudor un abono en una cuenta de acreedor

§ El documento no debe ser un abono de una factura

§ El documento no debe ser un abono de un anticipo

· FB02: cuando se habilita el campo para modificar se podrá acceder al documento por la transacción FB02 y realizar las modificaciones.

· LOG de Modificaciones: las modificaciones que se hagan en los documentos para los campos habilitados se visualiza con el informe RFBABL00 (transacción SA38). Este informe tiene opciones de selección incluyendo la sociedad, números de documento, el ejercicio, fecha modificación y nombre del usuario que realiza la modificación.

§ Cuando el usuario hace modificaciones en los documentos, se graba en el LOG la sgte información:

§ El campo que se ha modificado

§ Valores nuevos y antiguos

§ El usuario que ha realizado la modificación

§ Fecha de modificación

3. VALORES PROPUESTOS: hay varias opciones que el sistema proponga ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos.

· Parámetros en el usuario: por medio de la transacción SU01 se administran los datos de un usuario. Se especifica datos de identificación:

§ Nombre, apellido y dirección

§ Define cuales son los roles y perfiles que se le asignan al usuario

§ Puede especificar valores de propuesta

· Ej: si un usuario trabaja con una única sociedad, único plan de cuentas, una sociedad CO, todos y muchos otros objetos más puede definirse como valores propuestos.

§ Al momento de contabilizar un documento o completar la pantalla de selección de un reporte el sistema propone los valores que tenga almacenado sus usuario.

· Para asignar estos valores se debe conocer ID de parámetro, que representa el valor que queremos proponer. EJ: ID parámetro para sociedad FI es BULK.

· El ID de Parámetro se puede buscar en los datos técnicos. Nos posicionamos en un campo sociedad, en cualquier transacción y presionamos F1, para visualizar la ayuda del campo y se presiona el icono herramientas.

§ Si en herramientas está el ID de parámetro se podrá ingresar en el dato de usuario.

§ Cuando se conoce el ID de parámetro lo asignamos al dato maestro del usuario e ingresare un valor de propuesta.

§ Lo hace los consultores Basis, pero los consultores funcionales debemos conocer cuáles son los ID parámetros.

· FB00 – Opciones de Tratamiento: hay opciones que puede seleccionar el usuario para visualizar:

§ Documentos

§ Partidas

§ Valores propuestos al momento de contabilizar

§ Estructura de líneas para pagos

4. VALORES PROPUESTOS DE CUSTOMIZING:

a. Valores propuestos para clave de contabilización y clase de documento: en este punto del Customizing permite crear valores propuestos para clases de documentos y claves de contabilización, para facilitar la carga de datos que hace el usuario de operaciones contables.

· Los datos de propuestas se especifican por código de transacción

· Transacción OBU1 - Gestión financiera (nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Definir valores de propuesta

b. Propuesta de Ejercicio: Define proponer un ejercicio para la función de visualización de documentos y modificación de documentos

· Transacción SPRO - Gestión financiera (nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Permitir propuesta de ejercicio

c. Propuesta de fecha Valor: para cada sociedad FI, se propone fecha entrada de datos (CPU) como fecha de valor

· Transacción SPRO - Gestión financiera (nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Proponer fecha valor

d. Control de Mensajes:

· Informativos

· Advertencia

· Errores

· Hay mensajes que pueden cambiarse o desactivarse

· Los mensajes están codificados con área funcional y un numero de mensaje

· Transacción OBA5 - Gestión financiera (nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Modificar control de mensajes para tratar documentos

§ Ejemplo de cómo modificar un mensaje:

§ 1ro identificar el código del mensaje EJ 5192

§ Accedemos al Customizing y completamos con el área funcional que corresponda EJ F5

§ Si el mensaje que vamos a modificar no está en la lista, lo ingresamos botón entradas nuevas

§ Se modifica el mensaje completando con el status que queremos. Luego determina si será válido solo para un usuario o todos (campo blanco). Seleccionar el status del mensaje en una transacción de dialogo o en un Batch input.

§ Mensaje de error y no encontramos el error, use completa el código del error o un buscador web si hay información al respecto.

§ Documentar cada parametrización realizada y en el orden realizado.

â–¶ TABLAS IMPORTANTES:

§ T043S: Contiene la tolerancia para grupos de cuentas de mayor

§ T043: Contiene la asignación de los responsables a los grupos de tolerancia

§ TBAER: contiene las reglas de modificación de documentos.