✒️SAP CO / La planificación Por Ana Molero De Medina

UNIDAD 6: ESTRUCTURAS.

LECCION 4. PLANIFICACIÓN.

1. Función de Planificación en una vista del proceso.

Generalmente, la planificación de ventas y resultados se percibe como un proceso integrado que abarca varios roles dentro de Controlling de Ventas y Resultados, como jefe de ventas, responsable de zona y empleado del departamento de ventas. Frecuentemente, se hacen distinciones entre los distintos métodos utilizados, como la planificación descendente central y la planificación ascendente local.

La herramienta de planificación en la Cuenta de Resultados ofrece a todos los implicados en el proceso de planificación una interfaz gráfica, uniforme, directa y moderna. Esta interfaz garantiza que tanto el usuario experto, como el planificador central que modela y supervisa el proceso de planificación, y los usuarios ocasionales que solo confirman valores de planificación esporádicamente, puedan trabajar al unísono con los datos de planificación.

Dado que los contenidos y el nivel de información de los planes individuales varían según el rol y el área de responsabilidad, la pantalla de planificación permite estructurar la planificación de forma selectiva de acuerdo con niveles y contenidos específicos. Además, permite asignar la estructura de planificación a usuarios individuales. La estructura de planificación se representa en una jerarquía de árbol.

Desde la pantalla inicial de planificación, se pueden ejecutar casi todas las funciones de planificación. Esto abarca desde la modelación del proceso de planificación y la supervisión de las tareas de planificación, hasta la entrada manual de los datos de planificación.

2. Resumen de la pantalla inicial de planificación.

Considerando un proceso típico de planificación de ventas y resultados, una herramienta de planificación debe:

ü Apoyar las tareas individuales de planificación guiando al usuario a los niveles de planificación que debe planificar. Por ejemplo, un key account manager debe planificar en el nivel de cliente clave, organización de ventas y producto.

ü Apoyar a los planificadores individuales, proporcionando acceso personalizado a los datos plan requeridos mediante paquetes de planificación.

ü Proporcionar un set de funciones de planificación relevantes, como valoraciones y simulaciones, para aplica los paquetes de planificación requeridos mediante métodos y parámetros de planificación.

3. Elementos en la planificación.

La planificación en CO-PA puede ejecutarse en diversos niveles. Por ejemplo, se puede planificar en el nivel de grupo de productos, de producto, de cliente/producto o simplemente en el nivel de cliente. En realidad, cualquier objeto PA en CO-PA puede ser planificado.

Intencionalmente, el sistema garantiza que los datos permanezcan consistentes en todos los niveles del proceso de planificación. Como la suma de todos los subtotales de los diferentes niveles equivale al total, los valores siempre se pueden reconciliar, incluso si se realizan modificaciones en los distintos niveles durante el proceso.

Por ejemplo, primero se introducen cantidades planificadas en el nivel cliente/producto para dos clientes y tres productos. Por definición, los totales por producto coincidirán con la información de cliente/producto. Si se añaden entradas en el nivel de producto, estas se visualizarán en el nivel de cliente/producto con un cliente sin asignar.

La derivación se realizará automáticamente en segundo plano una vez que los datos planificados estén grabados. Esto significa que los valores planificados en uno o varios valores de característica se compactan automáticamente en otras características de nivel superior.

Por ejemplo, si se ha añadido el grupo de productos a la sociedad PA y la planificación se realiza en el nivel de producto, los valores se transferirán automáticamente a los grupos de productos adecuados, aunque no se haya especificado ningún grupo de productos al introducir los datos planificados. Este "rollup" se produce automáticamente en cada lugar donde tiene lugar la derivación.

4. Definición de layout de planificación.

Los layouts de planificación son pantallas personalizadas para introducir datos plan. La definición de un layout de planificación controla no solo la apariencia de la pantalla, sino también algunas de las funciones, lo que permite una flexibilidad completa en el proceso de entrada de planificación.

Una definición de layout de planificación consta de tres partes: la selección de datos generales, las columnas clave y las columnas de valores. La selección de datos generales es donde se especifican los valores de característica válidos para todo el layout. En las columnas clave, se pueden especificar las características adicionales a planificar. Las columnas de valores contienen combinaciones de característica/campo de valor.

Los valores válidos para la versión de característica especial, la clase de operación (para CO-PA Analítico) y el indicador plan/actual, se necesitan para cada intersección fila/columna en una definición de layout de planificación. Si estos se emplean correctamente en el diseño del layout, se pueden crear layouts en los que los valores se puedan planificar para más de una versión a la vez, y donde los datos históricos reales se puedan visualizar como referencia.

Las variables pueden utilizarse al definir layouts de planificación para darles la máxima flexibilidad. Pueden emplearse variables para cualquier característica y ubicarse donde sea necesario, como filas, columnas o selección de datos generales. Se pedirá a los usuarios que introduzcan los valores para estas variables al planificar.

Se necesitan layouts de planificación separados para CO-PA Analítico y CO-PA Contable porque las cifras de planificación en ambos lados de CO-PA no están relacionadas o enlazadas de ningún modo. Al definir layouts en CO-PA Analítico, se requiere la característica Clase de operación. Lo mismo aplica al definir layouts en CO-PA Contable.

La creación de los layout de planificación se realizan con la herramienta Report Painter. Los layouts de planificación dependen del perfil del planificador que contenga el usuario en los parámetros del maestro de usuario. Es importante definir correctamente los perfiles de planificación para el usuario, ya que con esto podrá optar en los layouts correctos para cada área de planificación al momento de crear los paquetes de planificación en CO-PA.

5. Variables de planificación.

Es posible definir variables para los niveles y paquetes de planificación. Por ejemplo, se puede utilizar una variable en lugar de un paquete de planificación para especificar el periodo de planificación. Todos los paquetes de planificación se pueden usar en procesos de planificación en ejercicios subsiguientes, sin necesidad de modificar cada paquete. En su lugar, solo es necesario modificar la característica de la variable de forma central. Las variables se actualizan directamente desde la pantalla de planificación mediante Tratar -> Variable.

6. Fases típicas en la planificación de ventas.

Un ejemplo de un típico proceso de planificación, integrado en la planificación de ventas y resultados, comienza con la planificación de valores teóricos, por ejemplo, en el nivel de grupo de materiales. En esta etapa, se pueden determinar precios medios y costes de producción.

En la siguiente fase de planificación, se distribuyen los datos plan de forma descendente. Los datos plan para grupos de materiales se desglosan en combinaciones de grupos de clientes y productos. En la planificación ascendente, los datos plan se pueden registrar manualmente para cada representante de ventas y acumularse en una única versión plan.

En el cuarto paso de planificación, los datos plan adicionales se pueden transferir a la planificación de ventas y resultados desde otras divisiones, como la contabilidad de centros de coste o la entrada de pedidos. Una vez concluida la planificación, se pueden transferir los datos plan a la planificación de la producción, permitiendo la reconciliación de los datos plan de producción con la planificación de ventas.

7. Planificación de valores teóricos.

Al inicio de la primera fase de planificación, en la que se planifican valores teóricos, se definen precios medios y los costes de producción. La introducción de ratios simplifica la planificación de precios manual. Mediante la función de Búsqueda de Valor Previsto, se puede introducir un ingreso teórico y dejar que el sistema calcule el precio plan necesario para conseguirlo.

8. Planificación con ratios.

Un ratio es un cociente de dos campos de valor calculado dinámicamente según datos de referencia, por ejemplo, precio = ventas/cantidad. Puede utilizarse como base para la simulación de ajustes y modificaciones de cantidades y precios en el layout de planificación. Los ratios se definen de forma centralizada en el Customizing y se pueden seleccionar igual que los campos de valor normales al definir el layout de planificación. Los ratios o precios no se graban en la base de datos, sino que se calculan dinámicamente a partir de las cantidades y valores de cada nivel de planificación. Esto evita la acumulación de datos redundantes y asegura un conjunto de datos consistente.

9. Planificación con un esquema de ratios.

Los ratios se pueden compactar en un esquema de cuotas y combinarse para aplicarse a datos de planificación existentes. Esto permite valorar los valores base plan existentes con valores de ratios o cuotas calculados a partir de datos de referencia específicos, que pueden ser datos reales o de otra versión de planificación.

Por ejemplo, si un esquema de cuotas contiene un ratio para precio por unidad, se puede utilizar dicho esquema para valorar un plan de volumen de ventas y determinar el precio para cada unidad de los datos reales. Los esquemas de ratios se pueden utilizar tanto en la planificación manual como en la planificación automática. En ambos casos, se debe indicar el esquema de ratios y los datos de referencia (datos reales/plan, versión plan, clase de operación e intervalo de tiempo de referencia).

En la planificación automática, los esquemas de cuotas pueden utilizarse mediante las funciones Copiar y Modificar.

10. Conseguir objetivos mediante búsqueda de valor previsto.

Se pueden realizar simulaciones de datos en la planificación utilizando la función Búsqueda del Valor Previsto. Esta función permite, en la planificación manual, introducir un margen de cobertura teórico y que el sistema calcule la cantidad de venta correspondiente.

Para utilizar la función Búsqueda del Valor Previsto, ambas dimensiones deben estar relacionadas matemáticamente, ya sea en una fórmula o en un ratio. Para ejecutar la función, seleccione primero las dos celdas de datos relevantes y luego seleccione Tratar > Búsqueda del Valor Previsto. En la ventana de diálogo que se visualiza, introduzca el valor de margen de cobertura teórico y el sistema calculará la cantidad correspondiente.

Desglose de objetivos

Se puede utilizar una función ampliada de distribución descendente que está disponible en la segunda fase de planificación, tanto manual como automática e incluye la distribución descendente de los valores teóricos a un nivel de planificación detallado.

11. Distribución descendente en planificación.

La distribución descendente es un proceso para distribuir datos planificados en un nivel de CO-PA a niveles adicionales, de acuerdo con datos de referencia que pueden ser datos reales o planificados de CO-PA. Este proceso solo se puede realizar en la planificación automática.

Un ejemplo sería planificar valores por grupos de productos y luego distribuir los valores entre los productos individuales de un grupo. Otro ejemplo es planificar valores en el nivel de producto y, a continuación, distribuir los valores a los centros que deben vender los productos.

Puedes distribuir los valores plan estrictamente según los datos modelo por periodo o basándote en los datos modelo acumulados a través de los periodos. La última opción tiene el efecto de igualar la distribución porcentual de las partes a través de los periodos para los receptores.

Al realizar una distribución descendente, se debe especificar el campo o campos en los datos de referencia cuyos valores se utilizarán como base de referencia. Las opciones son:

Campo de valor fijo: Los datos de todos los campos de valor se distribuyen de acuerdo con la distribución de valores de este campo de valor.

Todos los campos de valor: Los datos de cada campo de valor distribuyen de acuerdo con los datos de referencia relativa para cada objeto PA del mismo campo de valor.

Método: Distribución de valores no asignados.

La distribución descendente permite distribuir los datos de un nivel de planificación superior a niveles inferiores. Por ejemplo, se puede realizar la planificación en el nivel de grupo de productos y distribuir los valores al nivel de producto. Los datos plan se distribuyen del mismo modo que los datos de referencia existentes. Para esta distribución pueden utilizarse datos plan o reales.

Los datos se pueden distribuir por separado para cada periodo o se pueden agregar los valores de varios periodos para igualar fluctuaciones. Por ejemplo, los datos plan no asignados con valor de 1000 en el nivel de grupo de productos se distribuyen a los productos individuales de la misma manera en que se distribuyen los valores base (las cantidades reales vendidas), es decir, a un ratio de 1:2. Al grupo de productos se le abona 1000, y a los productos se les carga 333 (Producto P1) y 666 (Producto P2).

Método: Distribución de valores totales.

En el ejemplo la suma total de los datos plan del grupo de productos son los valores individuales de los productos (cada valor anterior) y los valores no asignados (valor #) al nivel de grupo de productos.

La suma total se distribuye entre los productos individuales de la misma manera que los valores base (cantidades reales vendidas), es decir, a un ratio de 1:2. El grupo de productos recibe un abono y los productos un cargo.

Planificación automática: Distribución descendente.

En el grupo de parámetros se puede especificar lo siguiente:

ü Procedimientos descendentes: Puedes elegir entre dos métodos:

· Solo distribuir “no asignados”: Distribuye únicamente valores que se contabilizan directamente en un nivel superior.

· Distribuir valores totales: Distribuye todos los valores ubicados en el nivel superior, independientemente de si se han contabilizado directamente allí o se han transferido desde niveles más detallados. Los valores tomados del nivel detalle se sobrescribirán con el valor nuevo distribuido.

ü Características de destinatario: Se especifican las características para la distribución en "Característica de destinatario", seleccionándose de las características especificadas en el nivel de planificación.

ü Campo de valor de referencia: Se puede introducir un campo de valor específico como base para la distribución, utilizando datos de referencia o un ratio calculado a partir de los campos de valor. También se puede especificar que la distribución se realiza por campos de valor, tomando cada campo como base para su distribución. Para igualar diferencias fortuitas de periodo a periodo en los datos de referencia, se puede seleccionar el indicador "Agregar periodos".

ü Periodo de referencia: Debe especificarse el periodo de datos de referencia que se utilizará como base para la ejecución del método de planificación.

ü Parametrizaciones adicionales:

· Especificar si los datos utilizados como datos de referencia son datos reales, de la versión plan o de una versión plan diferente que debe especificarse.

· Definir una característica de emisor que utiliza un valor de característica diferente en los datos de referencia como base para la distribución (por ejemplo, distribuir grupos de productos del país 1 en función de los datos del país 2, utilizando la función "Transformar valores de característica").

· Especificar si el método de planificación debe ejecutarse en una prueba o actualización, o posponer la decisión hasta el punto de ejecución del grupo de parámetros.

ü Pantalla de ejecución: Se puede pasar a una pantalla de ejecución en proceso de fondo.

ü Campos de valor: Indicar los campos de valor específicos que deben distribuirse.

Planificación ascendente.

La tercera fase de planificación, en la que los valores plan se planifican de forma ascendente y se unen, puede realizarse en varios pasos. Por ejemplo, los valores plan de propuesta pueden crearse automáticamente (copiados o revaluados) y utilizarse como base de planificación para los diferentes representantes de ventas. La integración con Microsoft Excel permite a los representantes de ventas crear sus datos plan individuales de ventas localmente. Finalmente, los planes individuales se pueden unir en una versión única y valorarse con los precios operativos y costes de producción.