✒️SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación

ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN - GENERALIDADES

Esta funcionalidad de SAP es utilizada cuando se desea establecer un procedimiento de liberación o aprobación de documentos.

En el caso de la SolPed se presentan dos opciones de utilización:

1) Liberación individual de cada ítem del documento.

En este caso deben ser aprobados por separado cada uno de los ítems que constituyen el documento, es decir, a nivel del ítem.

2) Liberación simultánea de todo el documento.

En este caso son aprobados en forma colectiva o global de todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de cabecera o documento.

Las estrategias están formadas por dos parámetros:

• Grupo de Liberación: El sistema utiliza la sigle "R1" para las SolPed, pero puede ser adoptada para cualquier otra, o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
• Estrategias: Se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diversas estrategias.

La idea general es que, frente a una propuesta de compra mediante una SolPed, exista un mecanismo de aprobación del mismo antes que contiúe con el proceso.

CONDICIONES GENERALES

En el diseño de las "Estrategias de Liberación" se tienen en cuenta los criterios según los cuales, se agruparán y asignarán los documentos a aprobar.

Por Ej. Podrían establecerse normas de liberación según las siguientes características:

• Tipo de Imputación.
• Grupo de Artículos.
• Centro.
• Centro de Costo.

Es decir, se asignarán diferentes estrategias según cada uno de los aspectos mencionados.

Ejemplos de Aplicación:

> Cada sector o departamento tendrá él o los responsables propios para la liberación de documentos. De acuerdo a este criterio.

> Se determina un sistema de compras descentralizado donde cada Centro se encarga de gestionar la adquisición de bienes y contratación de servicios. El criterio a adoptar para las estrategias, sería de acuerdo al "Centro" que generó el proceso.

> Tratándose de una Empresa cuya actividad implica la adquisición habitual de materiales asociados a especificaciones técnicas, sería conveniente que la aprobación estuviera a cargo de responsables con formación técnica.

Basado en esto, podría determinarse la estrategia según los "Grupos de Materiales", de manera de asegurar que el aprobador reciba SolPEd's con materiales correspondientes a su especialidad.

CONDICIONES DE IMPORTES

En las Estrategias de Liberación, determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento.

Por Ej. Para cierto importe total de un ítem (posición) de la SolPed, deberá ser liberado por un sólo responsable, mientras que si el importe superara un determinado valor, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior, y así sucesivamente.

CONDICIONES DE APROBACIÓN - REQUISITOS

Cuando un documento presenta dos o más niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios:

1) Con definición de requisitos: Para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.

2) Sin definición de requisito: Cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relevados de la necesidad de liberar.

PÉRDIDA DE LIBERACIÓN

A fin de simplificar las indicaciones a los responsables del estado de liberación del documento, esto es, a qué nivel ya se encuentra liberado. Se definen "Indicadores de Liberación" que se asociarán a cada nivel y prestan un texto aleatorio en el documento.

NIVELES DE LIBERACIÓN - EJEMPLOS

• Transacción "ME53N" - Acceder a la visualización de la Estrategia de liberación de una SolPed mediante la solapa "Estrategia de Liberación" de cada posición.

DATO: SAP permite hasta 8 niveles de aprobación como máximo.

• El sistema indica que no ha sido tomada ninguna Estrategia de Liberación cuando el importe no supera el mínimo definido para el primer nivel.

CLASIFICACIÓN - INFORMACIÓN DE SELECCIÓN

Sitio donde indicaremos a SAP qué datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo. (Centro, Valor total).

CUESTIONES PRÁCTICAS - TIPS

(Asociados al uso de Estrategias de Liberación)

• Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia, no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.
• Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.
• El criterio de aprobación según el importe puede partid desde un valor 0 (cero) o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
• Una SolPed será dada por liberara, cuando hayan sido aprobados todos los niveles.
• La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
• Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación, se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas nuevas estrategias.

LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTO

1) Cuando una SolPed está sujeta a alguna estrategia de liberación, presenta una solapa correspondiente a nivel del ítem. Y se observa la siguiente información:

• Grupo de liberación.
• Estrategia de liberación.
• Indicador de liberación.
• Códigos / Niveles de liberación.

2) Para aprobar un documento utilizaremos la transacción "ME54N" (Acceder a la liberación de cada una de las posiciones del documento).

3) Se observa un símbolo a la derecha del nivel a liberar, donde se dará doble click para dar por aprobado el nivel.

4) Cada que se apruebe un nivel, deberá ser guardado el documento.

Con este último paso el documento ha quedado completamente aprobado para ser utilizado como referencia para un Pedido de Compra.

PÉRDIDA DE LA LIBERACIÓN

Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia. Por Ej. Centro, Centro de Costo, Importes, etc.

En este caso deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.

La misma transacción "ME54N", permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar utilizado anteriormente.