La asignación de ocupantes en la carga inicial es el paso que conecta a las personas con las posiciones cuando un cliente empieza a usar Position Management con empleados que ya existen. Crear las posiciones no asigna a nadie: el ocupante se asigna en el campo position de la información del puesto de cada empleado.
Hay dos caminos. El primero es un cambio en la información del puesto de cada empleado, desde su perfil, eligiendo la posición. Sirve para pocos empleados, como en una filial pequeña. El segundo es una importación de la información del puesto con la columna de la posición, con la importación parcial que vimos en la U4 L4, que permite cambiar solo algunos campos sin repetir todo el registro. Es el camino para cientos o miles de empleados.
El orden es estricto. Primero las posiciones, empezando por las superiores, y después la información del puesto que las asigna. Si se importa la información del puesto antes de que la posición exista, la asignación falla. Y si se asigna a un empleado a una posición cuya posición superior no tiene ocupante, su manager puede quedar vacío o tomar el siguiente disponible, según la configuración.
La academia advierte un comportamiento de las importaciones de la historia: el estado a cubrir solo cambia si cambia la posición. Una asignación es un cambio de posición, así que la posición ocupada deja de estar a cubrir. En cambio, una corrección del FTE del ocupante hecha por historia no actualiza la marca.
La asignación también activa la propagación: la regla que pasa los datos de la posición a la información del puesto. Si la posición y el empleado tienen datos distintos, por ejemplo un centro de costos, el empleado puede quedar con el de la posición. Por eso conviene que los datos de cada posición coincidan con los de su ocupante antes de asignarlo, o que el cliente decida explícitamente que la posición es la fuente.
En Best Run Argentina, el VIDEO 4.2 asigna a los cinco empleados de la filial con una importación de la información del puesto, con la fecha del día y el motivo de cambio de datos de la demo. Antes se exporta la información del puesto de los cinco, como respaldo. La modalidad de cada posición coincide a propósito con la de su ocupante, para que la sincronización de la L6 no cambie nada que no deba.
Para un consultor, la asignación inicial es el momento de mayor riesgo de una implementación de posiciones, porque toca los datos de todos los empleados en un solo paso. El plan conviene que incluya una carga de prueba con un grupo pequeño, una comparación de los datos antes y después, y la revisión del organigrama con el cliente.
