El caso de uso es la definición que SAP entrega para cada acción rápida de Employee Central. Dice qué acción es, si es de consulta o de cambio, sobre qué elemento trabaja, qué campos son obligatorios, qué campos admite y con qué evento se guarda. El cliente no crea casos de uso: elige uno y arma su plantilla sobre él. La academia oficial lo dice así: las plantillas tienen que usar casos de uso predefinidos que entrega SAP.
La lista de casos de uso creció con las versiones. La publicación de SAP que presentó la funcionalidad describe que la versión 2H 2023 trajo casos de consulta y de cambio para el nombre elegido, el nombre legal, el puesto, el centro de costos, la ubicación, el período de prueba, los pronombres, el horario, el fin de contrato, la promoción y el traslado, además del estado civil. La 1H 2024 sumó las direcciones, los correos, los contactos de emergencia, las relaciones del puesto y los teléfonos, junto con el descenso, el cese temporal (furlough), la suspensión y sus respectivos regresos. La academia indica que hoy hay 33 casos de uso predefinidos para cambiar, agregar y eliminar datos del empleado, sin contar los de posiciones.
Cada caso de uso trae su definición. La publicación de SAP muestra la de Cambiar ubicación como ejemplo: su objeto base es la información del puesto, el campo obligatorio es la ubicación, admite la ubicación, la zona horaria, las notas y la marca de trabajador transfronterizo, entre otros, y su evento es Cambio de datos. La misma publicación indica que la mejor práctica lo ubica como caso de autoservicio del manager, mientras que otros, como cambiar el nombre elegido, son de autoservicio del empleado.
El caso de uso define también si la acción es de consulta o de cambio. Según la publicación, en los casos de cambio eso incluye la posibilidad de agregar o eliminar un registro. Los casos de datos personales, como cambiar el nombre legal, no requieren ni admiten un evento; los de la información del puesto sí lo llevan.
Elegir el caso de uso es la primera decisión de diseño de una acción rápida, y a veces no es obvia. Un pedido del cliente puede no coincidir con ningún caso de uso, o coincidir con varios. Por eso conviene revisar la lista de casos de uso de la versión de la instancia antes de prometer una acción. La nota 3599316 remite a la guía de SAP con los casos de uso y las operaciones que admite cada uno.
En el caso del curso, Cambiar modalidad de trabajo se arma sobre el caso de uso Cambiar ubicación, porque la modalidad describe dónde se trabaja y porque el caso de uso admite campos propios. La consecuencia es que la plantilla muestra la ubicación, obligatoria por el caso de uso. La Tabla 5.1 de la lección presenta el caso de uso como la primera de las tres capas de una acción rápida.
En los ejercicios de la L5, la primera consigna pide el caso de uso para cuatro pedidos: cambiar el centro de costos, extender el período de prueba, promover con nuevo grado y actualizar el contacto de emergencia.
