✒️SAP FI Visualización de saldos y partidas

Unidad 2: Lec09 _ Visualización de saldos y partidas

FAGLB03

Transacción del módulo FI que permite visualizar saldos de cuenta de mayor por ledger y ejercicio fiscal. Además, se puede visualizar la información por características adicionales como centros de beneficios, centro de costos, área funcional, etc.

Esta transacción reemplaza a la antigua FS10N.

El reporte muestra los saldos sumarizados en cada periodo del ejercicio, incluido el arrastre de saldos, abierto en las siguientes columnas:

• Total Debe
• Total Haber
• Saldo del periodo
• Saldo acumulado

Puede acceder a la Transacción FAGLB03 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Libro Mayor
        • Cuenta
          • FAGLB03 - Visualizar/Modificar partidas

Estructura de Balance

Permite definir un formato específico para los balances. La estructura de balance permite agrupar las cuentas, diseñando distintas jerarquías según la naturaleza de las cuentas de mayor.

Las estructuras de balances sirven para diagramar la forma en que se desean visualizar los balances.

Se pueden crear diversas estructuras de balances dependiendo de la necesidad de visualizar información. Por ejemplo, se puede crear una estructura para balances de emisión, otra para auditoria, una estructura para usos internos, etc.

Cada estructura servirá para exponer un balance de saldos de una manera diferente.

La estructura de balance debe determinar lo siguiente:

• Las posiciones que se deben incluir y la secuencia y jerarquía de dichas posiciones
• El texto que describe las posiciones
• Los planes de cuentas y las cuentas individuales relevantes para el informe
• Los totales que se deben visualizar

La transacción para acceder a configurar una estructura de balance es OB58.

SAP FI Informe de Emisión de Balance

Es un informe financiero contable que refleja la situación económica y financiera de una empresa en un momento determinado.

La emisión del balance es uno de los últimos reportes que se ejecuta para finalizar un cierre. Dado que SAP es un sistema integrado, permite obtener en cualquier momento un estado de situación patrimonial o un estado de resultados actualizado.

Los balances se pueden emitir de forma comparativa con balances de otros periodos o ejercicios y se pueden generar con diferentes estructuras de balance a fin de obtener agrupaciones de saldos de acuerdo a los requerimientos del receptor del informe.

Con la herramienta Informes de Investigación se pueden obtener balances con apertura en diferentes características como centros de beneficios, segmentos, centros de costos, áreas funcionales y muchas más. Toda esta apertura facilita el análisis del balance en los diferentes rubros permitiendo calcular mayor cantidad de ratios.

SAP FI Estructura de Balance

Es una herramienta que permite configurar el formato de un balance permitiendo tener diferentes agrupaciones de cuentas o estructuras jerárquicas de saldos.

Cada estructura servirá para exponer un balance de saldo de una manera diferente.

De acuerdo a la información que desee obtener una empresa, se pueden diseñar todas las estructuras o versiones de balances que sean necesarias. En cada estructura se determina lo siguiente:

Las posiciones que se deben incluir y la secuencia y jerarquía de dichas posiciones

• El texto que describe las posiciones
• Los planes de cuentas y las cuentas individuales relevantes para el informe
• Los totales por rubro / sub-rubro que se deben visualizar

SAP proporciona varios programas que permiten emitir balances o lista de saldos estructurados.

SAP FI Introducción a la Nueva Contabilidad

A partir de la versión SAP ERP 5.0, se crea la nueva contabilidad principal en la cual se incorporan diversas funcionalidades que poseen importantes beneficios para la obtención de balances e informes con múltiples propósitos. Las principales características son:

• Amplia estructura de datos
• Múltiples Ledger
• Balances Contables por diversas característica
• Informes legales y de gestión
• Desglose de documentos para obtener balances por características
• Reconciliación on line entre FI y CO
• Transparencia y uniformidad
• Aceleración de cierres de periodos

La nueva contabilidad principal proporciona una nueva tabla de totales denominada FAGLFLEXT, mientras que la antigua tabla de totales es conocida como GLT0.

La tabla de totales de la Nueva contabilidad principal actualiza más entidades que las que podía actualizar la tabla de totales clásica.

Algunos ejemplos de los nuevos campos son:

• Centro de costo
• Centro de beneficio
• Segmento
• Área Funcional

Además, la tabla de totales FAGLFLEXT se puede ampliar con campos adicionales, tanto campos propios de SAP como campos completamente nuevos definidos por el cliente.

CUENTAS CONTABLES

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

OBYC

Transacción de SAP para configuración de las Cuentas de Mayor asociadas a las actividades y documentos originados en el Módulo MM.

Teniendo en cuenta que ciertos documentos de SAP (movimientos de mercadería y facturas) generan documentos contables y los usuarios habitualmente desconocen las cuentas contables que deben aplicarse, SAP mediante esta transacción recurre a la definición de las cuentas contables para que sean aplicadas de manera automática al momento de la generación de dichos documentos que impactan en el Módulo FI.

SAP MM Configurar Contabilizaciones Automáticas de Cuentas Contables

La creación de documentos contables originados en el Módulo MM, llevan por lo general, una asignación automática de las Cuentas contables a las cuales se imputan sus movimientos de impacto en el módulo FI.

Para ello, se define el concepto de Operaciones ligadas a las diversas actividades posibles, las Categorías de Valoración que permiten agrupar los materiales según determinadas características e impactar sus movimientos según cuentas diferentes y otros recursos que se presentarán al analizar las opciones de configuración.

• Menú del SPRO
  • Gestión de materiales
    • Valoración e imputación
      • Determinación de cuentas
        • Determinación de cuentas sin asistente
          • Configurar contabilizaciones automáticas

Transacción Ob52

Transacción OB52 - Abrir y Cerrar Periodos Contables

Transacción utilizada en SAP para abrir y cerrar los periodos contables de la contabilidad financiera.

Los periodos se pueden abrir y cerrar por clase de cuenta, e incluso por rango de cuentas. Las clases de cuentas son D- Deudor, K- Acreedor, A- Activo Fijo, M-Material, S- Cuenta de Mayor. También existe la posibilidad de utilizar la máscara de cuentas + que es válido para todas las cuentas.

La apertura del periodos se hace por Variante de Periodos contables y no por sociedad. Por otro lado, cada sociedad tiene asignada una variante de periodos contables, lo cual permite controlar con una sola variante la apertura y cierre de periodos de varias sociedades al mismo tiempo.

Puede acceder a la Transacción OB52 utilizando el menú:

• Menú SPRO
  • Gestión financiera (nuevo)
    • Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)
      • Libros
        • Ejercicio y períodos contables
          • Períodos contables
            • OB52 - Abrir y cerrar períodos contables

Transacción

Es un código único que existe en el sistema SAP y que es ejecutado por un usuario del sistema para acceder a una funcionalidad particular del sistema SAP.

Esta compuesta por una o varias pantalla por las cuales el usuario va navegando e interactuando con el sistema.

Las transacciones se crean en el sistema a través de la transacción estándar SE93.

Para ello debemos introducir en la pantalla un nombre o código para la transacción, junto con una descripción breve de para que se utilizará y también seleccionar el tipo de transacción que crearemos entre las siguientes posibilidades:

• Transacción de diálogo
• Transacción de report
• Transacción OO (Orientada a Objetos)
• Transacción de variante
• Transacción con parámetros

EJERCICIO

Se refiere al ejercicio económico o año fiscal que posee una empresa. Se llama ejercicio al período de tiempo por el cual se exponen la información en los estados contables.

Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones

Existen diferentes tipos de ejercicios:

• Los que coinciden con el año natural, es decir que comienzan en enero y finalizan en diciembre.
• Los que comienzan en un periodo diferente.
• Los ejercicios dependiente de año, esto quiere decir que cada año puede comenzar en fecha diferente, por ejemplo, los ejercicios que son por semana.
• Ejercicios cortos, son aquellos ejercicios que contienen una cantidad de periodos menor de los definidos.

El ejercicio se define por medio de una Variante de Ejercicios y luego a cada sociedad se le asigna la variante de ejercicio que le corresponde.

Periodo Contable

Es el periodo en el cual se imputa cada contabilización que se registra en el Libro Mayor. El periodo contable se determina en base a la fecha de contabilización y en función del ejercicio fiscal que posea configurada la sociedad.

Además de los periodos normales, existen 4 periodos especiales que sirven para separar las imputaciones de fin de año generadas por procesos que no son habituales, como por ejemplo, ajustes de auditoria, impuestos anuales, etc.

Para imputar a uno de los periodos especiales es necesario ingresar una fecha de contabilización del último periodo, por ejemplo, diciembre y en el campo Periodo ingresar el periodo 13 a 16, según corresponda.

Al emitir balances o reportes comparativos mensuales, los ajustes de los periodos especiales se podrán visualizar por separado sin que afecten al periodo 12.

La cantidad de periodos especiales se definen en la Variante de Ejercicio y la apertura y cierre de periodos especiales se regirá por la Variante de Periodos Contables al igual que los periodos normales.

FBL3N ó Fagll03

Transacción FBL3N - Partidas Individuales de Cuentas de Mayor

Transacción utilizada en SAP para obtener un listado de los documentos de imputados a Cuentas de mayor registrados en la contabilidad general.

Esta transacción brinda un detalle exhaustivo de todas las operaciones registradas en una cuentas de mayor. Permite la visualización de los movimientos con múltiples características como fechas, monedas, clase de documento, centros de costos, divisiones, centros de beneficio, textos, etc. Si la cuenta de mayor se gestiona por partidas abiertas, se puede visualizar la composición de las partidas abiertas a una fecha clave o se puede analizar las partidas compensadas.

Puede acceder a la Transacción FBL3N utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Libro Mayor
        • Cuenta
          • FBL3N - Visualizar/Modificar partidas

PARTIDAS INDIVIDUALES

Se refiere a cada uno de los movimientos que se registran en una cuenta o clase de coste.

En los datos maestros de cuentas de mayor se define si una cuenta se visualizará por partidas individuales o no. En el caso de que no lleve partidas individuales, los movimientos contables que se imputen en esa cuenta de mayor formarán parte del saldo de la cuenta pero no se podrá visualizar el detalle de los mismos.

DOCUMENTOS PRELIMINARES

Funcionalidad que permite grabar un documento en el módulo FI sin necesidad de haber finalizado la carga del mismo. El documento puede estar completo pero no contabilizado. La contabilización comprende un proceso posterior.

Los documentos preliminares se pueden visualizar en la lista de partidas individuales, sin embargo, no actualiza los saldos de los mayores contables y tampoco impactan en los saldos de balances.

Un documento preliminar se puede modificar, borrar o contabilizar.

Hay dos formas de generar documentos preliminares:

• Registración preliminar: permite guardar los documentos de manera incompleta sin necesidad de cumplir con las validaciones previas a la contabilización.
• Registrar completamente: no se puede guardar un documento preliminar hasta que no estén todos los datos necesarios ingresados. Se validan los datos de la misma manera que si fuera una contabilización.

Documento de Compensación

Documento que se registra para compensar partidas abiertas.

Un documento de compensación puede no contener posiciones ya que solo se utiliza para vincular las partidas relacionadas.

También se denomina Documento de compensación a los documentos de pagos o cobranzas que compensan documentos abiertos o pendientes.