MÉTODOS DE CREACIÓN DE DOCUMENTOS DE FACTURACIÓN
1. ¿Cuáles son los distintos métodos de facturación?
1. Facturación de forma explícita (VF01)
- Se puede generar una factura por una o mas entregas y uno o más pedidos, para una misma factura.
- Si no se especifica la clase de factura, el sistema jalará de la parametrización.
- Si no se genera la factura, verificar el log de errores, menú Tratar-->Log.
- Se puede seleccionar tanto posiciones individuales como cantidades parciales de posiciones; para lo cual se debe seleccionar la función "Selección de posición en facturación".
2. Pool de facturación (factura individual / factura colectiva - VF04)
- Normalmente no se factura individualmente, sino que la facturación es periódica en el proceso colectivo, en el cual se puede generar más de una factura.
- Se debe indicar los criterios de selección: solicitante, fecha de factura, país receptor, número del documento de ventas, área de ventas, puesto de expedición, etc.
- Dentro de los criterios de selección, se indica si el pool de facturación se debe generar en base al pedido, entrega o ambos.
- Tiene formas de tratamiento como: Modo simulación, Factura individual, Factura colectiva, Factura colectiva con diálogo.
- Cuando se trata el pool de facturación en modo simulación, el sistema muestra documentos de facturación sin grabar los documentos, si presentan error, se indica el status de tratamiento correspondiente.
- El log muestra qué documentos de facturación se han creado a partir de un pool de facturación y los errores que han surgido.
3. Factura en fecha determinada (calendario de fábrica en el maestro de cliente)
- Se genera una factura en una fecha determinada, para que las entregas que vencen en dicha fecha puedan agruparse en una factura colectiva y enviarse juntas. Para lo cual se debe:
- En un calendario de fábrica, actualizar las fechas de facturación individuales mediante reglas especiales.
- En el registro maestro de cliente del pagador, solapa Factura (Fechas facturación), indicar el número del calendario de fábrica.
- Entonces, al crear un documento comercial, el sistema copia la próxima fecha de facturación del calendario de fábrica y lo introduce en el documento correspondiente como fecha de facturación.
4. Facturación en proceso de fondo (periódicamente o en una fecha determinada) (VF06)
- El job de fondo se puede ejecutar de manera automática: Periódicamente (todos los lunes a las 2 horas); o, En una fecha determinada (el 19 de julio a las 20 horas).
- El sistema puede repartir el pool de facturación en varios jobs de fondo e iniciarlos a la vez. Para que de esta forma, pueda emplearse varios procesadores y conseguir una mejor utilización del hardware. SAP recomienda no seleccionar las opciones de la imagen de selección con respecto a log o lista detallada, para conseguir un mayor rendimiento.
2. ¿Cómo anular un proceso colectivo de facturación?
- Cuando se genera la facturación mediante pool de facturación, el sistema crea una numeración para el proceso colectivo, generando una o más facturas agrupadas por un número de proceso colectivo.
- Se puede anular un proceso colectivo de facturación mediante este número. Se anulan entonces todos los documentos de facturación del proceso colectivo. Se puede volver a facturar los documentos precedentes a la factura anulada.
- La opción es: Menú SAP-->Logística-->Comercial-->Facturación-->Sistema de información-->Documento de facturación-->Log de proceso colectivo-->Documentos-->Anular todo.
3. ¿De qué trata la interfase facturación general?
Mediante la cual se puede facturar documentos externos en el sistema SAP, es decir, pedidos y entregas que no se han creado en el sistema SAP.
1. Actualice el registro maestro del cliente creado en la unidad 3 lección 2, indicando en las fechas de facturación el calendario AM – Acuerdo: liquidación mensual. Nota: acceda a la solapa de Factura en los datos de área de ventas.
Respuesta:
- El cliente creado fue: 130001
- VD02 - Modificar cliente. Ingresar el cliente y el área de ventas correspondiente.
- Datos de área de ventas. Solapa Factura, sección "Factura".
- En el campo "Fechas facturación" seleccionar AM (Acuerdo: liquidación mensual).
- Grabar.
2. Genere los siguientes pedidos de ventas. Guarde los pedidos y anote el número. Cree las entregas de salida, el picking y la contabilización de la salida de mercancías de los pedidos que acaba de crear.
PEDIDO 1:
- a. Área de Ventas: 7500/10/00
- b. Solicitante: 130001
- c. Número de pedido de cliente: U6-L4-66
- d. Posición 10: Material: MAY-01 Cantidad: 10
PEDIDO 2:
- a. Área de Ventas: 7500/10/00
- b. Solicitante: 130001
- c. Número de pedido de cliente: U6-L4-66
- d. Posición 10: Material: MAS-01 Cantidad: 15
PEDIDO 3:
- a. Área de Ventas: 7500/10/00
- b. Solicitante: 130001
- c. Número de pedido de cliente: U6-L4-66
- d. Posición 10: Material: MAS-01 Cantidad: 25
Respuesta: Transacción para crear pedido VA01, y VL01N para crear las entregas, picking y contabilización. Para crear las entregas la fecha de reparto tiene que ser la actual.
- PEDIDO 1: 4004 - Entrega : 80002152
- PEDIDO 2: 4005 - Entrega : 80002153
- PEDIDO 3: 4006 - Entrega : 80002153
3. Como el cliente quiere que le entreguemos una única factura a fin de mes por todas las entregas realizadas, tendremos que generar una factura colectiva, desde el pool de facturación. Filtramos los datos según el solicitante:
Respuesta: Transacción para el pool de facturación VF04.
- Quitar los filtros de fecha y otros.
- Ingresar el solicitante.
- Check en la sección Documentos a seleccionar, opción "En base a la entrega".
- Click en procesar.
- Seleccionar las 3 entregas a facturar.
- Click en "Factura colectiva/diálogo". En esta opción con diálogo se muestra la pantalla de creación de factura con la clase factura F2.
- Se observa que la fecha de facturación es para el último día del mes, esto por la configuración del registro maestro del cliente.
- Grabar documento.
- Factura creada: 90001503
El flujo de documentos visto desde la factura sería el siguiente:
- Pedido estándar 0000004004
- Entrega 80002152
- Pedido estándar 0000004005
- Entrega 80002153
- Pedido estándar 0000004006
- Entrega 80002154
- Factura 90001503
- Documento contable 0100000432
El flujo de documentos visto desde uno de los pedidos sería el siguiente:
- Pedido estándar 0000004004
- Entrega 80002152
- Orden de picking 20190713
- DM entrg. salida mrc 0100000168
- Factura 90001503
- Documento contable 0100000432